Gestión PMO

Sin un proceso eficiente para capturar, analizar y tomar decisiones sobre un portfolio de proyectos, es casi imposible de ejecutar una oficina de gestión de proyectos efectiva (PMO). La situación puede empeorar por la descoordinación entre las hojas de cálculo y los planes de proyecto o una herramienta PPM ineficaz, y dar lugar a desafíos comunes, incluyendo:

Falta de alineación estratégica. Sin un proceso de admisión de proyectos bien definido, no hay manera de que el negocio pueda priorizar efectivamente las nuevas inversiones con las prioridades del negocio.

Sobrecarga de proyectos. Si no hay suficientes recursos disponibles para satisfacer la demanda del proyecto. Sin una manera de hacer compensaciones inteligentes una organización probablemente se sobrecargará.

Falta de visibilidad. Los planes de proyecto dispares, listas de temas, registros de riesgos, actualizaciones de estado y los documentos del proyecto hacen que sea lento y difícil de conseguir visibilidad en un portfolio de proyectos.

Cuellos de botella de recursos. Un proceso de gestión de los recursos inmaduro puede conducir a la contención de recursos, recursos infrautilizados y entrega de proyectos con retraso.

PMO Management

SOLUCIÓN

Triskell PMO Management permite a las Oficinas de Gestión de Proyectos implementar un enfoque estructurado para la gestión de portfolios de proyectos. Modelos de scoring construidos previamente para el análisis de las solicitudes de proyectos ayudan a controlar la ingesta de proyectos basados en las prioridades del negocio. La solución PMO permite una “única fuente de la verdad” para los negocios y proyectos de TI, la demanda, la aplicación y los portfolios estratégicos y automatiza la captura de los datos del proyecto para minimizar los errores.

Solución Triskell PMO

Entendemos que la mejora de la madurez organizacional PPM es por lo general un proceso que lleva varios años. Triskell ofrece plantillas de soluciones de mejores prácticas para empezar. Con el tiempo puede personalizar y ampliar Triskell según evolucionen sus necesidades. Por ejemplo, una vez que haya dominado el proceso de gestión de la demanda, su organización puede utilizar Triskell para implementar los portfolios de proyectos y mejorar la gestión financiera y los controles.

CAPACIDADES

Triskell PMO proporciona las siguientes capacidades:

Gestión de la Demanda

El primer paso en la gestión de la demanda en las TI es para agregar y entender todo el trabajo entrante, incluyendo proyectos, mejoras y trabajos distintos de los proyectos. Triskell ofrece un modelo de calificación de proyectos de mejores prácticas para permitir una evaluación rápida y sin sufrimiento “parálisis por análisis”. Herramientas de optimización de portfolio y gráficos de burbujas de puntuación permiten a la PMO priorizar y dar forma a la demanda de entrada en alineación con las metas y objetivos corporativos.

Planificación de capacidad

Una lista priorizada de las inversiones en TI debe ser asignada a la capacidad de los recursos disponibles para evitar la contención de recursos. La demanda para elementos que no sean proyectos para las operaciones en curso se han previsto utilizando los espacios de trabajo de pre-asignación y seguimiento de tiempo, revelando la verdadera disponibilidad para el trabajo del proyecto. Los informes de planificación de capacidad identifican rápidamente las sobrecargas de capacidad, mientras que la aplicación de planificación de capacidad proporciona análisis “qué pasaría si”, permitiendo a la PMO contestar “cuándo”, y no solo “si” un proyecto puede comenzar.

Gestión de recursos

Triskell comienza con la planificación de la capacidad, pero luego ofrece herramientas de asignación, entre ellos Team Manager y los informes de asignación de recursos, para ayudar a los administradores de recursos con las decisiones de asignación. Los Project Managers pueden entonces asignar estos recursos a las tareas individuales, y los usuarios registran su tiempo utilizando el timesheet de Triskell. Proporciona vistas e informes para agrupar el tiempo asignado, la tarea, y el tiempo real para proporcionar visibilidad y apoyo a las decisiones a todos los niveles de gestión.

Gestión de Portfolio

Triskell entiende que los proyectos pueden estar presentes en varios portfolios y Triskell PMO está pre-configurado para tres de los atributos más comunes: clase de inversiones, la unidad de negocio, y la alineación estratégica. El Dashboard muestra el estado tradicional del portfolio de proyectos, así como los informes para mostrar cómo todos tranajan.

Gestión de Proyecto y Programa

Administrar la ejecución de proyectos para múltiples metodologías de proyectos, incluyendo waterfall, iterativa, mejora de procesos de negocio, Agile, Six Sigma entre otros. Incluya todos los tipos de proyectos en portfolios unificados. Las plantillas de proyecto de Triskell permiten a los clientes proporcionar tareas predefinidas, documentos y artefactos para cada metodología. Proporcionando al director del proyecto todo lo que necesita para empezar.

Gestión Financiera

Los gastos en materiales y mano de obra deben ser presupuestados, seguidos, y ajustados durante la vida de un proyecto. Triskell sigue los gastos planificados y los reales o se puede usar un modelo de tres niveles más sofisticados para el seguimiento de las órdenes de capital, órdenes de compra y facturas. Las estimaciones de los costes laborales y los costes reales se calculan utilizando la funcionalidad de tasa de trabajo incorporada de Triskell y se combinan con los gastos de materiales en un cuadro completo de las finanzas del proyecto.

Funcionalidades PMO de Triskell

Datamart Dinámico de presentación de informes

Triskell incluye un Datamart dinámico que se puede utilizar para la Información e Interfaces:

+ Actualización automática tan pronto como se actualizan los datos – No existe Proceso manual ni hay retrasos.

+ Dato gestionado en Triskell es accesible a través del Datamart.

