La gestión del portfolio de proyectos es una disciplina que está en constante evolución. En los últimos años, a raíz de la eclosión de las metodologías ágiles y las nuevas formas de trabajo que ha traído consigo la era digital, los cambios en la gestión del portfolio de la organización se han hecho mucho más evidentes.
Y, del mismo modo que la gestión del portfolio de vuestra organización ya no es igual a cómo era hace 10 - 15 años, los software PPM del mercado también deben cambiar. Son soluciones que tienen que renovarse, añadiendo nuevas funcionalidades para así cubrir los nuevos retos y necesidades de las empresas surgidos a raíz de este nuevo contexto.
Lamentablemente no todos los software PPM han sabido adaptarse de la misma forma a las nuevas tendencias y prácticas surgidas para la gestión de la cartera de proyectos. Y es muy probable que vuestra solución sea una de las muchas que se haya quedado anticuada para una gestión eficiente de la cartera de proyectos TI. ¿Quieres averiguarlo? Éstas son las razones por las que tu actual solución PPM ya se ha quedado anticuada y,debéis cambiarla lo antes posible.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
La era digital ha traído consigo muchos cambios en el día a día de muchas empresas. Y la gestión del portfolio no vive ajena a este contexto global. Tenemos unos mercados mucho más competitivos, con cada vez más competidores. Los consumidores son cada vez más exigentes, y demandan productos y servicios cada vez más innovadores y ajustados a sus necesidades.
Los ciclos de vida de los productos y servicios son, por tanto, cada vez más cortos. Esto obliga a las organizaciones a tener que satisfacer la demanda en sus mercados y a reformular sus objetivos estratégicos en plazos de tiempo cada vez más cortos.
“Muchas organizaciones no disponen de procesos y herramientas para alinear el portfolio con sus objetivos”
En este contexto, alinear la planificación de la estrategia con su ejecución es el gran reto para el éxito de las organizaciones. Muchas de ellas fracasan a la hora de alcanzar sus objetivos estratégicos por no disponer de los procesos y las herramientas adecuadas para adecuar su portfolio de proyectos o productos a las metas de la empresa. Esto provoca que se pierda el foco en cuestiones clave en la gestión del portfolio como la priorización de las iniciativas, la gestión de recursos, la gestión financiera o la gestión de riesgos. Y esto trae, como consecuencia, un portfolio no alineado con la planificación estratégica de la organización.
Lamentablemente, muchas de las herramientas PPM disponibles en el mercado no disponen de funcionalidades que permitan alinear el portfolio de TI con los objetivos de la organización en tiempo real. La ausencia de una visión estratégica en vuestra toma de decisiones a buen seguro ya ha tenido consecuencias en vuestra organización tales como:
Por tanto, para una gestión eficiente del portfolio de TI es necesario disponer de una solución que cubra también la gestión de la ejecución de la estrategia de la organización. Sólo así seréis capaces de responder desde vuestro departamento de TI a los retos estratégicos y de gobernanza que se os plantearán durante la gestión y ejecución de vuestro portfolio.
Y, llegados a este punto, seguramente te estés preguntando: ¿cómo puedo saber si ha llegado el momento de reemplazar la solución PPM que estamos usando en el departamento de TI? Si tenéis constancia de que vuestro departamento tiene problemas a la hora de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, en vuestro día a día usando el software PPM detectaréis pistas que os indicarán que esa solución no cubre la gestión de la ejecución de la estrategia.
En concreto, son 5 los aspectos relativos al software PPM a los que tienes que prestar especial atención. Son los siguientes:
Te explicamos con detalle cómo identificar cada una de ellas a continuación.
El contexto actual obliga a las organizaciones a disponer, a nivel de portfolio, de procesos y herramientas para poder acometer con un mínimo de garantías los retos estratégicos y de gobernanza que puedan surgir. Para no perder competitividad, las organizaciones pueden verse obligados a revisar y redefinir sus objetivos y visión estratégica cada 3 o 6 meses.
