Projektportfoliomanagement ist eine Disziplin, die sich ständig weiterentwickelt. In den letzten Jahren haben sich die Veränderungen in der Verwaltung von Unternehmensportfolios durch den Anstieg agiler Methoden und die neuen Arbeitsweisen des digitalen Zeitalters stark verdeutlicht.
Da Projektportfoliomanagement nicht mehr dasselbe ist wie vor 10 Jahren, muss sich auch jede auf dem Markt erhältliche PPM-Software ändern. Die Lösungen müssen erneuert und um neue Funktionalitäten ergänzt werden, um den neuen Herausforderungen und Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden, die aus diesem neuen Kontext heraus entstanden sind.
Leider ist nicht jede PPM-Software in der Lage gewesen, sich an die neuen Trends und Praktiken anzupassen, die im Projektportfoliomanagement aufgetaucht sind. Und es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Lösung zu den vielen gehört, die für ein effizientes Projektportfoliomanagement veraltet sind. Möchten Sie herausfinden, ob das der Fall ist? Dies sind die Gründe, warum Ihre aktuelle PPM-Lösung bereits veraltet sein dürfte und Sie sie so schnell wie möglich austauschen sollten.
INHALTSVERZEICHNIS
Das digitale Zeitalter hat viele Veränderungen im Tagesgeschäft vieler Unternehmen mit sich gebracht. Und das Portfoliomanagement ist von diesem globalen Kontext bei weitem nicht ausgenommen. Wir haben viel stärker umkämpfte Märkte mit immer mehr Wettbewerbern. Die Verbraucher werden immer anspruchsvoller und verlangen nach Produkten und Dienstleistungen, die immer innovativer und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Die Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen werden daher immer kürzer. Dies zwingt die Unternehmen dazu, der Nachfrage auf ihren Märkten befriedigend nachzukommen und ihre strategischen Ziele in immer kürzeren Zeiträumen neu zu formulieren.
“Viele Organisationen haben nicht die Prozesse und Instrumente zum Alignement von ihrem Portfolio mit ihren Zielen”
In diesem Zusammenhang ist das Alignement von Strategieplanung und -umsetzung die größte Herausforderung für den Erfolg von Unternehmen. Viele von ihnen erreichen ihre strategischen Ziele nicht, weil sie nicht über die richtigen Prozesse und Instrumente verfügen, um ihr Projekt- oder Produktportfolio mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Dies führt dazu, dass der Fokus auf zentrale Fragen des Portfoliomanagements wie die Priorisierung von Initiativen, das Ressourcenmanagement, das Finanzmanagement oder das Risikomanagement verloren geht. Das Ergebnis ist ein Portfolio, das nicht auf die strategische Planung des Unternehmens abgestimmt ist.
Leider verfügen viele der auf dem Markt erhältlichen PPM-Tools nicht über die Funktionalität, um das IT-Portfolio in Echtzeit mit den Unternehmenszielen anzugleichen. Das Fehlen einer strategischen Vision in Ihren Entscheidungsfindungsprozessen hat sicherlich bereits Folgen für ihre Organisation gehabt, wie zum Beispiel:
Für eine effiziente Verwaltung des IT-Portfolios ist daher eine Lösung erforderlich, die auch die Verwaltung der Strategieumsetzung des Portfolios abdeckt. Nur so sind Sie in der Lage, von Ihrer IT-Abteilung aus auf die strategischen und Governance-Herausforderungen zu reagieren, die sich bei der Verwaltung und Ausführung Ihres Portfolios ergeben.
Und an diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich: Wie kann ich wissen, ob es an der Zeit ist, die PPM-Lösung, die wir in der IT-Abteilung verwenden, zu ersetzen? Wenn Sie sich bewusst sind, dass es für Ihre Abteilung schwierig geworden ist, sich an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten, werden Sie bei der täglichen Nutzung der PPM-Software Anzeichen erkennen, die darauf hinweisen, dass diese Lösung das Management der Strategieumsetzung nicht abdeckt.
Im Einzelnen gibt es 5 Aspekte der PPM-Software, denen Sie besondere Aufmerksamkeit schenken müssen. Diese sind folgende:
Nachfolgend wird im Einzelnen erläutert, wie man sie erkennt.
Der derzeitige Kontext zwingt die Organisationen, auf Portfolioebene über Prozesse und Instrumente zu verfügen, um die strategischen und Governance-Herausforderungen zu bewältigen, die durch Garantien entstehen können. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit nicht zu verlieren, müssen Organisationen ihre strategische Vision und ihre Ziele alle 3 bis 6 Monate überprüfen und neu definieren.
