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10 Trends im Portfolio-Management für 2022

Wir leben in einer Ära des Wandels. Und mit den Auswirkungen der Covid-19-Pandemie gilt dies umso mehr. Zu neuen Arbeits- und Managementmethoden kommen neue Formen der Heimarbeit hinzu, die die Umsetzung der Unternehmensstrategie zur Schaffung von Werten noch komplexer machen.

Der Wettbewerb auf den Märkten nimmt zu. Kunden verlangen immer anspruchsvollere Produkte und Dienstleistungen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Und die Fehlertoleranz für Unternehmen, um nicht Marktanteile zu verlieren, wird immer geringer.

In diesem Zusammenhang müssen sich Führungskräfte und Manager von PMO- oder IT-Teams über die neuesten Trends im Portfoliomanagement auf dem Laufenden halten, um ihre Unternehmen zum Erfolg zu führen. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Lesen Sie weiter und finden Sie es selbst heraus.

1. Hybrides Verwaltungsmodell

Agile, Waterfall, Scrum, Kanban, Lean, DevOps, OKR, SAFe, Spotify... Dies sind die wichtigsten Begriffe für Arbeitsmethoden, die Sie in den letzten Jahren gehört haben. Und sicherlich existieren einige davon gleichzeitig in Ihrem Unternehmen, da sie von verschiedenen Abteilungen für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden.

Und das ist der Schlüssel. Es gibt keine Methode, die besser ist als die anderen, aber jede muss ihren Zweck in Ihrem Unternehmen erfüllen. Bei der Strategieplanung bevorzugen die Führungskräfte des Unternehmens vielleicht traditionellere Methoden wie Waterfall oder innovativere Methoden wie OKR. Allerdings können sich Entwicklungsteams besser an andere, agilere Arbeitsweisen anpassen, wie z.B. Scrum oder DevOps.

 

Die Zukunft des Managementmodells ist hybrid. Mehr und mehr Unternehmen verstehen, dass ihre Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten von der Fähigkeit abhängt, sich an das sich ständig verändernde Umfeld anzupassen, das wir erleben. Das bedeutet, dass sie sich auf Modelle einlassen, die das Beste aus den traditionellen Managementansätzen und den neuen agilen Methoden vereinen.

2. Strategisches Portfolio-Management

Es reicht nicht mehr aus, Projekte und Programme pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Das Portfolio an den strategischen Zielen auszurichten, ist heute die größte Herausforderung für Unternehmen. Ein Portfolio, das folglich auf die kontinuierliche Bereitstellung von Werten sowohl für das Unternehmen als auch für seine Kunden und Nutzer fokussiert sein muss.

Auf dem Markt gibt es immer mehr Tools mit Funktionen, die für das Management und die Verwaltung des Unternehmensportfolios entwickelt wurden. Mit diesen Lösungen können die strategischen Ziele des Unternehmens in Projektpläne, Produkte und Dienstleistungen umgesetzt werden, die darauf ausgerichtet sind, dem Unternehmen auf agile und flexible Weise einen Mehrwert zu liefern.

Zum Beispiel wurde Triskell Software als Anbieter von strategischem Portfoliomanagement im Forrester-Bericht "Now Tech: Strategische Portfoliomanagement-Tools, Q3 2021" anerkannt. Diese Anerkennung verdanken wir unserer Expertise bei der Bereitstellung flexibler Lösungen für das strategische Portfoliomanagement.

3. Adaptives Portfolio-Management

Das digitale Zeitalter ist auch das Zeitalter des Wandels. Viele Unternehmen sind in diesem Zusammenhang zunehmend gezwungen, ihre Strategie neu zu definieren, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die strategischen Pläne von einem Jahr sind nicht mehr gültig, sie müssen zu einem früheren Zeitpunkt überprüft werden. Gerade an diesem Punkt, der Anpassung der Strategieumsetzung an die Veränderungen des Marktes und der Ziele, scheitern viele Unternehmen.


 

Die Planung und Ausführung des Portfolios der Organisation muss anpassungsfähige Elemente enthalten. So können Sie agil und flexibel auf interne und externe Veränderungen reagieren, die das Unternehmen auf neue strategische Ziele ausrichten können.

Traditionelle Portfoliomanagement-Ansätze sind ineffektiv bei der Prognose und Anpassung an Veränderungen und konzentrieren sich ausschließlich auf die Ergebnisse und nicht auf den Wert und die Zufriedenheit der Nutzer. Mit einem adaptiven Ansatz hingegen ist das Gegenteil der Fall. Präzisere Vorhersagen, kürzere Lieferzeiten oder höhere Benutzer- und Kundenzufriedenheit sind einige der langfristigen Vorteile, die Sie aus diesem Ansatz ziehen werden.