”Las organizaciones deben redefinir sus objetivos y estrategia cada 3 o 6 meses”
Para responder de manera eficiente y eficaz a estos cambios de rumbo de la organización, es necesario que te cerciores de que con la solución PPM podéis realizar las siguientes acciones:
Comunicar los objetivos de manera automatizada y en tiempo real a todos los stakeholders relevantes. Puntuar iniciativas a nivel de proyecto, programa o portfolio en función de cuán relevantes sean para la entrega de valor y la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Poder conectar cada entregable creado en el software PPM con los objetivos. Planificar la capacidad de la organización y la asignación de recursos, y vincularlos a las distintas iniciativas en función del valor que van a entregar.Por tanto, en este punto, para saber si el software PPM que usáis en la organización está capacitado para responder a los retos estratégicos y de gobernanza de la gestión del portfolio, debes hacerte las siguientes preguntas:
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, entonces ya sabes que vuestro software PPM no cubre la planificación y gestión de la ejecución de la estrategia.
La gestión del portfolio de proyectos ha experimentado muchos cambios a lo largo de los últimos 10 años. Anteriormente, la prioridad era completar los proyectos en los plazos y presupuestos acordados con los diferentes stakeholders de la organización, sin tener en cuenta variables que a día de hoy son indispensables para una eficiente gestión del portfolio, como por ejemplo:
A día de hoy, para una gestión eficiente del portfolio se recomienda un enfoque adaptativo del mismo. Esto implica la puesta en marcha de procesos y herramientas con los que vuestra PMO pueda adaptar sobre la marcha la gestión de recursos, el presupuesto o las prioridades del portfolio en función de los cambios en los objetivos estratégicos y la visión de la organización.
”Las organizaciones deben redefinir sus objetivos y estrategia cada 3 o 6 meses”
Muchas herramientas PPM no disponen de esta capacidad para gestionar el portfolio de manera adaptativa. ¿Cómo identificarlo? Debes hacerte las siguientes preguntas. Y si la respuesta a alguna de ellas es negativa, entonces tu solución PPM no está configurada para gestionar el portfolio de manera adaptativa.
Uno de los mayores retos a la hora de gestionar el portfolio es poder disponer de procesos y herramientas que permitan predecir y planificar a largo plazo la capacidad de los recursos de la organización.
La planificación de la capacidad supone ir un paso más allá de la gestión de recursos en el sentido más tradicional del término. Mientras que la gestión de recursos está más centrada en la asignación eficiente de recursos a corto plazo a nivel departamento o proyecto, la planificación de la capacidad se realiza a nivel de portfolio. Pone el foco en estudiar a fondo la demanda y la capacidad de la organización para:
Los beneficios que obtendréis con la planificación de la capacidad son innumerables: inversión de recursos en los proyectos que más valor proporcionan a la organización, mejor capacidad para gestionar los cambios en los objetivos de la organización, retención de talento, mayor productividad, etc Por tanto, para una gestión eficiente de los recursos de la organización, es necesario realizar una planificación de la capacidad. Y es necesario que tu software PPM disponga de funcionalidades para poder gestionar de manera eficiente ambas.
”Para una gestión eficiente de los recursos se requiere una planificación de la capacidad”
¿Cómo saber si vuestra solución está diseñada para la planificación de la capacidad? Debes hacerte las siguientes preguntas:
Si la respuesta a alguna de estas cuestiones es no, entonces vuestra solución PPM no cubre de manera eficiente la planificación de la capacidad.
La convivencia, dentro de una misma organización, de distintas metodologías de trabajo, ha hecho más compleja aún más si cabe la gestión del portfolio de proyectos.
