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Les 10 tendances qui impacteront la Gestion de Portefeuille de projets en 2022

Nous sommes entrés de plain-pied dans l'ère du changement avec la pandémie de COVID-19. Ces deux dernières années ont modifié la physionomie des entreprises, favorisé l'émergence du travail à distance et l’utilisation de nouvelles méthodes d’organisation ; tout cela est venu bouleverser la gestion de l'exécution de la stratégie au sein des organisations.

A l’heure de l’ultra concurrence et des consommateurs toujours plus exigeants, les entreprises doivent prendre des décisions stratégiques rapides, mais raisonnées pour garder leurs parts de marché.

C’est pourquoi, les départements IT et les responsables PMO se doivent être au fait des dernières tendances impactant la gestion de portefeuille de projets en 2022.

1. L’hybridation des modèles de gestion de projets

L’avenir du modèle de gestion est hybride : chaque méthode a son rôle à tenir pour permettre aux entreprises de s’adapter aux changements et rester compétitives.

Ces dernières années, certaines méthodes de travail ont bénéficié d'une large audience : Agile, Scrum, Kanban, Lean, DevOps, Cascade, OKR, SAFe, Spotify... Il est désormais courant de les voir coexister dans une entreprise ; chaque service privilégiant la méthode la plus adaptée à ses objectifs.

 

Cette coexistence est la clef de voûte du modèle de gestion Hybride. Les méthodes en cascade ou OKR conviennent aux activités de planification, de gestion et d'exécution de la stratégie. Elles sont souvent plébiscitées par les équipes dirigeantes. Les méthodes agiles, comme Scrum ou DevOps, plus adaptées aux activités opérationnelles, sont privilégiées par les équipes terrain.

Le PMO doit donc adapter son approche et son outil de PPM pour aider toutes les parties prenantes à gagner en efficacité.

2. La gestion de portefeuille doit être stratégique

Fini le temps où livrer des projets et des programmes dans le respect d’un délai et d’un budget était l'unique but des organisations.

Le défi principal est désormais d’aligner le portefeuille de projets ou d’activités sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. En un mot : donner la priorité aux initiatives œuvrant à la création de valeur en continu.

Pour cela, les PMO doivent pourvoir s’appuyer sur un outil PPM agile et flexible. Conçu pour gérer et exécuter le portefeuille, il permet de traduire les objectifs stratégiques en plans de projets, en produits et en services axés sur la création de valeur.

3. Une gestion souple et « adaptative » du portefeuille de projets

Pour rester compétitives, les entreprises doivent revoir leur stratégie et raccourcir l’horizon de leur planification : à l'ère du changement, le jalon traditionnellement annuel est devenu obsolète.

La planification et l’exécution du portefeuille de projets doivent introduire des éléments adaptatifs, flexibles et agiles, capables de gérer les changements et la révision des objectifs stratégiques.

C’est pourquoi les PMO doivent désormais disposerd’outils spécifiquespour adapter rapidement et efficacement l’exécution stratégique aux évolutions de leurs marchés et de leurs objectifs.


 

Cette approche adaptative a plus d'un avantage pour les entreprises : meilleures prévisions, meilleurs délais de livraison, meilleure satisfaction des utilisateurs et des clients, etc.

 
How to implement OKR with a PPM software

Comment mettre en place la méthode OKR avec l’outil PPM Triskell Software ?

4. Favoriser l’axe produit vs l’axe projet

L'exécution du portefeuille doit évoluer et passer d'une gestion axée sur la livraison de projets à une gestion axée sur la livraison de produits, source d’amélioration tant au niveau de l’agilité que de la création de valeur pour l'entreprise.

Les deux modèles ont une approche différente. La livraison de projets repose sur une séquence de tâches à accomplir dans un délai et un budget arrêtés, sans aucune possibilité d’investissement supplémentaire une fois le projet livré. La livraison de produits repose sur l'amélioration agile et itérative des produits et des services de l'entreprise et se focalise sur les besoins des clients et la création de valeur.

5. Évaluer les projets selon leur valeur

Au cours de l’exécution du portefeuille de projets, il revient au bureau de projets de hiérarchiser les initiatives en fonction de leur valeur et non plus sur la base du 1er arrivé, 1er servi.

En se basant sur la valeur du projet, les décisions s’alignent naturellement sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, notamment pour :

  • La gestion des ressources et la planification capacitaire.
  • La gestion des risques.
  • La gestion financière des projets.
  • La gestion du calendrier.
  • La gestion des communications.
  • La gestion des parties prenantes.

Il est donc désormais indispensable que l’outil de PPM propose les fonctionnalités adéquates pour pour lier les objectifs stratégiques aux objets (au niveau du portefeuille, du projet ou du programme), définir un niveau de priorité par objet et décomposer chaque objectif stratégique en projets et programmes.

