Sie sind nicht allein. Sie sind auch nicht der Einzige, der in einem Unternehmen mit einer Silo-Mentalität arbeitet. Sie sind bei weitem nicht der einzige Projektmanager, PMO- oder IT-Manager, der frustriert ist, weil sich seine Leistungen und Projekttermine verzögern. Sie erleben tagtäglich angespannte Situationen und Missverständnisse mit Teamleitern, die ihren eigenen Interessen Vorrang vor denen des Unternehmens geben.
Und das nur, weil Sie für ein Unternehmen mit völlig isolierten und voneinander getrennten Arbeitsbereichen arbeiten. Oder, mit anderen Worten, weil in der Kultur Ihres Unternehmens immer noch Silos herrschen. Glauben Sie es oder nicht, viele Unternehmen haben das gleiche Problem, und das ist der Hauptgrund, warum es den meisten nicht gelingt, ihr Projektportfolio auszuführen und es mit ihrer strategischen Planung in Einklang zu bringen.
Möchten Sie tatenlos zusehen? Möchten Sie zulassen, dass Silos die Wettbewerbsfähigkeit und die Ziele Ihres Unternehmens gefährden? Wir wissen, dass Sie das nicht tun möchten, und deshalb werden wir Ihnen im Detail erklären, wie Triskell Software Ihnen helfen kann, organisatorische Silos zu überwinden. Möchten Sie wissen, wie? Lesen Sie weiter.
INHALTSANGABE
Die digitale Transformation ist eine Realität, mit der alle Unternehmen konfrontiert sind, unabhängig von ihrem Sektor oder ihrer Branche. Es handelt sich um ein neues, hart umkämpftes Umfeld, in dem Unternehmen innovative und anspruchsvolle Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen müssen, die möglichst gut die Bedürfnisse und Erwartungen der immer anspruchsvolleren Nutzer und Verbraucher erfüllen. Und zwar in kürzester Zeit.
“Organisationen, die in Silos arbeiten finden es schwieriger zu konkurrieren”
Es ist nicht schwer zu schlussfolgern, dass es in diesem Zusammenhang für Unternehmen, die in Silos arbeiten, schwieriger ist, auf Augenhöhe mit den anderen zu konkurrieren. Alle Unternehmen, die in Silos arbeiten, haben unabhängig von der Art des Unternehmens oder dem Sektor, in dem sie tätig sind, mehrere Elemente gemeinsam:
Wie Sie sehen, ist die Aufgabe, Silos zu überwinden, nicht einfach. Diese Aufgabe muss von Unternehmen mit einer langfristigen Vision angegangen werden und sollte von der obersten Führungsebene geleitet werden. Sie müssen als Vermittler des Wandels dienen und eine neue Denkweise fördern, bei der alle Teams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.
“Das Überwinden von Silos ist eine Aufgabe die langfristig angegangen werden muss”
Da dieser Bewusstseinswandel im Unternehmen auf allen Ebenen stattfindet, gibt es eine Reihe von Entscheidungen, die Unternehmen kurz- bis mittelfristig treffen können, um die Herausforderung, organisatorische Silos zu überwinden, leichter zu bewältigen. Zusammengefasst gibt es 5 Strategien, die in diesem Zusammenhang entwickelt werden können:
Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht heute darin, ihre strategische Planung mit der Ausführung abzustimmen. Diese Herausforderung ist in Unternehmen, in denen Silos fest in der Unternehmenskultur verankert sind, noch größer, da sich diese Teams mehr um ihre eigenen Belange kümmern als um den Erfolg des Unternehmens.
Die beste Möglichkeit, diese Silos zur Erreichung gemeinsamer Ziele zu bewegen, besteht darin, dass das Unternehmen zunächst strategische Ziele definiert und diese Ziele anschließend in ein Projektportfolio einfließen lässt, das auf diese Planung abgestimmt ist. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Teams verstehen, dass sie eine gewisse Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens bei der Erreichung seiner Ziele tragen.
Eines der Haupthindernisse, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn es darum geht, Produkte und Dienstleistungen in kürzester Zeit zu liefern, ist das Nebeneinander unterschiedlicher Prozesse und Arbeitsabläufe in den einzelnen Teams, und das stellt Blockadepunkte und Engpässe für eine agile Wertschöpfung dar.
Das gilt umso mehr in Silo-Organisationen, die im Allgemeinen nur ungern Prozesse und Arbeitsweisen einführen, die nicht ihre eigenen sind, und noch weniger bereit sind, ihre Verfahren mit anderen zu teilen.
