7 Wege zum Überwinden von Unternehmenssilos mit Triskell Software

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7 Wege zum Überwinden von Unternehmenssilos mit Triskell Software

Sie sind nicht allein. Sie sind auch nicht der Einzige, der in einem Unternehmen mit einer Silo-Mentalität arbeitet. Sie sind bei weitem nicht der einzige Projektmanager, PMO- oder IT-Manager, der frustriert ist, weil sich seine Leistungen und Projekttermine verzögern. Sie erleben tagtäglich angespannte Situationen und Missverständnisse mit Teamleitern, die ihren eigenen Interessen Vorrang vor denen des Unternehmens geben.

Und das nur, weil Sie für ein Unternehmen mit völlig isolierten und voneinander getrennten Arbeitsbereichen arbeiten. Oder, mit anderen Worten, weil in der Kultur Ihres Unternehmens immer noch Silos herrschen. Glauben Sie es oder nicht, viele Unternehmen haben das gleiche Problem, und das ist der Hauptgrund, warum es den meisten nicht gelingt, ihr Projektportfolio auszuführen und es mit ihrer strategischen Planung in Einklang zu bringen.

Möchten Sie tatenlos zusehen? Möchten Sie zulassen, dass Silos die Wettbewerbsfähigkeit und die Ziele Ihres Unternehmens gefährden? Wir wissen, dass Sie das nicht tun möchten, und deshalb werden wir Ihnen im Detail erklären, wie Triskell Software Ihnen helfen kann, organisatorische Silos zu überwinden. Möchten Sie wissen, wie? Lesen Sie weiter.

Silos, die größte Herausforderung für Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist eine Realität, mit der alle Unternehmen konfrontiert sind, unabhängig von ihrem Sektor oder ihrer Branche. Es handelt sich um ein neues, hart umkämpftes Umfeld, in dem Unternehmen innovative und anspruchsvolle Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen müssen, die möglichst gut die Bedürfnisse und Erwartungen der immer anspruchsvolleren Nutzer und Verbraucher erfüllen. Und zwar in kürzester Zeit.

 

Es ist nicht schwer zu schlussfolgern, dass es in diesem Zusammenhang für Unternehmen, die in Silos arbeiten, schwieriger ist, auf Augenhöhe mit den anderen zu konkurrieren. Alle Unternehmen, die in Silos arbeiten, haben unabhängig von der Art des Unternehmens oder dem Sektor, in dem sie tätig sind, mehrere Elemente gemeinsam:

  • Verzögerungen bei den Lieferterminen: Das ist die offensichtlichste Konsequenz und auch die kritischste, wenn man den oben erwähnten geschäftlichen Kontext berücksichtigt. Eine Organisation mit isolierten Abteilungen und Teams, die ihr eigenes Interesse und nicht das gemeinsame Interesse des Unternehmens im Auge haben, wird immer daran scheitern, Termine und Ressourcen in ihrem Projektportfolio zu verwalten. Das Ergebnis ist, dass es Produkte und Dienstleistungen zu spät auf den Markt bringt, die bereits von der Konkurrenz auf den Markt gebracht wurden, oder die, wie wir weiter unten ausführen werden, nicht an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst sind.
  • Arbeitsteams ohne kundenorientierte Mentalität: Organisationen, die in Silos arbeiten, haben die schlechte Angewohnheit, sich nur auf ihre internen Prozesse zu konzentrieren, isoliert von den Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Kunden. Aussagen wie "Das haben wir hier schon immer so gemacht" oder "Diese Aufgabe liegt nicht in unserem Aufgabenbereich" sind die besten Beispiele für Teams, die in Silos arbeiten.
  • Keine Kultur des Wissensaustauschs: Die Arbeit in einer Silo-Organisation hat auch zur Folge, dass es zwar viele interne Informations- und Wissensquellen gibt, aber keine davon miteinander verbunden ist. Die einzelnen Teams hüten ihre Informationsquellen wie einen Schatz, und es gibt keine Verfahren für den Informationsaustausch zwischen den Teams. Kennen Sie den Satz "Wir arbeiten mit diesen Verfahren und Sie mit den Ihren"? Genau das meinen wir.
  • Fehlende langfristige Ziele: Für Unternehmen mit Silos, in denen sich jede Abteilung nur um ihre eigenen Interessen kümmert, ist es schwieriger, erfolgreiche langfristige strategische Pläne zu entwickeln. Das liegt vor allem an der fehlenden kundenzentrierten Mentalität in solchen Unternehmen, deren Prozesse und Value Stream in vielen Fällen weit von den Anforderungen ihrer Zielkunden und -märkte entfernt sind.