6. Une nouvelle conception de la gestion des investissements

Les bouleversements apportés par l’ère numérique et la COVID-19 ont balayé les process de gestion budgétaire classiques : planifier les coûts, les ressources ou les budgets sur une année n’est plus pertinent.

Pour rester compétitives, les entreprises n'ont pas d'autre choix que de concevoir leurs feuilles de route et leurs objectifs stratégiques dans une échelle de temps ramenée au semestre, voire au trimestre.

De nouvelles pratiques sont nécessaires, comme planifier une révision des coûts et des budgets tous les 3 à 6 mois, voire même allouer des fonds spécifiques pour les livrables au cycle de vie le plus court.

7. L’intégration des outils de PPM dans une solution tout-en-un

Tableaux Kanban, feuilles de temps, diagrammes de Gantt, Microsoft Excel, courrier électronique, Jira... L’utilisation de plusieurs outils pour gérer un portefeuille de projets est une pratique encore largement répandue. Mais gérer toutes ces informations, multi-sources et donc non-consolidées, est une perte de temps doublée d’une source d’erreur… à moins de pouvoir les intégrer.

L’entreprise doit donc disposer d’un outil tout-en-un pour lier toutes ces données et gérer la planification et l’exécution de la stratégie dans une unique interface capable de s'adapter à l’ensemble des besoins, des méthodes et des systèmes de gouvernance coexistant dans l’entreprise.

 

8. L’automatisation des scénarii de prédiction

De nombreuses entreprises ont déjà franchi le cap de l'automatisation des tâches et des process, et ainsi générer de nombreux bénéfices : réduction des délais de livraison, allocation du personnel en fonction de la complexité d'une tâche, homogénéisation des process, création automatique de rapports, etc. De nombreuses entreprises ont déjà franchi le cap de l'automatisation.

Le cap suivant est l’automatisation des prédictions.

Les entreprises équipées d’un outil capable de prévoir, de diagnostiquer les changements de stratégie et de préparer des feuilles de route alternatives bénéficieront d’un réel avantage concurrentiel.

La prédiction automatisée révisera plus rapidement les objectifs stratégiques et ajustera aussitôt l’allocation des ressources, les coûts ou la hiérarchisation des livrables.

C'est là tout l’avantage d’une solution PPM avancée, incluant un planificateur de simulations et de scénarii de type « what-if ». Un tel outil est capable d'analyser et de hiérarchiser tout scénario créé au niveau de l'ensemble des projets, des produits et des livrables, d'en mesurer l’impact en termes de ressources, de plans capacitaires, ou encore de coûts. Chaque décision peut ainsi être prise rapidement et de manière raisonnée.

9. L’intégration des outils collaboratifs avec le logiciel de PPM

Avec la pandémie, la messagerie instantanée, la vidéoconférence et les outils collaboratifs ont pris le pas sur le travail et les réunions en présentiel, en permettant de communiquer « à distance » avec tous types d’interlocuteurs, comme les responsables de secteur, les chefs de projet, les membres du comité exécutif, les Product Owners, les Scrum Masters...

 

Pour autant, le développement de ces pratiques doit s’inscrire dans le cadre d’une communication globale et cohérente. L’automatisation des communications et l’intégration des nouveaux outils collaboratifs au logiciel de PPM de l'entreprise sont devenues indispensables pour partager l’information avec toutes les parties prenantes d'une initiative et faciliter la gestion du portefeuille de projets.

10. L’analyse des données en temps réel

Les entreprises doivent s'assurer qu'elles sont en capacité de renseigner et gérer la masse de données générées par leur portefeuille de projets. Pour franchir ce nouveau cap, la BI, Business Intelligence s’impose.

À cet effet, l’analyse des données intelligente au sein du logiciel de PPM permet d’intégrer et d’automatiser à la fois la collecte et la synchronisation des données dans des tableaux de bord et des rapports reprenant les informations pertinentes du portefeuille.

Cette fonctionnalité permet notamment :
  • De personnaliser et de créer des tableaux de bord.
  • D’exporter des informations vers Microsoft Excel.
  • De créer un magasin de données dynamique pour en extraire n’importe quelle donnée.

Conclusion

Tout comme les objectifs d'une entreprise changent, de nouvelles méthodes de travail, de nouveaux besoins voient et verront le jour dans le domaine de la gestion de portefeuille.

Une veille efficace permet de suivre ces évolutions, de les évaluer, d'identifier celles qui auront un impact positif sur les performances quotidiennes de l'entreprise, sans oublier les outils flexibles et agiles nécessaires à leur mise en œuvre.

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