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5 +1 reasons why you must replace your current PPM software

5 (+1) bonnes raisons de changer d’outil PPM

À l’heure du numérique, la gestion de portefeuille de projets est une discipline en constante évolution. L’émergence de la méthode Agile et de nouvelles formes d’organisation du travail a mis en exergue la nécessité des entreprises de reconsidérer leur approche à des fins d’optimisation. Pour les accompagner, les solutions PPM du marché doivent être repensées, évoluer et s’enrichir de nouvelles fonctionnalités afin de propulser la discipline au niveau supérieur.

Cependant, confrontés à ces nouvelles tendances, certains outils PPM n’ont pas su relever le défi et opérer la transition. Il devient alors légitime de se demander si la solution actuellement en place au sein de votre entreprise est adaptée à vos enjeux et besoins, et s’il ne serait pas plus judicieux d’opter pour une nouvelle. Envisageons ensemble la potentielle obsolescence de votre solution et penchons-nous sur les 5 (+1) bonnes raisons de la remplacer.

 
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10 Project Portfolio Management Trends for 2022

Cependant, face à ces nouvelles tendances et pratiques, les logiciels de PPM n’ont pas tous relevé le défi et réussi leur « révolution ». Réfléchissons ensemble : la solution IT de votre entreprise est-elle adaptée à vos nouveaux enjeux ? Est-il temps de changer votre logiciel de gestion de portefeuille de projets ? Découvrez pourquoi votre solution de PPM est probablement devenue obsolète et les 5 (+1) bonnes raisons de la remplacer.

Aligner stratégie et exécution des projets : « le » défi à relever

L’ère digitale a profondément impacté les opérations courantes de nombreuses entreprises. La gestion de portefeuille de projets n’est pas en reste dans cet environnement mouvant où les marchés sont toujours plus compétitifs, où le nombre d’acteurs va grandissant et où les consommateurs sont en constante demande d’innovation…

Le cycle de vie des produits et des services ne cesse de se raccourcir. Pour s’adapter en permanence aux exigences du marché, les entreprises doivent désormais challenger leurs objectifs stratégiques plus fréquemment et à plus courte échéance.

 

Dans ce contexte, aligner la stratégie avec l’exécution des projets constitue le défi majeur que les organisations doivent relever pour pérenniser leur développement. Toutes ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs stratégiques, puisqu’elles ne disposent ni des processus ni des outils appropriés pour les aligner avec leur portefeuille de projets. Elles perdent de vue certains enjeux clés du PPM, comme la hiérarchisation des initiatives, le management des ressources, la gestion financière ou encore le contrôle des risques.

De nombreux outils pâtissent de cette lacune, à savoir l’absence de fonctionnalités permettant d’aligner en temps réel le portefeuille de projets avec la vision stratégique de l’entreprise, ce qui n’est pas sans conséquences. S’ensuivent :

  • Une hiérarchisation inadéquate des projets et des initiatives.
  • Une allocation inefficace des ressources.
  • Des équipes non alignées ou fonctionnant en silo.
  • Une mauvaise communication entre les services informatiques et la direction.

5 (+1) bonnes raisons de changer votre logiciel de PPM

À ce stade, une interrogation s’impose : « comment savoir si la solution PPM en vigueur dans mon entreprise doit être remplacée ? ».

Voici les 5 critères qui doivent retenir votre attention :

  1. Votre solution ne permet pas de répondre aux enjeux stratégiques et de gouvernance de l’entreprise
  2. La gestion du portefeuille de projets manque de flexibilité
  3. La gestion des ressources ne propose pas de plan capacitaire
  4. La gestion hybride des projets est complexe à mettre en place
  5. L’intégration avec le reste du SI est compliquée
  6. En bonus : certains éditeurs n’investissent plus dans leur solution !

1. Votre solution ne permet pas de répondre aux enjeux stratégiques et de gouvernance de l’entreprise

Comme évoqué dans le paragraphe précédent, de nombreuses entreprises se doivent de réviser leurs objectifs et leur vision stratégique tous les 3 à 6 mois.


