7 bonnes pratiques de la gestion des ressources du PMO

La gestion des ressources est devenue une véritable préoccupation au regard de la compétitivité accrue des marchés et du niveau d’information et d’exigence des consommateurs. Dans ce contexte, les entreprises sont obligées d’axer leurs initiatives sur la création de valeur et de proposer des produits et des services de plus en plus rapidement.

La gestion des ressources doit être agile, efficace et alignée sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Une tâche complexe pour de nombreux PMO et gestionnaires de ressources qui ne parviennent pas à planifier les ressources de leur portefeuille d’activités ou des différents services de l’entreprise.

À défaut d’une telle planification, une entreprise s’expose à des risques significatifs : épuisement des équipes et des individus, réalisation de projets clés retardée, perte de compétitivité et de réactivité, etc.

Retrouvez dans cet article, les meilleures pratiques à suivre pour éviter ces écueils et gérer efficacement les ressources et le plan capacitaire de l’entreprise.

Gestion de ressources et planification capacitaire : définition et portée

Avant d’entrer dans les détails, revenons sur les concepts de gestion de ressources et de planification capacitaire pour comprendre leur rôle décisif dans la réussite des entreprises.

La gestion des ressources est le process qui permet à une entreprise de planifier, gérer et mesurer le travail des individus et des équipes qui la composent. Son objectif prioritaire est de gérer et d’allouer les ressources afin d’optimiser leurs performances.

Il s’agit d’un ensemble d’outils, de stratégies et de techniques utilisés pour allouer dynamiquement les ressources au sein d’un projet, d’un programme ou d’un portefeuille. Les ressources peuvent comprendre les compétences de la main-d’œuvre, le budget, l’inventaire, l’infrastructure technique, les ressources de production, etc.

La planification capacitaire est le process qui permet à une entreprise de déterminer sa capacité à répondre (ou pas) à la demande sur une période donnée.

Ces deux process sont liés. Leur gestion efficace permet aux PMO, chefs de projet et gestionnaires de ressources d’obtenir une vue d’ensemble des ressources disponibles dans l’entreprise, de détecter les points faibles de l’organisation, les axes d’amélioration et de planifier efficacement l’allocation future des ressources. De cette manière, les entreprises pourront :

• Gérer l’affectation des ressources aux projets et initiatives existants ou à planifier.
• Classer et organiser les ressources selon différents paramètres : compétence, disponibilité, service de rattachement, statut contractuel, localisation géographique, etc.
• Monitorer les projets en cours, les coûts et les heures travaillées de chacun d’entre eux.

Le rôle clé de la gestion des ressources pour les entreprises se joue à différents niveaux :

• Au niveau du projet : les chefs de projet bénéficient d’une vue d’ensemble du type de ressources nécessaires tout au long du cycle de vie de leurs projets, et de la disponibilité attendue.
• Au niveau du portefeuille : les PMO peuvent analyser la capacité de l’entreprise à satisfaire à la demande, optimiser l’allocation des ressources et le plan capacitaire pour l’ensemble du portefeuille et faire des projections de la charge de travail pour les projets à venir.

Pourquoi les entreprises ont-elles du mal à allouer leurs ressources et leur plan capacitaire ?

Généralement, les entreprises saisissent l’importance d’avoir une gestion efficace des ressources, sans pour autant réussir à la planifier. Les arguments le plus souvent avancés sont le manque de personnel, une demande « ingérable », des projets trop nombreux ou encore un personnel qualifié insuffisant pour les prendre en charge.

C’est une réalité pour de nombreuses entreprises : la gestion des ressources évolue en parallèle à la gestion du portefeuille de projets, devenant de plus en plus complexe à mesure que le portefeuille grossit.

De fait, l’organisation des entreprises et de leurs équipes a radicalement changé au cours de la dernière décennie : les méthodes Agiles coexistent avec celles en cascade ; le travail à distance et la décentralisation géographique des équipes se généralisent ; les formes de communication et de collaboration permettent aux équipes de mener à bien les initiatives et les projets.

La planification à long terme est devenue une chimère !