Strategien zum Überwinden organisatorischer Silos

Wie Sie sehen, ist die Aufgabe, Silos zu überwinden, nicht einfach. Diese Aufgabe muss von Unternehmen mit einer langfristigen Vision angegangen werden und sollte von der obersten Führungsebene geleitet werden. Sie müssen als Vermittler des Wandels dienen und eine neue Denkweise fördern, bei der alle Teams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

 

Da dieser Bewusstseinswandel im Unternehmen auf allen Ebenen stattfindet, gibt es eine Reihe von Entscheidungen, die Unternehmen kurz- bis mittelfristig treffen können, um die Herausforderung, organisatorische Silos zu überwinden, leichter zu bewältigen. Zusammengefasst gibt es 5 Strategien, die in diesem Zusammenhang entwickelt werden können:

  1. 1. Stimmen Sie die Strategie mit der Ausführung des Portfolios ab.
  2. 2. Standardisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
  3. 3. Transparenz und konstante Kommunikationskanäle.
  4. 4. Effizientes Ressourcenmanagement.
  5. 5. Vereinheitlichung des Projektportfolio-Managements und der Ausführungswerkzeuge.

1. Strategie und Portfolioausführung aufeinander abstimmen

Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht heute darin, ihre strategische Planung mit der Ausführung abzustimmen. Diese Herausforderung ist in Unternehmen, in denen Silos fest in der Unternehmenskultur verankert sind, noch größer, da sich diese Teams mehr um ihre eigenen Belange kümmern als um den Erfolg des Unternehmens.

Die beste Möglichkeit, diese Silos zur Erreichung gemeinsamer Ziele zu bewegen, besteht darin, dass das Unternehmen zunächst strategische Ziele definiert und diese Ziele anschließend in ein Projektportfolio einfließen lässt, das auf diese Planung abgestimmt ist. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Teams verstehen, dass sie eine gewisse Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens bei der Erreichung seiner Ziele tragen.

2. Standardisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen

Eines der Haupthindernisse, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn es darum geht, Produkte und Dienstleistungen in kürzester Zeit zu liefern, ist das Nebeneinander unterschiedlicher Prozesse und Arbeitsabläufe in den einzelnen Teams, und das stellt Blockadepunkte und Engpässe für eine agile Wertschöpfung dar.

Das gilt umso mehr in Silo-Organisationen, die im Allgemeinen nur ungern Prozesse und Arbeitsweisen einführen, die nicht ihre eigenen sind, und noch weniger bereit sind, ihre Verfahren mit anderen zu teilen.

 

Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen alle ihre Value Stream definieren, sie auflisten und priorisieren sowie standardisierte Prozesse und Arbeitsabläufe rund um sie festlegen, die von allen Personen und Teams, die auf die eine oder andere Weise zur Wertschöpfung beitragen, befolgt werden müssen.

3. Transparenz und konstante Kommunikationskanäle

E-Mails mit Personen in versteckter Kopie, Tabellenkalkulationen, die nur innerhalb des Teams geteilt werden, oder fehlende Kommunikation mit Stakeholdern... Diese Situationen sind in Organisationen, die in Silos arbeiten, durchaus üblich. Teams tauschen kaum Informationen über den Status und den Fortschritt ihrer Arbeit aus. Und wenn doch, dann nur, um dem Management des Tages Bericht zu erstatten, so dass die meisten Stakeholder kein Interesse an diesen Informationen haben.

Dabei sollte das Management die Transparenz bei der Weitergabe von Informationen fördern. Dies beginnt in erster Linie mit der Kommunikation der Unternehmensziele auf allen Ebenen des Unternehmens. Und dann sollten Sie effiziente Kommunikationskanäle und -instrumente entwickeln, mit denen alle Stakeholder über den Status und den Fortschritt der Portfolioumsetzung informiert werden können.

4. Effizientes Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement während der Ausführung des Projektportfolios ist eine der heikelsten Aufgaben sowohl für Projekt- als auch für PMO-Manager, da es die Koordination mit mehreren Abteilungen und Arbeitsbereichen erfordert. Es ist allgemein bekannt, dass dies in Organisationen, die in Silos arbeiten, also in Umgebungen, die dem Informationsaustausch nicht sehr aufgeschlossen gegenüberstehen, noch komplizierter ist, wenn es darum geht, Mitarbeiter aus diesen Teams für die Durchführung von Projekten anzufordern, so dass das Ressourcenmanagement zu einem echten Kopfzerbrechen wird.