”Organisationen sollten ihre Ziele und ihre Strategie alle 3 - 6 Monate neu definieren”
Um effizient und effektiv auf diese Veränderungen im Unternehmen reagieren zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit der PPM-Lösung die folgenden Aktionen durchführen können:
Um herauszufinden, ob die PPM-Software, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, den strategischen und Governance-Herausforderungen des Portfoliomanagements gerecht wird, sollten Sie sich daher die folgenden Fragen stellen:
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann wissen Sie bereits, dass Ihre PPM-Software die Planung des Strategieumsetzungsmanagements nicht abdeckt.
Das Projektportfoliomanagement hat in den letzten 10 Jahren viele Veränderungen erfahren. Früher ging es vorrangig darum, Projekte innerhalb der mit den verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens vereinbarten Fristen und Budgets abzuschließen, ohne dabei Variablen zu berücksichtigen, die heute für ein effizientes Portfoliomanagement unerlässlich sind, wie z. B.:
Heute wird für ein effizientes Portfoliomanagement ein adaptiver PPM-Ansatz empfohlen. Dies impliziert die Implementierung von Prozessen und Tools, mit denen Ihr PMO das Ressourcenmanagement, das Budget oder die Prioritäten des Portfolios agil an Änderungen der strategischen Ziele und der Vision der Organisation anpassen kann.
”Viele PPMs haben nicht die Fähigkeit, das Portfolio mit einem adaptiven Ansatz zu verwalten”
Viele PPMs sind nicht in der Lage, das Portfolio mit einem adaptiven Ansatz zu verwalten. Wie kann man das erkennen? Sie sollten sich dafür die nachfolgenden Fragen stellen. Und wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann ist Ihre PPM-Lösung nicht für die adaptive Verwaltung des Portfolios adaptiert.
Eine der größten Herausforderungen im Portfoliomanagement besteht darin, über Verfahren und Instrumente zu verfügen, mit denen sich die langfristige Kapazität der Unternehmensressourcen vorhersagen und planen lässt.
Die Kapazitätsplanung geht einen Schritt weiter als das Ressourcenmanagement im herkömmlichen Sinne des Begriffs. Während das Ressourcenmanagement eher auf die effiziente Zuweisung kurzfristiger Ressourcen auf Abteilungs- oder Projektebene ausgerichtet ist, wird die Kapazitätsplanung auf Portfolioebene durchgeführt. Sie konzentriert sich auf eine gründliche Untersuchung des Bedarfs und der Kapazitäten der Organisation:
Die Vorteile, die sich aus der Kapazitätsplanung ergeben, sind zahllos: Investition von Ressourcen in die Projekte, die für das Unternehmen den größten Nutzen bringen, bessere Fähigkeit, Änderungen der Unternehmensziele zu bewältigen, Bindung von Talenten, höhere Produktivität usw. Für eine effiziente Verwaltung der Unternehmensressourcen ist es daher notwendig, eine Kapazitätsplanung durchzuführen. Und Ihre PPM-Software muss über die Funktionalität verfügen, sowohl das Ressourcenmanagement als auch die Kapazitätsplanung effizient zu verwalten.
”Effizientes Ressourcenmanagement erfordert Kapazitätsplanung”
Wie können Sie feststellen, ob Ihre Lösung für die Kapazitätsplanung geeignet ist? Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen:
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann deckt Ihre PPM-Lösung die Kapazitätsplanung nicht effizient ab.
Die Koexistenz verschiedener Arbeitsmethoden innerhalb derselben Organisation hat das Projektportfoliomanagement noch komplexer gemacht.
Während das traditionellere Portfoliomanagement auf der Wasserfall-Methode basierte, bei der die Verwaltung jedes Projekts oder Programms in einen linearen, in Phasen unterteilten Prozess unterteilt war, hat das Aufkommen der agilen Methoden mehrere grundlegende Veränderungen im Portfoliomanagement mit sich gebracht: Viele Portfolios werden inzwischen iterativ verwaltet und können sich entsprechend den sich ändernden Zielen und Anforderungen des Unternehmens verändern.“Immer mehr Organisationen konzentrieren sich auf das Produktmanagement und nicht das Projektmanagement”
Es handelt sich nicht um gegensätzliche Ansätze; beide können (und sollten) in Unternehmen nebeneinander bestehen. Und die größte Herausforderung für das Projektportfoliomanagement und die PPM-Software auf dem Markt besteht darin, die richtigen Prozesse und Taktiken für die Umsetzung eines hybriden Portfoliomanagementmodells zu ermöglichen.