“Unternehmen müssen alle ihre Value Stream definieren, auflisten und priorisieren”
Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen alle ihre Value Stream definieren, sie auflisten und priorisieren sowie standardisierte Prozesse und Arbeitsabläufe rund um sie festlegen, die von allen Personen und Teams, die auf die eine oder andere Weise zur Wertschöpfung beitragen, befolgt werden müssen.
E-Mails mit Personen in versteckter Kopie, Tabellenkalkulationen, die nur innerhalb des Teams geteilt werden, oder fehlende Kommunikation mit Stakeholdern... Diese Situationen sind in Organisationen, die in Silos arbeiten, durchaus üblich. Teams tauschen kaum Informationen über den Status und den Fortschritt ihrer Arbeit aus. Und wenn doch, dann nur, um dem Management des Tages Bericht zu erstatten, so dass die meisten Stakeholder kein Interesse an diesen Informationen haben.
Dabei sollte das Management die Transparenz bei der Weitergabe von Informationen fördern. Dies beginnt in erster Linie mit der Kommunikation der Unternehmensziele auf allen Ebenen des Unternehmens. Und dann sollten Sie effiziente Kommunikationskanäle und -instrumente entwickeln, mit denen alle Stakeholder über den Status und den Fortschritt der Portfolioumsetzung informiert werden können.
Das Ressourcenmanagement während der Ausführung des Projektportfolios ist eine der heikelsten Aufgaben sowohl für Projekt- als auch für PMO-Manager, da es die Koordination mit mehreren Abteilungen und Arbeitsbereichen erfordert. Es ist allgemein bekannt, dass dies in Organisationen, die in Silos arbeiten, also in Umgebungen, die dem Informationsaustausch nicht sehr aufgeschlossen gegenüberstehen, noch komplizierter ist, wenn es darum geht, Mitarbeiter aus diesen Teams für die Durchführung von Projekten anzufordern, so dass das Ressourcenmanagement zu einem echten Kopfzerbrechen wird.
Für eine effiziente Ressourcenverwaltung in einem isolierten Unternehmen ist es unerlässlich, die strategische Planung und die Ausführung des Projektportfolios aufeinander abzustimmen. Nur auf diese Weise können sich Team- und Projektmanager auf die gemeinsame Nutzung von Ressourcen einigen, wenn sie einen Gesamtüberblick über das Portfolio und die Prioritäten, Kosten und Risiken der einzelnen Projekte haben.
Eines der Markenzeichen von siloartigen Organisationen ist die Nutzung mehrerer Anwendungen zur Verwaltung verschiedener Aspekte der strategischen Planung und der Ausführung des Projektportfolios.
Es kann vorkommen, dass Excel zur Überwachung und Analyse des Fortschritts jedes einzelnen Projekts verwendet wird (wobei in vielen Fällen jedes Projekt in verschiedenen Datenbanken verstreut ist), während das Ressourcen- und Zeitmanagement z.B. über Jira erfolgt, während Deliverables, Vorfälle und Anforderungen in anderen Tools verwaltet werden.
“Die Verwaltung des Portfolios mit vielen Tools führt zur Bildung von Silos”
Die Arbeit mit vielen Tools, die nicht miteinander in Verbindung stehen, begünstigt ebenfalls die Entstehung dieser Silos. Deshalb sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, ihre Tool-Suite zu reduzieren und die strategische Planung sowie das Projekt- und Produktportfoliomanagement von einem einzigen Punkt aus zu zentralisieren.
Triskell Software ist die All-in-One-Lösung, die es Ihrer Organisation ermöglicht, über die Verwaltung, Überwachung und Analyse Ihres Projekt- und Produktportfolios hinaus zu denken. Die Flexibilität und viele der enthaltenen Funktionalitäten werden Sie dabei unterstützen, organisatorische Silos aufzubrechen und alle Teams auf das Erreichen gemeinsamer Ziele auszurichten.
Was sind diese Funktionen, die es Ihnen erleichtern werden, Silos in Ihrem Unternehmen zu überwinden? Es sind die folgenden:
Triskell verfügt über Funktionen, die es zu mehr als nur einer weiteren PPM-Software auf dem Markt machen. Die Software bietet einen vollständigen Überblick über das Projektportfolio des Unternehmens und erleichtert die Entscheidungsfindung in Fragen wie Finanz- und Ressourcenmanagement oder die Priorisierung von Projekten nach ihrem Wert für das Unternehmen.
Alle Teams haben einen aktuellen Echtzeit-Überblick über den Status ihrer Projekte. Über die Benutzeroberfläche von Triskell können Sie das Unternehmensportfolio planen, verwalten, überwachen und analysieren. So sind Sie Ihr bester Helfer für eine bessere Entscheidungsfindung bei den laufenden Projekten.
