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7 ways to break down enterprise silos with Triskell Software

7 façons d’éliminer les silos d’entreprise avec une solution de PPM

Chef de projet, PMO ou responsable informatique, vous n'êtes pas seul ! Pas seul à travailler dans une organisation ayant un fonctionnement par silos. Pas seul non plus à être frustré part les retards récurrents des livrables et échéances de vos projets. Pas le seul enfin à vivre quotidiennement malentendus et autres situations tendues avec des chefs d'équipe qui privilégient leurs propres intérêts à ceux de l'organisation.

De nombreuses organisations font face aux mêmes problèmes, tout simplement parce que les silos font encore partis de la culture d’entreprise. Les départements sont isolés et déconnectés les uns des autres. C’est malheureusement la raison principale pour laquelle la plupart ne parviennent pas à exécuter leur portefeuille de projets ni à l’aligner sur leur planification stratégique.

Allez-vous laisser les silos compromettre la compétitivité et les objectifs de votre organisation ? Surement pas ! C'est pourquoi nous allons vous expliquer en détail comment éliminer les silos organisationnels à l’aide d’une solution PPM comme Triskell Software. Vous voulez savoir comment ? Continuez à lire.

Les silos, défi majeur des entreprises dans leur transformation numérique

La transformation numérique est une réalité à laquelle toutes les organisations sont confrontées, quel que soit leur secteur d’activité. C’est un environnement hautement concurrentiel dans lequel les entreprises doivent mettre sur le marché des produits et services innovants répondant aux attentes de consommateurs de plus en plus exigeants. Et ce, dans des délais les plus courts possibles.

 

Dans un tel contexte, les organisations travaillant en silos ne rivalisent pas à armes égales avec les autres. Indépendamment du type d’entreprise ou du secteur dans lequel elles opèrent, elles ont de nombreux points communs, véritables freins à leur succès :

  • Retards de livraison : C’est la conséquence la plus évidente et aussi la plus critique compte tenu du contexte commercial évoqué ci-dessus. Une organisation reposant sur des départements et des équipes isolés qui pensent plus leur propre intérêt qu’à l’intérêt commun échouera toujours à gérer les délais et les ressources de son portefeuille de projets. En conséquence, elle lancera ses produits ou services sur le marché avec un retard significatif par rapport à ses concurrents ou pire, des offres ne répondant pas aux attentes des utilisateurs.
  • Des équipes peu orientées client : les organisations travaillant en silos ont la mauvaise habitude de se concentrer uniquement sur leurs process internes, isolés des besoins de ses clients. Des phrases comme « Ici, on a toujours fait les choses de cette manière » ou « cette tâche n’entre pas dans notre champ d’action » sont celles qui définissent le mieux les équipes qui travaillent ainsi.
  • Pas de culture de partage des connaissances : une autre conséquence de travailler dans une organisation en silos est qu’il y a de nombreuses sources d’information internes hétérogènes et non connectées. Chaque équipe protège sa source d’informations comme s’il s’agissait d’un trésor, et il n’y a aucune procédure en place pour que les équipes se partagent les informations. Si vous êtes familier avec la phrase « nous travaillons avec ces procédures et vous avec les vôtres », vous comprendrez !
  • Absence d’objectifs à long terme : les entreprises en silos, où chaque département ne s’occupe que de ses propres intérêts, ont plus de difficultés à concevoir des plans stratégiques à long terme réussis. Ceci est principalement dû à un manque d’attitude orientée client conduisant à des processus éloignés des demandes clients et des marchés cibles.

Quelles stratégies pour briser les silos organisationnels ?

Les silos sont bien ancrés dans votre organisation ; leur élimination ne se fera pas en un claquement de doigts mais grâce à une vision à long terme. Et c’est à la direction générale que revient cette tâche. Elle doit insuffler un nouvel état d’esprit, où les équipes travaillent sur des objectifs communs.

 

Alors que ce changement d’état d’esprit prend place à tous les niveaux de l’organisation, les entreprises peuvent prendre un certain nombre de décisions à court ou moyen terme pour relever le défi de briser les silos organisationnels. Nous recommandons 5 stratégies à développer dans ce contexte :

  1. L’alignement de la stratégie avec l’exécution du portefeuille.
  2. La normalisation des processus et des flux de travail.
  3. La transparence et des canaux de communication continus.
  4. La gestion efficace des ressources.
  5. L’unification des outils de gestion et d’exécution du portefeuille de projets.

