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10 tendencias en la gestión del portfolio de proyectos para 2022

Vivimos en la era del cambio. Y más aún con los efectos de la pandemia del Covid-19. Nuevas formas de trabajar en remoto se suman a las nuevas metodologías de trabajo y de gestión, que hacen más compleja, aún más si cabe, la ejecución de la estrategia de las organizaciones hacia la entrega de valor.

Los mercados son cada vez más competitivos. Los clientes demandan productos y servicios cada vez más sofisticados y ajustados a sus necesidades. Y el margen de error de las organizaciones para no perder su cuota de mercado es cada vez menor.

En este contexto, tanto ejecutivos como gestores de la PMO o de los equipos TI necesitan estar al día de las últimas tendencias en lo que a gestión del portafolio de la organización se refiere para llevar a su corporación hacia el éxito. ¿Quieres saber cuáles son? Continúa leyendo para descubrirlo por tí mismo.

1. Un modelo de gestión Híbrido

Agile, Scrum, Kanban, Lean, DevOps, Cascada, OKR, SAFe, Spotify... Son las metodologías de trabajo que más has escuchado a lo largo de los últimos años. Y seguramente algunas de ellas conviven al mismo tiempo en tu organización, ya que son usadas por distintos departamentos para cumplir propósitos distintos.

Y es que esa es la clave. No hay una metodología mejor que otra, sino que cada una debe cumplir su propósito en vuestra organización. Para el diseño de la estrategia, los ejecutivos de la organización pueden preferir usar métodos más tradicionales como el de Cascada, u otros más novedosos como los OKR. Sin embargo, los equipos de desarrollo pueden adaptarse mejor a otras formas de trabajo más ágiles como Scrum o DevOps, por ejemplo.

 

El futuro en el modelo de gestión es Híbrido. Cada vez más empresas están entendiendo que su competitividad en los mercados pasa por saber adaptarse al entorno tan cambiante que estamos viviendo. Y eso pasa por abrazar modelos de gestión que tomen lo mejor de los métodos de gestión más tradicionales y de las nuevas metodologías ágiles.

2. Gestión estratégica del portfolio

Completar los proyectos y programas en los plazos y presupuestos acordados ya no es suficiente. Alinear el portfolio con los objetivos estratégicos es el gran reto de las empresas a día de hoy. Un portfolio que, por tanto, debe estar enfocado a la entrega continua de valor tanto para la organización como para los clientes y usuarios de la misma.

Existen cada vez más herramientas en el mercado con funcionalidades diseñadas para la gestión y ejecución del portfolio de la organización. Son soluciones capaces de trasladar los objetivos estratégicos de la organización a planes de proyectos, productos y servicios enfocados a la entrega de valor para el negocio de manera ágil y flexible.

Por ejemplo, Triskell Software ha sido reconocido como proveedor de gestión estratégica del portfolio en el informe de Forrester Now Tech: Strategic Portfolio Management Tools, Q3 2021. Este reconocimiento es gracias a nuestra experiencia en la entrega de soluciones flexibles relacionadas con la gestión estratégica del portfolio.

3. Gestión adaptativa del portfolio de proyectos

La era digital es también la era del cambio. Y, en este contexto, muchas empresas, con tal de mantenerse competitivas en el mercado, se ven obligadas cada vez de manera más frecuente a rediseñar su estrategia. Los planes estratégicos a un año vista ya no tienen validez, sino que cada vez deben revisarse antes. Y es aquí, a la hora de adaptar la ejecución de la estrategia a los cambios del mercado y de los objetivos, donde muchas organizaciones fracasan.

Tanto la planificación como la ejecución del portfolio de la organización deben introducir elementos adaptativos. Esto os ayudará a responder de manera ágil y flexible a los cambios, tanto internos como externos, que puedan hacer virar a la organización hacia unos nuevos objetivos estratégicos.


 

Los enfoques tradicionales de gestión del portfolio se muestran ineficaces a la hora de predecir y adaptarse a los cambios, y se centran únicamente en los entregables en vez del valor y la satisfacción de los usuarios. Sin embargo, con un enfoque adaptativo sucede todo lo contrario. Mejores previsiones, tiempos de entrega más rápidos, o una mayor satisfacción de los usuarios y clientes son algunos de los beneficios a largo plazo que obtendrás con este enfoque.