Les changements de priorités et d’objectifs stratégiques sont régulièrement à l’ordre du jour. Toujours plus sophistiqués, les projets et les produits doivent être gérés par un PMO disposant d’outils efficaces pour planifier et allouer les ressources nécessaires au portefeuille de l’entreprise.

Avant de chercher à optimiser la gestion de vos ressources, nous vous conseillons de réaliser une analyse rétrospective de votre organisation et de répondre aux questions suivantes :

• La priorité est-elle donnée à la réalisation du projet ou à la création de valeur ?
• Les ressources et les capacités de l’entreprise sont-elles planifiées à long terme ?
• Les diagrammes de Gantt et les feuilles de temps sont-ils les seuls outils utilisés pour gérer les ressources ?

Si la réponse à l’une de ces questions est affirmative, alors la gestion des ressources a peu de chances d’atteindre l’efficacité minimum requise dans un environnement hautement concurrentiel. Poursuivez votre lecture et découvrez pourquoi ci-dessous.

Les ressources et les capacités de l’entreprise sont-elles planifiées à long terme ?

Dans un environnement agile, il est de plus en plus difficile de planifier à long terme : en cause, la compétitivité des marchés qui a force de loi et oblige les entreprises à créer de la valeur pour satisfaire leurs clients dans les plus brefs délais.

Les délais de livraison sont de plus en plus serrés, les ressources de moins en moins disponibles, les projets et les livrables de plus en plus nombreux et les personnes de plus en plus mobiles au sein des entreprises. Bouleversée, la planification de la gestion des ressources à long terme est devenue une discipline difficile à appréhender.

Planifier des ressources sur le long terme est devenu une chimère. Les entreprises doivent réviser la notion même de « long terme » et raccourcir l’horizon de leur planification, le jalon annuel n’étant plus significatif.

Les diagrammes de Gantt et les feuilles de temps sont-ils les seuls outils utilisés pour gérer les ressources ?

Les outils traditionnels comme les diagrammes de Gantt ou les feuilles de temps ne sont plus efficaces. Pour bénéficier d’une vision complète de vos ressources et des capacités de l’entreprise, il est nécessaire de renouveler la suite d’applications qui vous permet de les gérer.

Depuis l’avènement des méthodes Agiles, le diagramme de Gantt n’est plus un outil suffisant et pertinent, si utilisé de façon isolée. L’évolution rapide des structures des équipes et les priorités mouvantes de l’entreprise nécessitent de l’intégrer au process global de gestion des ressources.

De cette façon, gestion des ressources et planification capacitaire sont liées. Le diagramme de Gantt servira non seulement à avoir une vue d’ensemble de l’utilisation des ressources de l’entreprise, mais aussi à gérer le plan capacitaire à moyen et long terme.

Le même raisonnement s’applique aux feuilles de temps. Pour avoir une vision complète, les personnes ne doivent pas uniquement renseigner le nombre d’heures, mais également le nom du projet sur lequel elles travaillent, la liste des tâches du projet et le pourcentage de tâches déjà accompli…

Cette tâche est importante et demande à chacun de prendre le temps de le faire : certains pourraient la trouver laborieuse, et ne pas s’en acquitter, ce qui rend l’outil inopérant.

7 pratiques à suivre pour une planification efficace des ressources et des capacités

Vous avez probablement déjà identifié les domaines où la gestion des ressources de votre entreprise est défaillante. Certes, le contexte actuel pourrait en inciter plus d’un à baisser les bras devant la difficulté et la complexité de la tâche : pourtant, répétons-le, gérer et planifier efficacement ses ressources reste possible.

Chez Triskell Software, nous mettons tout en œuvre pour accompagner les responsables PMO et les gestionnaires de ressources et pour simplifier leur tâche. Voici les 7 meilleures pratiques à suivre pour optimiser l’utilisation des ressources dans une entreprise.

1. Planifier 3 à 6 mois.
2. Prioriser les projets et les ressources en fonction des objectifs stratégiques.
3. Examiner en profondeur la gestion de la demande et les capacités.
4. Créer une matrice des compétences de toutes les équipes.
5. Anticiper le changement.
6. Faciliter le processus d’allocation des ressources.
7. Améliorer la gestion des ressources avec un logiciel de PPM.