1. Aligner la stratégie avec l’exécution du portefeuille

Le plus grand défi auquel les entreprises doivent faire face aujourd’hui est d’aligner leur planification stratégique avec l’exécution. La meilleure façon de faire travailler ces silos à la réalisation d’objectifs communs ? Définir des objectifs stratégiques, puis les refléter dans un portefeuille de projets aligné cette planification. C’est la meilleure façon de s’assurer que toutes les équipes comprennent qu’elles ont un niveau de responsabilité sur la réussite ou l’échec de l’entreprise dans l’atteinte de ses objectifs.

2. Normalisation des processus et des flux de travail

L’un des principaux obstacles auquel les entreprises sont confrontées pour délivrer des produits et services dans les meilleurs délais est la coexistence de différents processus et flux de travail dans chaque équipe. Cela créée de véritable goulots d’étranglement pour la création de valeur agile.

C’est encore plus vrai dans les organisations en silos qui sont généralement réticentes à mettre en place des processus et des manières de travailler qui ne sont pas les leurs et encore moins à partager leurs procédures avec d’autres.

 

Pour régler ce problème, les entreprises doivent :1. définir toutes leurs chaînes de valeur, les lister et les prioriser ; 2. définir des processus et des flux de travail normalisés 3. Faire adhérer tous les collaborateurs et les équipes qui, d’une manière ou d’une autre contribuent à la création de valeur.

3. Transparence et canaux de communication continus

E-mails avec des personnes en copie cachée, feuilles de calcul partagées uniquement avec l’équipe, manque de communication avec les parties prenantes... Voilà des situations typiques dans les organisations qui travaillent en silos. Les équipes partagent rarement les informations sur l’état et l’avancement de leurs livrables. Et, lorsqu’elles le font, c’est pour rendre compte à la Direction du jour, ce qui laisse ces informations aux mains de la plupart des parties prenantes.

La Direction devrait encourager la transparence dans le partage de l’information. En commençant par la communication des objectifs de l’organisation à tous les niveaux de l’organisation. Puis, développer des canaux et des outils de communication efficaces avec lesquels toutes les parties prenantes peuvent être informées du statut et de l’avancement de l’exécution du portefeuille.

4. Gestion efficace des ressources

La gestion des ressources tout au long de l’exécution du portefeuille de projets est l’une des tâches les plus sensibles pour les responsables de projets et PMO. Elle demande une coordination entre plusieurs départements et domaines d’activité et dans une organisation en silos, ça devient vite un véritable casse-tête.

Pour une gestion efficace des ressources, il est alors essentiel que planification stratégique et exécution de portefeuille de projets soient alignées : il faut une vision globale du portefeuille et des priorités, coûts et risques de chaque projet. C’est l’unique moyen pour que les responsables d’équipe et de projets puissent se mettre d’accord sur le partage des ressources.

5. Unifier les outils de gestion et d’exécution de portefeuille de projets

L’une des caractéristiques des organisations en silos est la coexistence de plusieurs applications pour gérer différents aspects de la planification stratégique et de l’exécution du portefeuille de projets : Excel est utilisé pour surveiller et analyser l’avancement de chacun des projets, chaque projet est dispersé dans des bases de données différentes, la gestion des ressources et des temps est réalisée avec Jira et les livrables, incidents et demandes, sont gérés avec d’autres outils.

 

Travailler avec de nombreux outils sans aucune connexion entre eux conduit également à la création de ces silos. Par conséquent, nous recommandons aux organisations de réduire leur gamme d’outils et de centraliser la planification stratégique et la gestion du portefeuille de projets et de produits au sein d’un même outil.

 
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Comment mettre en place OKR avec l’outil PPM Triskell Software ?

Comment Triskell Software aide à briser les silos de votre organisation

Triskell Software est la solution tout-en-un qui permettra à votre organisation d’avoir une vision allant au-delà de la gestion, du suivi et de l’analyse de votre portefeuille de projets et de produits. Sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités seront votre meilleur soutien pour briser les silos organisationnels et aligner toutes les équipes vers la réalisation d’objectifs communs.

Voici les fonctionnalités qui faciliteront la suppression des silos dans votre entreprise :

  • Planification et exécution du portefeuille à partir d’une interface unique.
  • Livraison des livrables et des projets aux objectifs stratégiques.
  • Visibilité du travail de toutes les équipes.
  • Configuration des processus et des flux de travail.
  • Vues Kanban, Masterplan et Grille pour une meilleure clarté.
  • Information centralisée dans un système unique.
  • Système d’alertes et de notifications en temps réel.

Planification et exécution du portefeuille à partir d’une interface unique

La solution offre une vue complète du portefeuille de projets de l’organisation, facilitant ainsi la prise de décisions sur des problèmes tels que la gestion des finances et des ressources, ou la priorisation de projets en fonction de la valeur qu’ils apporteront à l’organisation.