Allerdings bietet nicht jede PPM-Software die gleiche Flexibilität bei der Übernahme dieses hybriden Managementansatzes. Der Grund dafür ist, dass viele von ihnen nur mit dem traditionellen Wasserfall-Ansatz für das Portfoliomanagement im Hinterkopf entwickelt wurden. Um herauszufinden, ob Ihr PPM-System für die Anpassung an dieses neue hybride Managementmodell geeignet ist, müssen Sie die folgenden Fragen bejahen können:
Sie wissen bereits, dass es für ein effizientes Projektportfoliomanagement notwendig ist, dass die von Ihnen verwendeten Tools auf einfache und agile Weise miteinander koordiniert werden können. Die Möglichkeit, die Werkzeuge zu integrieren, mit denen Sie Ihr Portfolio planen, verwalten und ausführen, bringt viele Vorteile:
Ein PPM, in das Sie andere wichtige Tools für andere Aspekte des Portfoliomanagements integrieren können, ist von grundlegender Bedeutung. Das Problem ist, dass die meisten der auf dem Markt befindlichen PPMs besonders kompliziert sind, wenn es um die Integration mit anderer Software geht, die Sie intern in Ihrer Organisation implementiert haben, was eine effiziente Verwaltung des Portfolios noch schwieriger macht.
“PPM-Software ist meistens kompliziert mit anderen Tools zu integrieren”
Sie müssen sicherstellen, dass Sie mit der von Ihnen eingesetzten PPM-Lösung nicht mit einem dieser Probleme konfrontiert werden:
Immer mehr PPM-Tools sind so konzipiert, dass sie sich auf agile und einfache Weise in andere Software integrieren lassen, ohne dass die Hilfe eines externen Entwicklungsteams oder umfassende Programmierkenntnisse erforderlich sind. Wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, dann ist es an der Zeit, Ihre PPM-Software auszutauschen.
Und als Bonus geben wir Ihnen einen weiteren Grund, warum Sie die PPM-Software, mit der Sie das Projektportfolio Ihrer Organisation verwalten, erneuern sollten. Sie sollten wissen, dass einige der auf den PPM-Markt spezialisierten Software-Anbieter kein Geld mehr in ihre eigenen entwickelten Lösungen investieren.
Dies ist ein besonders heikles Thema, da viele dieser Software-Anbieter dies nicht erwähnen. Und Sie könnten eine böse Überraschung erleben, wenn Sie eine dieser Lösungen kaufen und feststellen, dass Sie nicht die Unterstützung erhalten, die Sie und Ihr Unternehmen verdienen.
“Viele Anbieter von PPM-Software investieren nicht weiter in ihre Lösungen”
Dieser Mangel an Investitionen kann auf verschiedene Weise festgestellt werden. Hier ist eine Liste der häufigsten. Wenn Sie eines davon erkennen, sollten Sie ernsthaft über die Anschaffung einer neuen PPM-Software nachdenken:
An dieser Stelle stellen Sie sich wahrscheinlich die Frage: Welche PPM-Software eignet sich am besten für die Anforderungen meines Unternehmens? Wie Sie in diesem Beitrag gesehen haben, gibt es viele Faktoren, die sich auf die Benutzererfahrung mit der von Ihnen gewählten Lösung auswirken können, so dass diese Entscheidung sorgfältig abgewogen werden sollte.
“Welche Aspekte des Portfoliomanagements hat Ihre PPM-Software nicht lösen können?”
Wenn Sie sich für eine PPM-Software entscheiden, ist es wichtig, dass Sie einen Prozess befolgen, der Ihnen hilft, die Art der Lösung, die Sie benötigen, und die Funktionalitäten, die sie beinhalten sollte, zu definieren. Wir von Triskell Software empfehlen Ihnen, zumindest die folgenden 4 Schritte auszuführen, um die beste Entscheidung zu treffen:
Im folgenden Beitrag "Wie Sie die richtige PPM-Software für Ihre IT-Abteilung auswählen" geben wir Ihnen diese und andere Schritte an die Hand, die Ihnen helfen sollen, die Lösung auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Triskell Software ist die flexible Lösung, die Sie benötigen, um Portfoliomanagement und -ausführung mit den Zielen und der strategischen Vision Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen. Probieren Sie es selbst aus und fordern Sie eine Demo an.