Se pueden construir extracciones de datos en Triskel para extraer datos – No se precisa Desarrollo adicional.

Las extracciones de datos pueden incluir parámetros para que sean aún más personalizable.

Se pueden construir Informes personalizados con estas extracciones de datos. La salida puede ser procesada en Triskell o en MS Excel (con plantillas para el diseño y cálculo adicional o gráfico).

Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt permite a los usuarios programar cualquier objeto (es decir, proyectos, mantenimientos) en modo full web. El diagrama de Gantt está 100% integrado en Triskell (no requiere interfaz). Incluye de forma nativa:

Gestión jerárquica de tareas.

+ Unidades múltiples de Duración y Esfuerzo (horas, días, semanas, meses).

Todos los tipos de dependencias entre tareas (FS, SS, FF, SF) con Holguras.

+ Gestión de múltiples versiones, incluida baseline.

+ Ruta Crítica.

Múltiples modos de Asignaciones de recursos (Duración fija, por el esfuerzo, la asignación dinámica).

Fechas impuestas.

Funcionalidad para la Gestión del progreso automático.

Rollup de progreso real desde Parte de Horas.

Rollup automático de la asignación de tareas a las agrupaciones y Atributos.

Altamente gráfico y fácil de usar.

Agile

Triskell incorpora también una Web Scrum Broad completa para permitir la gestión Ágil de cualquier objeto: Riesgos, Problemas, Entradas, solicitudes de los clientes, Ideas…
El panel scrum incluye:

Asignación directa de los objetos a los recursos.

+ Los objetos se pueden mover de un recurso a otro con un sólo clic.

Los objetos se pueden mover en el tiempo o hacen más largo / más corto gráficamente.

Se puede procesar a través de su ciclo de vida de forma gráfica.

+ Filtro avanzado para ayudar a los usuarios a centrarse en temas reales y para acelerar el proceso de gestión.

Definición completa de objetos con sus atributos, funciones y características.

Gráficos y el Plan Maestro de cada objeto

Además de Cuadros de Mando, Triskell permite a los usuarios definir un Cuadro de Mando y Planes Maestros para Cualquier Conjunto de Objetos.

+ Filtros definidos para los Cuadros de Mando se tienen en cuenta en los Gráficos y los Planes Directores.

+ Es posible visualizar múltiples gráficos en la misma pantalla.

Representaciones estándar están disponibles: Pie Charts, Histogramas, Curvas, Gráficos de Dispersión.

+ Los gráficos se pueden exportar como imágenes.

Plan Maestro pueden utilizar los colores definidos por el ciclo de vida de la etapa de perfeccionamiento visual.

Plan Maestro pueden mostrar líneas de base y el progreso.

Cuadros de Mando en cada objeto

Cada conjunto de objetos que ha creado (es decir, la lista de proyectos, Productos, Riesgos, Entregables, Temas, Equipos, Clientes …) está representado en Triskell como un Cuadro de Mando.
Los Cuadros de Mando son un elemento clave para navegar por Triskell y analizar Datos. Incluyen de forma nativa:

+ Vistas Públicas y Privadas para acelerar el acceso de datos y análisis.

+ Seguridad de datos: Los usuarios sólo pueden ver lo que están autorizados.

Columnas personalizadas, opciones de filtrado, agrupación y ordenación (Guardado en las vistas).

Buscador para permitir la manipulación de grandes cantidades de datos.

Visualización de los iconos de atributos y colores.

Etiquetas avanzadas para la ayuda al usuario y cambios en los datos.

+ Exportación a MS Excel u otros sistemas.

Múltiples portfolios

Triskell permite la creación de varias estructuras de cartera para gestionar por ejemplo Productos, Proyectos, Mantenimientos, Aplicaciones, Inversiones y más.

+ Los Portfolios pueden ser jerárquicos (es decir, Programa / Proyectos / Paquetes de trabajo).

+ Se pueden incluir varios tipos de objetos. Por ejemplo, una cartera puede incluir Proyectos, Mantenimientos, Actividades de Apoyo, Riesgos que se deben entregar, Tareas, Problemas, etc.

+ Cada Cartera puede tener su propia estructura de desglose, con roles personalizados y objetos adjuntos.

+ Los Portfolios se pueden vincular a las organizaciones. Por ejemplo, el departamento de TI puede administrar el Portfolio de TI y el departamento de I + D del Portfolio de Productos.

Atributos de fase temporal para Costes y Recursos

Los atributos de fase temporal permiten a los usuarios editar o ver datos numéricos en modo tabular. Pueden ser utilizados para Gestionar Costes, Beneficios y cualquier otro tipo de datos por Fase Temporal. Puede crear tantos atributos de fase temporal como usted necesita y se puede conectar a cualquier objeto (es decir, Proyectos, Productos, Departamentos, Clientes, Riesgos, Entregas). Incluyen de forma nativa:

+ Versiones públicas y privadas (es decir, Presupuesto, Previsión, Estadísticas): Las versiones se configuran por rol y Ciclo de Vida. No hay límite en el número de versiones. Las versiones se pueden editar simultáneamente en la misma parrilla.

+ Hasta 5 Ejes de Análisis (es decir, los Tipos de Costes, Regiones, Tipos de Recursos Presupuestarios, etc) con complementos automáticas.

+ Presupuesto Multi-moneda: Edita en Euros, Dólares y otras monedas en el mismo Grid.

+ Múltiples Unidades de Recursos: Edita en Horas, horas hombre días y mes y cualquier otra unidad del mismo Grid.

+ Multi-Período: entrar y ver los datos por mes, trimestre, año o globalmente.

+ Clasificación automática de las cantidades basadas en Tablas de Tarifas Personalizada.

+ Incorpora Rollups de Objetos Secundarios relacionados, desde Pool y Partes de Horas.

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