Dank unserer Lösung können Sie jede Initiative und jedes Projekt Ihres Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens abstimmen. Triskell ermöglicht es Ihnen, strategische Ziele für Ihr Unternehmen zu definieren und zu priorisieren, und jedes der Objekte, die Sie in unserer Schnittstelle erstellen (Projekte, Produkte, Leistungen), kann mit einem dieser Ziele verknüpft werden.
Dank dieser Funktionen können Abteilungen, die normalerweise in Silos arbeiten, erkennen, wie ihre Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. So wird eine Arbeitskultur im Unternehmen geschaffen, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz fördert.
Sie wissen vielleicht schon, dass Teams, die in Silos arbeiten, oft nicht mit der strategischen Planung und den Zielen des Unternehmens verbunden sind. Sie konzentrieren sich ausschließlich darauf, ihre Projekte und Aufgaben fristgerecht und im Rahmen des Budgets auszuführen, ohne sich Gedanken über den Wert zu machen, den sie liefern, oder über die Priorität dessen, was sie innerhalb des Projektportfolios der Organisation tun.
“Teams, die in Silos arbeiten, sind von den strategischen Zielen der Organisation abgekoppelt"
Mit Triskell haben Sie dank der vielfältigen Möglichkeiten der Integration mit anderen Anwendungen, wie z.B. den folgenden, einen vollständigen Überblick über den Status der Aufgaben, die von allen Abteilungen Ihrer Organisation ausgeführt werden:
Die Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen gehört zu den bürokratischsten Teilen des Projektportfoliomanagements. Das gilt umso mehr in einer siloartigen Unternehmensstruktur, in der jedes Arbeitsteam seine eigenen Verfahren und Arbeitsweisen hat.
Mit Triskell können Sie diese Aufgabe erleichtern, denn es ermöglicht Ihnen, Prozesse und Arbeitsabläufe auf einfache und intuitive Weise für Ihr Projektportfolio zu gestalten. So arbeiten Teams und Stakeholder nach denselben Regeln, und die Teams, die in Silos arbeiten, müssen ihre Blase verlassen und sich an die Prozesse halten, die Sie in unserer Lösung festgelegt haben.
Innerhalb einer Organisation kann es, insbesondere wenn die Teams in Silos arbeiten, sowohl Abteilungen geben, die nach agilen Methoden arbeiten, als auch solche, die eher traditionelle Ansätze verfolgen. Dies macht das Projektportfoliomanagement schwieriger, wenn Sie keine klaren Berichte oder Ansichten für die Teams haben, um den Status ihrer Projekte zu verstehen.
Die Triskell Software verfügt über Kanban-, Masterplan- und Grid-Ansichten in ihrer Benutzeroberfläche, die das Verständnis der Daten, aus denen sich Ihr Projektportfolio zusammensetzt, erleichtern. Alle Ansichten sind anpassbar und verfügen über eine breite Palette von Filtern, so dass jeder Beteiligte die Informationen sehen kann, die ihn wirklich interessieren.
Sie sind nicht mehr auf 4 oder 5 verschiedene Tools angewiesen, um Ihr Projekt- oder Produktportfolio zu verwalten, zu überwachen und zu analysieren. Die Triskell Software verfügt über verschiedene Lösungen, mit denen Sie alle Aufgaben des Projektportfolios über eine einzige Schnittstelle ausführen können.
“Triskell ermöglicht Ihnen die Durchführung alle Aufgaben des Projektportfolios über eine einzige Schnittstelle”
Ressourcenzuweisung, Risiko- und Kostenmanagement, Budgetierung, Bedarfsmanagement, individuelle Berichte und Dashboards... Alle diese Funktionen und mehr können in der PPM-Lösung von Triskell Software einfach und flexibel konfiguriert werden
Wie wir bereits erläutert haben, ist es für die Beseitigung von Silos unerlässlich, die Transparenz, die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen Teams und Einzelpersonen auf allen Ebenen der Organisation zu fördern. Die Triskell Software verfügt über Funktionen wie ein System von Echtzeit-Warnungen und -Benachrichtigungen sowie zahlreiche vollständig anpassbare Dashboards und Berichte, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Teams zu einer Kultur der Teamarbeit und des Informationsaustauschs zu führen.
Sie möchten den Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben und die Abteilungssilos, die Ihnen so viele Kopfschmerzen bereiten, überwinden? Dann fordern Sie eine Demo von Triskell Software an und entdecken Sie, wie unsere Lösung Ihnen dabei helfen kann, den angestrebten Mentalitätswandel in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.