 
How to implement OKR with a PPM software

Cómo implementar OKR con un software PPM

4. Productos en vez de proyectos

A medida que se van introduciendo elementos ágiles y adaptativos a la gestión del portfolio, su modelo de entrega también evolucionará. Mientras que los enfoques más tradicionales de gestión de cartera se focalizan en la entrega de proyectos, cada vez más organizaciones han adoptado modelos de entrega más centrados en el producto para mejorar en agilidad y enfocarse en el valor.

¿En qué se diferencian ambos modelos? La entrega de proyectos se basa en una secuencia de tareas que deben completarse en los plazos y presupuestos acordados, sin que haya un margen para inversiones adicionales una vez que el proyecto ha terminado. Sin embargo, la entrega de productos permite centrarse mejor en las necesidades de los clientes y en la entrega de valor, enfocándose en la mejora ágil e iterativa de los productos y servicios de la organización.

5. Modelos de puntuación basados en el valor

A la hora de gestionar y ejecutar el portfolio de la organización, es importante priorizar las distintas iniciativas que se gestionan desde la PMO. Esta priorización debe hacerse teniendo en cuenta el valor que se va a entregar tanto a la organización como a sus clientes.

Si adoptamos un modelo de gestión del portfolio donde puntuéis los distintos programas y proyectos en función del valor que proporcionen a la organización, esto os permitirá tomar decisiones alineadas con los objetivos estratégicos de la organización en cuestiones tan importantes como:

  • La gestión de recursos y planificación de la capacidad.
  • La gestión de riesgos.
  • La gestión financiera de los proyectos.
  • La gestión del calendario.
  • Gestión de las comunicaciones.
  • Gestión de las partes interesadas.
 

Es importante que dispongáis de herramientas que os permitan poner en marcha este sistema de puntuación. Por ejemplo, una de las funcionalidades más destacadas de Triskell Software es que permite vincular cualquier objeto que creéis en la plataforma (ya sea a nivel de proyecto, programa o portfolio) a los objetivos estratégicos de la organización. Además, permite fijar un nivel de prioridad a cada uno de los objetos que creeis. Así podréis desglosar cada uno de los objetivos estratégicos de vuestra organización en proyectos y programas estratégicos para la consecución de los mismos.

6. Nueva mentalidad de gestión financiera

La era digital y, sobre todo, la pandemia del COVID-19, han forzado a muchas organizaciones a tener que cambiar sus procesos para gestionar sus presupuestos. Planificar cuestiones como los costes, los recursos o los presupuestos a un año vista, como se ha venido haciendo hasta ahora, ya no tiene sentido.

El contexto actual ha provocado que las fechas de entrega de los proyectos, productos y servicios se acorten cada vez más. Además, para no perder competitividad en sus mercados, las empresas en ocasiones se ven forzadas a variar su hoja de ruta y modificar los objetivos estratégicos que inicialmente tenían planeados.

Por ello, muchas organizaciones han cambiado su enfoque a la hora de planificar los costes y el presupuesto. Planificar revisiones de los costes y el presupuesto cada 3 o 6 meses, y destinar fondos en bloque para acometer entregables que deben completarse en ciclos de tiempo muy cortos son prácticas que debes poner en marcha para una gestión eficiente del presupuesto de la organización.

7. Integración de las herramientas PPM en una única solución All-in-One

Tableros Kanban, timesheets, diagramas de Gantt, Microsoft Excel, correo electrónico, Jira… Muchas organizaciones aún utilizan varias herramientas para registrar y gestionar distintos aspectos del portfolio de proyectos. Ya sabrás el caos que supone intentar registrar manualmente y gestionar toda esta información, y más si está registrada en soluciones separadas e independientes entre sí.

Y la pregunta es: ¿no sería más sencillo disponer de un software PPM que tenga todas estas funcionalidades en una sola interfaz? Con Triskell Software, por ejemplo, podrás gestionar desde una sola interfaz tanto la planificación como la ejecución de la estrategia con una flexibilidad tal que se adapta a las diferentes necesidades, metodologías y sistemas de gobernanza que puedan coexistir en vuestra organización.