 
How to implement OKR with a PPM software

How to implement OKR with a PPM software

4. Fokus auf Produkte statt auf Projekte

In dem Maße, wie agile und anpassungsfähige Elemente in das Portfoliomanagement integriert werden, verändert sich auch Ihr Liefermodell. Während traditionelle Portfoliomanagement-Ansätze sich auf die Projektbereitstellung konzentrieren, haben immer mehr Unternehmen produktorientierte Bereitstellungsmodelle eingeführt, um die Agilität zu verbessern und sich auf den Wert zu konzentrieren.

Wie unterscheiden sich diese beiden Modelle? Die Projektbereitstellung basiert auf einer Abfolge von Aufgaben, die innerhalb der vereinbarten Fristen und Budgets abgeschlossen werden müssen, ohne dass nach Abschluss des Projekts Spielraum für zusätzliche Investitionen besteht. Die Produktlieferung hingegen ermöglicht eine bessere Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse und die Bereitstellung von Werten, indem sie sich auf eine agile und iterative Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens konzentriert.

5. Wertbasierte Scoring-Modelle

Bei der Verwaltung und Ausführung des Unternehmensportfolios ist es wichtig, Prioritäten für die verschiedenen Initiativen zu setzen, die Sie vom PMO aus verwalten. Diese Prioritätenfestlegung sollte unter Berücksichtigung des Wertes erfolgen, der sowohl für die Organisation als auch für ihre Kunden erzielt werden soll.

Wenn Sie sich für ein Portfoliomanagementmodell entscheiden, bei dem Sie die verschiedenen Programme und Projekte nach ihrem Wert für die Organisation bewerten, ermöglicht Ihnen dies, Entscheidungen zu treffen, die mit den strategischen Zielen der Organisation in Bezug auf wichtige Themen übereinstimmen, wie z. B.:

  • Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung.
  • Risikomanagement.
  • Finanzielle Verwaltung des Projekts.
  • Management des Zeitplans.
  • Kommunikationsmanagement.
  • Management der Interessengruppen.
 

Wichtig ist, dass Sie über Hilfsmittel verfügen, mit denen Sie dieses Bewertungssystem umsetzen können. Eine der herausragenden Eigenschaften von Triskell Software ist zum Beispiel, dass Sie jedes Objekt, das Sie in der Plattform erstellen (ob auf Projekt-, Programm- oder Portfolioebene), an die strategischen Ziele der Organisation koppeln können. Außerdem können Sie für jedes der von Ihnen erstellten Objekte eine Prioritätsstufe festlegen. So können Sie jedes strategische Ziel Ihrer Organisation in strategische Projekte und Programme aufgliedern, um es zu erreichen.

6. Neue Sichtweise des Finanzmanagements

Die Digitalisierung und vor allem die COVID-19-Pandemie haben viele Organisationen dazu gezwungen, ihre Prozesse zur Verwaltung ihrer Budgets zu ändern. Eine Planung von Themen wie Kosten, Ressourcen oder Budgets ein Jahr im Voraus, wie bisher üblich, ist nicht mehr sinnvoll.

Die derzeitige Situation hat dazu geführt, dass die Liefertermine für Projekte, Produkte und Dienstleistungen immer kürzer werden. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit auf ihren Märkten nicht zu verlieren, sind die Unternehmen zudem mitunter zu Änderungen ihres Plans gezwungen und müssen ihre ursprünglich geplanten strategischen Ziele anpassen.

Daher haben viele Unternehmen ihre Vorgehensweise bei der Kosten- und Budgetplanung geändert. Im Folgenden finden Sie einige der Praktiken, die Sie für eine effiziente Verwaltung des Unternehmensbudgets einführen sollten.

  • Planen Sie Kosten- und Budgetüberprüfungen alle 3 bis 6 Monate.
  • Weisen Sie blockweise Mittel zu, um Leistungen zu erbringen, die in sehr kurzen Zeiträumen abgeschlossen werden müssen.

7. Integration von PPM-Tools in eine einzige All-in-One-Lösung

Kanban-Boards, Zeiterfassungsbögen, Gantt-Diagramme, Microsoft Excel, E-Mail, Jira... Viele Unternehmen setzen immer noch verschiedene Tools ein, um verschiedene Aspekte ihres Projektportfolios zu erfassen und zu verwalten. Sie wissen bereits, wie mühsam es ist, all diese Informationen manuell zu erfassen und zu verwalten, vor allem, wenn sie in separaten und unabhängigen Lösungen erfasst sind.

 

Und es stellt sich die Frage: Wäre es nicht einfacher, eine PPM-Software zu haben, die all diese Funktionalitäten in einer einzigen Oberfläche bietet? Mit der Triskell Software zum Beispiel können Sie von einer einzigen Oberfläche aus sowohl die Planung als auch die Ausführung der Strategie verwalten, und zwar mit einer solchen Flexibilität, dass sie sich an die verschiedenen Bedürfnisse, Methoden und Governance-Systeme anpasst, die in Ihrer Organisation nebeneinander bestehen können.