1. Planifier 3 à 6 mois

Planifier les ressources et les capacités de 3 à 6 mois est un objectif raisonnable, qui dépend de plusieurs facteurs tels que :

• Les objectifs stratégiques. Si une entreprise travaille avec des méthodes OKR, aligner la planification des ressources sur la révision, généralement trimestrielle, des objectifs stratégiques est un choix judicieux.
• Les méthodes et les approches de travail utilisées (approche Agile vs approche traditionnelle). Plus les équipes Agiles sont nombreuses, plus l’horizon de planification doit être court.
• L’agilité dans le recrutement de nouveaux employés, le remplacement de ceux qui sont promus ou changent de service.

Planifier à plus court terme permet une plus grande réactivité aux changements de configuration des équipes et aux éventuels changements de stratégie et d’objectif.

2. Prioriser les projets et les ressources en fonction des objectifs stratégiques

La réussite d’une entreprise dépend de la définition de ses objectifs stratégiques. Elle doit concevoir des référentiels d’information et de connaissance destinés à tous ses départements et à toutes ses équipes pour aligner ses projets et ses initiatives sur l’atteinte de ses objectifs.

Aligner le portefeuille de projets sur les objectifs ne suffit pas : il convient de le réviser régulièrement avec les différentes parties prenantes, afin d’ajuster les priorités du portefeuille, des programmes, des projets, et les ressources allouées.

Nous vous conseillons la démarche suivante : d’une part, noter les projets en fonction de leur capacité à répondre aux objectifs et d’autre part, identifier les ressources les plus utiles (individus ou équipes) et les affecter aux initiatives qui permettront d’atteindre les objectifs.

Cette approche permet de niveler l’allocation des ressources dans le portefeuille ainsi que d’ajuster les dates de livraison et le niveau de priorité des projets en fonction des deux critères suivants :

• La disponibilité de ces ressources.
• L’importance des initiatives en cours.

3. Réaliser une étude approfondie de la demande et des capacités de l’entreprise

Indispensable, cette analyse doit être réalisée au niveau du portefeuille. Elle permet de comprendre de façon exhaustive quels types de projets, de produits et de services sont fournis par l’entreprise et d’identifier quels types de demandes sont essentiels à la réalisation des objectifs stratégiques.

Une fois la demande répertoriée, il convient de vérifier que l’entreprise a effectivement la capacité d’exécuter la charge de travail. En cela, cette analyse est un excellent outil pour identifier les points faibles éventuels de l’entreprise et les possibilités d’amélioration et d’optimisation disponibles pour satisfaire au mieux la demande.

Ces points faibles et les possibilités d’amélioration peuvent prendre diverses formes :

• Détecter les spécialités et les rôles nécessaires pour répondre à la demande, non correctement pourvus dans l’entreprise.
• Identifier les ressources dupliquées ou improductives.

Dresser la liste des ressources les plus utiles à la création de valeur.

4. Créer une matrice des compétences de toutes les équipes de l’entreprise

La gestion des ressources de l’entreprise doit être alignée sur la création et la livraison de valeur. À cette fin, nous vous conseillons d’établir une matrice des compétences pour chacune des ressources, précisant leur rôle, leur service de rattachement, leurs aptitudes et leurs compétences.

Cette matrice, qui peut sembler superflue au premier abord, revêt une importance capitale, car elle permet :

• D’assigner les ressources qui, de par leurs compétences et leurs expériences, sont les mieux adaptées aux projets et aux initiatives.
• D’identifier l’absence de certains types de compétences qui pourraient aider l’entreprise à créer plus de valeur dans son portefeuille.
• De planifier de nouveaux projets, en particulier si les ressources doivent posséder des compétences et des expertises rares sur le marché.

Concentrées sur les fonctions qui les motivent et pour lesquelles elles sont le mieux adaptées, les ressources seront plus productives et développeront un plus grand sentiment d’appartenance.

