À l’heure du numérique, la gestion de portefeuille de projets est une discipline en constante évolution. L’émergence de la méthode Agile et de nouvelles formes d’organisation du travail a mis en exergue la nécessité des entreprises de reconsidérer leur approche à des fins d’optimisation. Pour les accompagner, les solutions PPM du marché doivent être repensées, évoluer et s’enrichir de nouvelles fonctionnalités afin de propulser la discipline au niveau supérieur.
Cependant, confrontés à ces nouvelles tendances, certains outils PPM n’ont pas su relever le défi et opérer la transition. Il devient alors légitime de se demander si la solution actuellement en place au sein de votre entreprise est adaptée à vos enjeux et besoins, et s’il ne serait pas plus judicieux d’opter pour une nouvelle. Envisageons ensemble la potentielle obsolescence de votre solution et penchons-nous sur les 5 (+1) bonnes raisons de la remplacer.
Cependant, face à ces nouvelles tendances et pratiques, les logiciels de PPM n’ont pas tous relevé le défi et réussi leur « révolution ». Réfléchissons ensemble : la solution IT de votre entreprise est-elle adaptée à vos nouveaux enjeux ? Est-il temps de changer votre logiciel de gestion de portefeuille de projets ? Découvrez pourquoi votre solution de PPM est probablement devenue obsolète et les 5 (+1) bonnes raisons de la remplacer.
TABLE DES MATIERES
L’ère digitale a profondément impacté les opérations courantes de nombreuses entreprises. La gestion de portefeuille de projets n’est pas en reste dans cet environnement mouvant où les marchés sont toujours plus compétitifs, où le nombre d’acteurs va grandissant et où les consommateurs sont en constante demande d’innovation…
Le cycle de vie des produits et des services ne cesse de se raccourcir. Pour s’adapter en permanence aux exigences du marché, les entreprises doivent désormais challenger leurs objectifs stratégiques plus fréquemment et à plus courte échéance.
« De nombreuses organisations ne disposent pas des processus et des outils nécessaires pour aligner le portefeuille sur leurs objectifs »
Dans ce contexte, aligner la stratégie avec l’exécution des projets constitue le défi majeur que les organisations doivent relever pour pérenniser leur développement. Toutes ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs stratégiques, puisqu’elles ne disposent ni des processus ni des outils appropriés pour les aligner avec leur portefeuille de projets. Elles perdent de vue certains enjeux clés du PPM, comme la hiérarchisation des initiatives, le management des ressources, la gestion financière ou encore le contrôle des risques.
De nombreux outils pâtissent de cette lacune, à savoir l’absence de fonctionnalités permettant d’aligner en temps réel le portefeuille de projets avec la vision stratégique de l’entreprise, ce qui n’est pas sans conséquences. S’ensuivent :
À ce stade, une interrogation s’impose : « comment savoir si la solution PPM en vigueur dans mon entreprise doit être remplacée ? ».
Voici les 5 critères qui doivent retenir votre attention :
Comme évoqué dans le paragraphe précédent, de nombreuses entreprises se doivent de réviser leurs objectifs et leur vision stratégique tous les 3 à 6 mois.
« Redéfinir ses objectifs et sa stratégie tous les 3 à 6 mois »
En adéquation avec ce premier principe, il faudra s’assurer que votre solution PPM vous permette de :
À présent, allons plus loin. Afin de savoir si votre logiciel de PPM permet de relever ces défis, posez-vous les questions suivantes :
Si vous avez répondu non à l’une de ces questions, aucun doute : votre logiciel de PPM ne permet pas de couvrir le pilotage de la stratégie et ni son exécution.
Le respect des délais et des budgets ne sont plus les seuls éléments prédominants dans une gestion efficace d’un portefeuille de projets. De nouveaux paramètres sont à prendre en compte :
C’est pourquoi une approche dite adaptative est recommandée. Elle implique la mise en œuvre de processus et d’outils permettant à votre PMO de redéfinir avec facilité les priorités ou l’allocation des ressources et des budgets.
« Un grand nombre de solution PPM ne permet pas une gestion flexible du portefeuille »
Conformément à ce second principe, un outil PPM doit permettre :
La possibilité de prévoir et définir un plan capacitaire des ressources à long terme fait partie des défis cruciaux de la gestion de portefeuille de projets.
Les outils PPM traditionnels se focalisent trop souvent sur une allocation des ressources à court terme, au niveau du projet et de ses tâches. Le plan capacitaire doit néanmoins se gérer à un autre niveau, celui du portefeuille de projets. Il a pour objectif l’étude approfondie de la demande et de la capacité de l’entreprise à :
La gestion capacitaire comporte de nombreux avantages : investissement des ressources dans les projets générant le plus de valeur, meilleure capacité à gérer les changements d’objectifs, rétention des talents, productivité accrue, etc.
« Pour gérer efficacement vos ressources, vous devez définir votre plan capacitaire »
Une solution PPM répondant à ce principe sera pourvue entre autres des caractéristiques suivantes :
On constate depuis quelques années l’émergence de l’hybridation au niveau de la gestion de projet. Cette tendance, qui vise à mixer les approches prédictive et Agile, est parfois source de complexité.
La méthode en cascade ou prédictive est la référence en matière de gestion de portefeuille de projets traditionnelle : chaque projet est piloté via un processus linéaire et séquentiel, réparti en plusieurs étapes successives. L’introduction des méthodes Agile est venue bouleverser ces fondamentaux :
« De plus en plus d’entreprises privilégient la gestion des produits à celle des projets »
Ces approches peuvent coexister, charge aux solution PPM d’autoriser un modèle de gestion hybride du portefeuille.
Pour ce faire, votre solution devra se munir des fonctionnalités suivantes :
La robustesse de votre gestion de portefeuille de projets implique que votre solution s’intègre facilement aux autres outils de votre système d’information. Les avantages sont dès lors nombreux :
Intégrer une solution PPM au système d’information n’est pas chose aisée. Beaucoup d’outils traditionnels s'appuient en effet sur des technologies obsolètes et leur intégration s’avère complexe et onéreuse car elle nécessite de nombreux développements spécifiques.
« L’intégration des outils PPM traditionnels au SI est généralement complexe »
Cette complexité dépendra des éléments suivants :
Fort heureusement, certains outils sont conçus pour s’intégrer et s’interfacer facilement, sans nécessiter le recours à une programmation fastidieuse ou à un prestataire externe.
Force est de constater que de nombreux éditeurs n’investissent plus dans leur solution.
Il s’agit d’un point particulièrement sensible et pourtant souvent passé sous silence. Le manque d’investissements peut se manifester comme suit :
« Quels sont les problèmes que votre outil ne sait appréhender ? »
Pour sécuriser votre choix, il s’avère pertinent de mettre en place une démarche pour définir à la fois le type de solution qu’il vous faut et les fonctionnalités qu’elle doit inclure. Chez Triskell Software, nous vous recommandons de dérouler a minima les 4 étapes suivantes avant de prendre votre décision.