8. Automatisierte Szenario-Prognosen

Die Vorteile, die die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen für Ihr Unternehmen bei der Umsetzung Ihrer Strategie mit sich bringt, kennen Sie bereits. Kürzere Lieferzeiten, Zuweisung von mehr Personal für die komplexesten Aufgaben, Standardisierung von Prozessen, automatische Berichterstellung usw. Die Automatisierung von Aufgaben ist ein Trend, den Sie in Ihrem Unternehmen bereits verinnerlicht haben sollten.

Nutzen Sie die Automatisierung aber auch, um vorherzusagen, was auf Sie zukommt? Die aktuelle Situation, in der die Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen immer kürzer werden, zwingt die Unternehmen dazu, flexibel auf die wechselnden Trends ihrer Nutzer und Kunden zu reagieren.

Dies verpflichtet sie dazu, ihre strategischen Ziele in immer kürzeren Zeitzyklen zu überprüfen und Schlüsselaspekte der strategischen Portfolioplanung wie Ressourcenzuweisung und -management, Kosten und Priorisierung von Leistungen entsprechend anzupassen.

Unternehmen, die diese Veränderungen im Voraus vorhersagen und diagnostizieren können und alternative Konzepte vorbereitet haben, verfügen über einen unbestreitbaren Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten.

PPM-Tools wie Triskell Software verfügen über einen Szenarioplaner und Was-wäre-wenn-Simulationen, mit denen Sie Szenarien für eine Reihe von Projekten, Produkten, Leistungen usw. erstellen können, um diese zu priorisieren und von dort aus ihre Auswirkungen auf Ressourcen, Fähigkeiten, Kosten und Prioritäten für die weitere Analyse und Entscheidungsfindung zu messen.

9. Remote-Arbeit und Zusammenarbeit

Die Covid-19-Pandemie hat zu neuen Formen der Heimarbeit geführt. Aber auch neue Herausforderungen bei der Verwaltung und Ausführung des Portfolios der Organisation. Neue Kommunikationskanäle mit allen Beteiligten, die persönliche Gespräche ablösen.

Es gibt zahlreiche Online-Tools, die Sie täglich für die Kommunikation mit Bereichsleitern, Projektmanagern, Vorstandsmitgliedern, Product Ownern, Scrum Masters usw. nutzen. E-Mail, Instant-Messaging-Anwendungen, Videokonferenzen, Tools für die Zusammenarbeit... All diese Tools haben es geschafft, die langwierigen und oft unbedeutenden persönlichen Meetings zu ersetzen.

 

Es kann jedoch vorkommen, dass Sie bei der Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit den Überblick verlieren und einige Beteiligte nicht über den Fortschritt einiger Initiativen im Portfolio informiert werden. Wenn Sie die Kommunikation automatisieren und einige dieser Tools in die PPM-Software, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt, integrieren können, wird das Portfoliomanagement viel handhabbarer.

10. Datenanalyse in Echtzeit

Als letzten Trend möchten wir noch die Bedeutung von Business Intelligence erwähnen. Vielleicht wissen Sie bereits, dass Ihr Projektportfolio eine große Menge an Daten generiert, deren manuelle Erfassung viel Zeit und Nerven kosten kann.

Eine intelligente Datenanalyse ermöglicht es Ihnen, sowohl die Sammlung dieser Daten als auch die Synchronisierung dieser Daten in Dashboards und Berichte mit den relevanten Informationen über Ihr Portfolio zu integrieren und zu automatisieren.

Auch diese Aufgabe wird Ihnen durch eine PPM-Software wie Triskell Software sehr erleichtert, denn sie ermöglicht es Ihnen:

  • Anpassen und Erstellen eigener Dashboards.
  • Informationen nach Microsoft Excel exportieren.
  • Erstellen eines dynamischen Datendiagramms, um beliebige Daten aus dem Tool zu extrahieren.

Schlussfolgerung

In dem Maße, wie sich die Ziele Ihres Unternehmens ändern, werden im Laufe der Zeit neue Arbeitsmethoden und neue Trends im Bereich des Portfoliomanagements auftauchen, denen Sie Rechnung tragen müssen, damit Ihre Organisation auf Ihrem Markt wettbewerbsfähig bleibt.

Wichtig ist nicht, dass Sie alle Trends kennen oder dass Sie sie alle gleichzeitig anwenden. Je nach Art Ihrer Organisation sollten Sie beurteilen, welche von ihnen Ihnen positive Ergebnisse in Ihrer täglichen Arbeit bringen werden. Und selbstverständlich sollten Sie über Instrumente verfügen, die flexibel und anpassungsfähig genug sind, um diese neuen Trends umsetzen zu können.

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