 

8. Predicción automatizada de escenarios

Ya conoces las ventajas que para tu organización ha supuesto la automatización de tareas y procesos a la hora de ejecutar vuestra estrategia. Reducción de tiempos de entrega, asignación de más personal a tareas más complejas,homogeneización de procesos, creación automática de informes etc. La automatización de tareas es una tendencia que ya debéis tener más que asimilada en vuestra empresa.

Sin embargo, ¿usáis la automatización para predecir lo que está por venir? El contexto actual, en el que los ciclos de vida de los productos y servicios son cada vez más cortos, obliga a las organizaciones a reaccionar de manera ágil a los cambios de tendencia de sus usuarios y clientes.

Esto les obliga a tener que revisar en ciclos de tiempo cada vez más cortos sus objetivos estratégicos y ajustar, en consecuencia, aspectos clave de la planificación estratégica del portafolio como la gestión y asignación de recursos, los costes o las prioridades de los entregables.

Aquellas organizaciones que puedan predecir y diagnosticar con anticipación estos cambios de rumbo y tener preparadas hojas de ruta alternativas tendrán una indudable ventaja competitiva respecto a sus competidores.

Herramientas PPM como Triskell Software disponen de un planificador de escenarios y simulaciones What-if por los que podéis crear escenarios sobre un conjunto de proyectos, productos, entregables, etc para priorizarlos y, a partir de ahí, medir su impacto en recursos, capacidades, costes y prioridades para su posterior análisis y toma de decisiones.

9. Colaboración y trabajo en remoto

La pandemia del Covid-19 ha traído consigo nuevas formas de trabajo en remoto. Y también nuevos retos a la hora de afrontar la gestión y la ejecución del portfolio de la organización. Nuevos canales de comunicación han sustituido a las reuniones presenciales.

Son muchas las herramientas en línea que usas en tu día a día para comunicaros con responsables de área, Project Managers, miembros del comité ejecutivo, Product Owners, Scrum Masters, etc. Correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, videoconferencias, herramientas colaborativas... Todas ellas han suplido con creces a las tediosas y en muchas ocasiones insignificantes reuniones presenciales.

 

Sin embargo, puede suceder que, ante la eclosión de tantas herramientas colaborativas acabes perdiendo el foco, y ciertos stakeholders no sean informados acerca del progreso de algunas de las iniciativas del portfolio. Automatizar las comunicaciones y poder integrar algunas de estas herramientas con el software PPM que uséis en la organización os hará mucho más llevadera la gestión del portfolio.

10. Análisis de datos en tiempo real

La última de las tendencias que vamos a mencionar por el momento es la importancia del uso del Business Intelligence. Ya sabrás que vuestro portfolio de proyectos genera muchos datos, los cuales rellenarlos a mano puede ser un auténtico dolor de cabeza y una actividad que realmente puede consumir mucho tiempo.

El análisis inteligente de datos os permitirá integrar y automatizar tanto la recolección de estos datos como la sincronización de los mismos en cuadros de mandos e informes que contengan la información relevante de vuestro portfolio.

Nuevamente, contar con un software PPM como Triskell Software os facilitará mucho esta tarea, ya que permite:

  • Personalizar y crear tus propios cuadros de mandos.
  • Exportar la información a Microsoft Excel.
  • Crear datamart dinámicos para extraer cualquier dato de la herramienta.

Conclusión

Al igual que cambian los objetivos de tu empresa, con el tiempo surgirán nuevas metodologías de trabajo y nuevas tendencias en el campo de la gestión del portfolio que tendrás que tener en cuenta para que tu organización se mantenga competitiva en el mercado.

Lo importante no es que conozcas todas las tendencias, o que las apliques todas al mismo tiempo. Debes evaluar, en función de las características de tu organización, cuáles de ellas os brindarán resultados positivos en vuestro desempeño diario. Y, por supuesto, disponer de herramientas lo suficientemente flexibles y adaptables que os permitan implementar estas nuevas tendencias.

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