5. Anticiper et planifier le changement

Dans l’environnement actuel, les objectifs d’une entreprise peuvent varier autant voire plus que sa gamme de produits et de services. Les gestionnaires de portefeuille sont obligés de suivre le mouvement pour ajuster et changer en permanence l’exécution stratégique.

L’une des responsabilités incombant aux responsables PMO et aux gestionnaires de ressources est d’anticiper les éventuels changements stratégiques de l’entreprise, de visualiser les différents scénarii possibles et leur allouer les ressources nécessaires.

L’analyse de simulations et la planification de scénarii est une fonctionnalité généralement déjà intégrée aux outils de PPM tels que ceux de Triskell Software. Elle vous permet d’anticiper et de planifier la gestion et l’allocation des ressources en fonction de chaque scénario analysé. Vous serez en mesure de comprendre « en amont » l’impact possible de ces changements sur l’organisation de l’entreprise et de prévoir le plan d’urgence d’allocation de ressources le cas échéant.

Générer ses propres analyses et ses simulations de scénarii possibles confère des avantages significatifs à une entreprise et notamment :

• La conception automatique et prédictive d’un portefeuille de projets et de produits axé sur la création de valeur et intégrant les contraintes des ressources.
• La replanification du portefeuille en cas de changements de la disponibilité et des besoins en ressources.

La création de prédictions et de scénarii sur la base des variables cruciales de l’entreprise.

6. Faciliter le processus d’allocation des ressources

« Inutile de mettre en œuvre les pratiques susmentionnées si l’entreprise n’active pas les mécanismes permettant une gestion efficace des ressources au jour le jour. Dans un environnement volatil , disposer dans les plus brefs délais de processus agiles d’allocation des ressources axés sur la création de valeur est la clé.

Quelle entreprise n’a pas déjà rencontré les problématiques suivantes :

• Ressources allouées à un projet pour leurs compétences et leurs expériences, mais bloquées par leur hiérarchie
• Processus de recrutement de ressources externes trop long et par conséquent source de retards dans la réalisation de projets clés.
• Ressources dupliquées ou rôles sans aucune pertinence pour la création de valeur.

La conception d’une matrice des compétences ainsi qu’une analyse d’hypothèses et d’une planification de scénarii évitent ces situations pénalisantes pour l’entreprise. Mais elles sont inutiles sans l’implication des responsables de service de l’entreprise pour accélérer et optimiser la gestion des ressources.

La planification des ressources implique une négociation directe entre les chefs de projet qui ont besoin de ressources, et le responsable hiérarchique ou le gestionnaire de ressources qui les contrôle. Il s’agit de promouvoir un encadrement inspirant et agile, propre à encourager la collaboration et la communication entre les différents services lors de l’acquisition, de la demande ou du partage des ressources.

7. Améliorer la gestion des ressources de l’entreprise avec un logiciel de PPM

De nombreux outils de PPM intègrent les diagrammes de Gantt, les feuilles de temps, ainsi que des fonctionnalités permettant d’avoir une vision complète et en temps réel des ressources disponibles.

Si vous devez choisir entre plusieurs solutions de PPM, assurez-vous qu’elle inclut les fonctionnalités suivantes :

• Planificateur de simulations et de scénarii de type « what-if » permettant de comparer différents scénarii et de prendre des décisions raisonnées pour la gestion des ressources.
• Tableaux de bord qui aideront à déterminer l’importance de chaque initiative pour la réalisation des objectifs stratégiques. Allouer les ressources et les capacités aux projets qui créent de la valeur sera donc plus facile.
• Espaces de travail configurables: les équipes qui travaillent selon des approches Agiles peuvent coexister avec d’autres qui utilisent des méthodes de travail traditionnelles ou hybrides. L’interface de la solution doit être flexible et disposer de vues Kanban ou Plan directeur. De cette façon, chaque équipe peut configurer l’espace de travail de l’outil en fonction de ses besoins.
• Feuilles de temps : la gestion des ressources et les feuilles de temps sont indissociables. Cette fonctionnalité permet de posséder toutes les informations de productivité et de connaître le temps passé sur les projets dans une seule interface.