 

En adéquation avec ce premier principe, il faudra s’assurer que votre solution PPM vous permette de :

  • Communiquer les objectifs en temps réel et de manière automatisée à toutes les parties prenantes.
  • Évaluer les initiatives et leur pertinence au niveau du portefeuille, du programme ou du projet : permettent-elles de créer de la valeur et d’atteindre les objectifs stratégiques ?
  • Décliner chaque livrable par rapport aux objectifs.
  • Allouer les ressources de l’entreprise aux différentes initiatives de façon idoine afin qu’elles puissent créer de la valeur.
  • Réaliser des simulations pour éprouver différents scénarios.

À présent, allons plus loin. Afin de savoir si votre logiciel de PPM permet de relever ces défis, posez-vous les questions suivantes :

  • Toutes les équipes et les parties prenantes du département IT sont-elles informées des objectifs de l’entreprise ?
  • Votre solution de PPM permet-elle d’évaluer et de hiérarchiser les livrables du portefeuille ?
  • Pouvez-vous réaliser, au niveau du portefeuille, des simulations de scénarii pour apporter la meilleure réponse aux changements de stratégie de l’entreprise ?

Si vous avez répondu non à l’une de ces questions, aucun doute : votre logiciel de PPM ne permet pas de couvrir le pilotage de la stratégie et ni son exécution.

2. Une gestion de portefeuille de projets qui manque de flexibilité

Le respect des délais et des budgets ne sont plus les seuls éléments prédominants dans une gestion efficace d’un portefeuille de projets. De nouveaux paramètres sont à prendre en compte :

  • La hiérarchisation des projets en fonction de la valeur qu’ils génèrent pour l’entreprise.
  • La planification des ressources de l’entreprise pour s’adapter à la demande.
  • La révision régulière des budgets.

C’est pourquoi une approche dite adaptative est recommandée. Elle implique la mise en œuvre de processus et d’outils permettant à votre PMO de redéfinir avec facilité les priorités ou l’allocation des ressources et des budgets.

 

Conformément à ce second principe, un outil PPM doit permettre :

  • D’associer les portefeuilles, les programmes et les projets à vos différents objectifs
  • D’actualiser budgets, coûts et ressources rapidement
  • De réaliser des scénarios afin d’éprouver différentes hypothèses

3. La gestion des ressources ne propose pas de plan capacitaire

La possibilité de prévoir et définir un plan capacitaire des ressources à long terme fait partie des défis cruciaux de la gestion de portefeuille de projets.

Les outils PPM traditionnels se focalisent trop souvent sur une allocation des ressources à court terme, au niveau du projet et de ses tâches. Le plan capacitaire doit néanmoins se gérer à un autre niveau, celui du portefeuille de projets. Il a pour objectif l’étude approfondie de la demande et de la capacité de l’entreprise à :

  • Planifier ses besoins en matière d’allocation de ressources à moyen et long termes.
  • Prévoir la demande à venir et organiser les ressources de l’entreprise en conséquence.
  • Identifier les compétences à pourvoir en priorité.

La gestion capacitaire comporte de nombreux avantages : investissement des ressources dans les projets générant le plus de valeur, meilleure capacité à gérer les changements d’objectifs, rétention des talents, productivité accrue, etc.

 

Une solution PPM répondant à ce principe sera pourvue entre autres des caractéristiques suivantes :

  • La possibilité de réaliser des simulations capacitaires.
  • La classification des ressources selon leurs fonctions et leurs compétences.
  • La réaffectation des ressources conformément aux besoins du portefeuille.

4. L’approche « hybride » de la gestion de projets est complexe à mettre en place

On constate depuis quelques années l’émergence de l’hybridation au niveau de la gestion de projet. Cette tendance, qui vise à mixer les approches prédictive et Agile, est parfois source de complexité.

La méthode en cascade ou prédictive est la référence en matière de gestion de portefeuille de projets traditionnelle : chaque projet est piloté via un processus linéaire et séquentiel, réparti en plusieurs étapes successives. L’introduction des méthodes Agile est venue bouleverser ces fondamentaux :

  • De nombreux portefeuilles sont désormais gérés de manière itérative et peuvent pivoter au rythme de l’évolution des objectifs et des exigences de l’entreprise.
  • Les entreprises se focalisent davantage sur la gestion des produits et délaissent la gestion de projets, arguant que la gestion de projets est pensée sur le long terme, avec des livrables gérés en fonction de délais et de budgets convenus au préalable, tandis que la gestion de produits est pensée pour générer en permanence de la valeur et répondre aux exigences des clients à plus courte échéance.
 