Mientras que la gestión más tradicional del portfolio se basaba en la metodología Waterfall o de Cascada, donde la gestión de cada proyecto o programa se dividía se componía de un proceso lineal dividido en fases, la irrupción de las metodologías ágiles ha supuesto varios cambios trascendentales en la gestión del portfolio:
”Cada vez más organizaciones se centran en la gestión de productos en vez de proyectos”
No son enfoques opuestos, ambos pueden (y deben) convivir dentro de las organizaciones. Y el mayor reto, tanto para la gestión del portfolio de proyectos como para los software PPM del mercado, es poder habilitar los procesos y las tácticas adecuadas para implementar un modelo de gestión Híbrido del portfolio.
Sin embargo, no todos los software PPM tienen la misma flexibilidad a la hora de adoptar este enfoque de gestión híbrido. Y el motivo es que muchas de ellas fueron diseñadas teniendo sólo en cuenta el enfoque tradicional en Cascada para la gestión del portfolio. Para saber si vuestro PPM es el adecuado para adaptarse a este nuevo modelo de gestión híbrido, debes responder de manera afirmativa a las siguientes preguntas:
Ya sabrás que para una eficiente gestión del portfolio de proyectos es necesario que las herramientas que uséis puedan integrarse entre sí de manera ágil y sencilla. Poder integrar las herramientas con las que planificáis, gestionáis y ejecutáis el portfolio trae consigo muchas ventajas:
Disponer de un PPM en el que puedas integrar otras herramientas claves en diferentes aspectos de la gestión del portfolio es fundamental. El problema es que la mayoría de los PPM del mercado son especialmente complejos a la hora de integrarse con otros software que tengaís implementados a nivel interno en vuestra organización, lo que complica si cabe el poder gestionar la cartera de manera eficiente.
“Muchos software PPM son complejos a la hora de integrarlos con otras herramientas”
Debes asegurarte de que no afrontáis alguna de estas problemáticas con la solución PPM que tengáis implementada:
Cada vez más herramientas PPM están diseñadas para poder integrarse con otros software de manera ágil y sencilla, sin que haga falta la ayuda de un equipo de desarrollo externo o que tengas muchos conocimientos en codificación. Si no es vuestro caso, entonces es momento de cambiar vuestro software PPM.
Y, de regalo, te damos una razón más por la que debes renovar el software PPM con el que gestionáis vuestro portfolio de proyectos. Y es que, por si no lo sabías, muchos de los proveedores de software especializados en el mercado de los PPM ya no invierten más dinero en su solución.
Es un asunto especialmente delicado, ya que muchos de estos proveedores de software no hablan sobre ello. Y te puedes llevar una desagradable sorpresa en caso de que adquieras una de estas soluciones y descubras que no vas a recibir el soporte que tu y tu organización merecéis.
“Muchos proveedores de software PPM ya no invierten en sus soluciones”
Esta falta de inversión se puede manifestar de diversas formas. Aquí te enumeramos las más comunes. Y, si te identificas con algunas de ellas, entonces tendrás que sopesar muy seriamente la posibilidad de adquirir un nuevo software PPM:
Y llegados a este punto, seguramente te estarás haciendo esta pregunta: ¿cuál es el software PPM que mejor se ajusta a las necesidades de mi organización? Como has visto en este post, son muchos los condicionantes que pueden lastrar vuestra experiencia de usuario con la solución que elijáis, así que no es una decisión que pueda tomarse a la ligera.
“¿Qué aspectos de la gestión del portfolio no ha podido resolver vuestro software PPM?”
A la hora de decantarse por un software PPM u otro, es importante que sigáis un proceso que os sirva a definir el tipo de solución que necesitáis y las funcionalidades que ésta debe incluir. Desde Triskell Software os recomendamos que llevéis a cabo, como mínimo, estas 4 acciones para tomar la decisión más adecuada:
En el siguiente post, “Cómo elegir el software PPM más adecuado para vuestro departamento TI”, te damos estos y otros pasos a seguir para ayudarte a elegir la solución que más se ajusta a las necesidades de tu organización.
Triskell Software es la solución flexible que necesitas para alinear la gestión y ejecución del portfolio con los objetivos y la visión estratégica de tu organización. Compruébalo tú mismo solicitando una demo a continuación.