Toutes les équipes auront une vue mise à jour en temps réel du statut de leurs projets. Depuis l’interface de Triskell, vous pouvez planifier, gérer, suivre et analyser le portefeuille de l’organisation. Triskell est votre allié pour une meilleure prise de décision sur les projets en cours.

Lier les livrables et les projets aux objectifs stratégiques

Grâce à notre solution, vous pourrez aligner chacune des initiatives et des projets de votre équipes avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Vous pourrez définir et prioriser les objectifs stratégiques de votre entreprise et chacun des objets que vous créez dans notre interface (projets, produits, livrables) peut être lié à l’un de ces objectifs.

Avec cette fonctionnalité, les départements qui ont l’habitude de travailler en silos verront la véritable valeur ajoutée de leur travail pour l’organisation. Cela contribuera à créer une culture d’entreprise qui favorise la collaboration, la communication et la transparence.

Visibilité du travail de toutes les équipes

Les équipes travaillant en silos sont souvent déconnectées de la planification et des objectifs stratégiques de l’organisation. Elles ont tendance à se concentrer exclusivement sur l’exécution de leurs projets et tâches dans le respect des délais et du budget, sans tenir compte de la valeur qu’elles apportent ou la priorité de ce qu’elles font au sein du portefeuille de projets de l’organisation.

 

Avec Triskell vous obtiendrez une visibilité totale sur le statut des tâches réalisées par tous les départements dans votre organisation grâce à la large gamme de possibilité d’intégration à d’autres applications telles que :

  • Jira: vous serez en mesure de relier la planification et la gestion de portefeuille de projets à son exécution. Vous aurez une visibilité directe sur les tâches réalisées par les équipes de développement et IT de votre organisation.
  • Triskell peut s’intégrer avec d’autres solutions de gestion de projets plus classiques telles que Microsoft Project, Excel et même Sharepoint. Ainsi, vous aurez un contrôle total sur le statut de tous vos projets.
  • Grâce à l’API de Triskell, vous pouvez connecter son interface avec n’importe quelle autre solution développée en interne. Cela permettra d’accroitre la transparence et la collaboration entre les différents secteurs et d’éliminer les silos.

Configuration des processus et des workflows

La conception des processus et des workflow est un des aspects les plus bureaucratiques de la gestion de portefeuille de projets. Encore plus dans une structure en silo où chaque équipe possède ses propres processus et façons de travailler.

Triskell facilite cette tâche en vous permettant de concevoir des processus et des flux de travail de manière simple et intuitive pour votre portefeuille de projets. De cette façon, les équipes et les parties prenantes travailleront avec les mêmes règles, et ces équipes travaillant en silos devront sortir de leur bulle et adopter les processus que vous avez établis dans notre solution.

Vues Kanban, Masterplan et Grille pour une meilleure clarté

Dans la même organisation, certains départements travaillent selon les méthodologies Agile alors que d’autres suivent des approches plus traditionnelles. Cette approche hybride rend la gestion de portefeuille de projets plus complexe si vous ne disposez pas de rapports ou de vues claires permettant aux équipes de comprendre le statut de leurs projets.

Triskell Software possède les vues Kanban, Masterplan et Grille dans son interface, ce qui facilite la compréhension des données qui composent votre portefeuille de projets. Toutes ces vues sont personnalisables, avec une large gamme de filtres, afin que chaque partie prenante puisse voir les informations qui l’intéresse vraiment.

Des informations centralisées dans un seul système

Plus besoin d’avoir 4 ou 5 outils différents pour gérer, suivre et analyser le portefeuille de projets ou de produits. Triskell Software offre différentes solutions avec lesquelles vous pourrez exécuter toutes les tâches du portefeuille de projets à partir d’une seule interface.

 

Allocation de ressources, gestion des risques et des coûts, budgétisation, gestion de la demande, rapports et tableaux de bord personnalisés… Tout ceci et plus encore peut être configuré dans la solution PPM de Triskell Software.

Système d’alertes et de notifications en temps réel

Nous avons déjà expliqué que pour éliminer les silos, il est essentiel de promouvoir la transparence, la collaboration et la communication entre équipes et individus à tous les niveaux de l’organisation. Triskell Software possède des fonctionnalités telles qu’un système d’alertes et de notifications en temps réel, ainsi qu’une large gamme de rapports et de tableaux de bord entièrement personnalisables qui vous permettront de faire évoluer vos équipes vers une culture basée sur le travail d’équipe et le partage d’informations.

Envie de faire évoluer votre organisation ? Demandez une démo de la solution Triskell dès maintenant

Voulez-vous mener les changements dans votre organisation et briser les silos départementaux qui vous causent tant de mal ? Demandez une démo de Triskell et découvrez comment notre solution peut vous aider à conduire ce changement de mentalité.