Ces approches peuvent coexister, charge aux solution PPM d’autoriser un modèle de gestion hybride du portefeuille.

Pour ce faire, votre solution devra se munir des fonctionnalités suivantes :

  • Proposer des vues de type Kanban ou Plan directeur.
  • Apporter une bonne visibilité sur le statut des livrables affectés aux équipes Agile.
  • Disposer de tableaux de bord et de diagrammes de Gantt interactifs pour garantir une visibilité complète du statut de chaque tâche et de chaque initiative du projet.

5. L’intégration avec le reste du SI est compliquée

La robustesse de votre gestion de portefeuille de projets implique que votre solution s’intègre facilement aux autres outils de votre système d’information. Les avantages sont dès lors nombreux :

  • Une vision à 360º du portefeuille et de toutes ses initiatives.
  • Le statut du portefeuille communiqué en temps réel aux parties prenantes de l’entreprise.
  • L’élimination des silos d’entreprise, avec une interface unique pour collecter les données pertinentes.

Intégrer une solution PPM au système d’information n’est pas chose aisée. Beaucoup d’outils traditionnels s'appuient en effet sur des technologies obsolètes et leur intégration s’avère complexe et onéreuse car elle nécessite de nombreux développements spécifiques.

 

Cette complexité dépendra des éléments suivants :

  • Avez-vous fait appel à une société de développement externe pour intégrer votre solution PPM au SI ?
  • Avez-vous été dans l’incapacité d’interfacer certains outils en raison de la complexité de votre solution ?
  • Fort heureusement, certains outils sont conçus pour s’intégrer et s’interfacer facilement, sans nécessiter le recours à une programmation fastidieuse ou à un prestataire externe.

    En bonus : certains éditeurs n’investissent plus dans leur solution !

    Force est de constater que de nombreux éditeurs n’investissent plus dans leur solution.

    Il s’agit d’un point particulièrement sensible et pourtant souvent passé sous silence. Le manque d’investissements peut se manifester comme suit :

    • Aucune nouvelle version n’est publiée et les fonctionnalités finissent par tomber en désuétude au moindre changement, que ce soit lors de la mise à jour du système d’exploitation de l’entreprise ou lors de l’intégration de correctifs de sécurité par exemple.
    • L’éditeur n’innove pas et ne dote pas son produit de nouvelles fonctionnalités.
    • L’interface n’est pas conviviale. Les normes de conception et d’ergonomie ayant évolué, un manque d’investissement se traduit par une interface moins intuitive et moins agréable à l’usage, ce qui n’est pas anodin au niveau de l’expérience utilisateur.
    • Le support technique arrive bientôt à échéance et ne sera plus disponible. Comment résoudre d’éventuels dysfonctionnements techniques sans assistance ?

Comment choisir la meilleure solution PPM du marché ?

 

Pour sécuriser votre choix, il s’avère pertinent de mettre en place une démarche pour définir à la fois le type de solution qu’il vous faut et les fonctionnalités qu’elle doit inclure. Chez Triskell Software, nous vous recommandons de dérouler a minima les 4 étapes suivantes avant de prendre votre décision.

  1. Évaluez votre situation : quel est le degré de maturité des processus de votre entreprise ? Quel est le volume de données que vous générez ? Connaître le niveau de complexité et de maturité de vos processus vous guidera dans le choix de la solution adéquate.
  2. Identifiez les points d’achoppement. Si vous êtes prêt à changer d’outil, c’est que votre solution actuelle ne vous a pas permis de résoudre certains problèmes liés à la gestion de votre portefeuille de projets. Savoir les identifier vous évitera de futurs écueils.
  3. Réalisez une étude approfondie du marché. On compte aujourd’hui pléthore de solutions PPM. Pour séparer le bon grain de l’ivraie, vous pouvez vous appuyer sur des études reconnues comme celles de Gartner ou Forrester. Prenez le temps de comparer les caractéristiques des différents éditeurs et de leurs produits phares.
  4. Dressez la liste des solutions qui semblent répondre à vos besoins : une fois que vous aurez cerné vos besoins et que vous serez au clair sur les différentes solutions du marché, vous constaterez que l’éventail des outils recommandables sera réduit à l’état de peau de chagrin. A vous de faire le bon choix.