Für eine effiziente Ressourcenverwaltung in einem isolierten Unternehmen ist es unerlässlich, die strategische Planung und die Ausführung des Projektportfolios aufeinander abzustimmen. Nur auf diese Weise können sich Team- und Projektmanager auf die gemeinsame Nutzung von Ressourcen einigen, wenn sie einen Gesamtüberblick über das Portfolio und die Prioritäten, Kosten und Risiken der einzelnen Projekte haben.

5. Vereinheitlichung des Projektportfolio-Managements und der Tools für die Ausführung

Eines der Markenzeichen von siloartigen Organisationen ist die Nutzung mehrerer Anwendungen zur Verwaltung verschiedener Aspekte der strategischen Planung und der Ausführung des Projektportfolios.

Es kann vorkommen, dass Excel zur Überwachung und Analyse des Fortschritts jedes einzelnen Projekts verwendet wird (wobei in vielen Fällen jedes Projekt in verschiedenen Datenbanken verstreut ist), während das Ressourcen- und Zeitmanagement z.B. über Jira erfolgt, während Deliverables, Vorfälle und Anforderungen in anderen Tools verwaltet werden.

 

Die Arbeit mit vielen Tools, die nicht miteinander in Verbindung stehen, begünstigt ebenfalls die Entstehung dieser Silos. Deshalb sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, ihre Tool-Suite zu reduzieren und die strategische Planung sowie das Projekt- und Produktportfoliomanagement von einem einzigen Punkt aus zu zentralisieren.

 
How to implement OKR with a PPM software

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Wie Triskell Software dabei hilft, die Silos in Ihrem Unternehmen zu überwinden

Triskell Software ist die All-in-One-Lösung, die es Ihrer Organisation ermöglicht, über die Verwaltung, Überwachung und Analyse Ihres Projekt- und Produktportfolios hinaus zu denken. Die Flexibilität und viele der enthaltenen Funktionalitäten werden Sie dabei unterstützen, organisatorische Silos aufzubrechen und alle Teams auf das Erreichen gemeinsamer Ziele auszurichten.

Was sind diese Funktionen, die es Ihnen erleichtern werden, Silos in Ihrem Unternehmen zu überwinden? Es sind die folgenden:

  • Portfolioplanung und -ausführung über eine einzige Schnittstelle.
  • Verknüpfung von Leistungen und Projekten mit strategischen Zielen.
  • Transparenz über die Arbeit aller Teams.
  • Konfigurieren von Prozessen und Arbeitsabläufen.
  • Kanban-, Masterplan- und Grid-Ansichten für mehr Übersichtlichkeit.
  • Zentrale Informationen in einem einzigen System.
  • Echtzeit-Warnungen und Benachrichtigungssystem.

Portfolio-Planung und -Ausführung über eine einzige Schnittstelle

Triskell verfügt über Funktionen, die es zu mehr als nur einer weiteren PPM-Software auf dem Markt machen. Die Software bietet einen vollständigen Überblick über das Projektportfolio des Unternehmens und erleichtert die Entscheidungsfindung in Fragen wie Finanz- und Ressourcenmanagement oder die Priorisierung von Projekten nach ihrem Wert für das Unternehmen.

Alle Teams haben einen aktuellen Echtzeit-Überblick über den Status ihrer Projekte. Über die Benutzeroberfläche von Triskell können Sie das Unternehmensportfolio planen, verwalten, überwachen und analysieren. So sind Sie Ihr bester Helfer für eine bessere Entscheidungsfindung bei den laufenden Projekten.

Verknüpfung von Ergebnissen und Projekten mit strategischen Zielen

Dank unserer Lösung können Sie jede Initiative und jedes Projekt Ihres Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens abstimmen. Triskell ermöglicht es Ihnen, strategische Ziele für Ihr Unternehmen zu definieren und zu priorisieren, und jedes der Objekte, die Sie in unserer Schnittstelle erstellen (Projekte, Produkte, Leistungen), kann mit einem dieser Ziele verknüpft werden.

Dank dieser Funktionen können Abteilungen, die normalerweise in Silos arbeiten, erkennen, wie ihre Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. So wird eine Arbeitskultur im Unternehmen geschaffen, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz fördert.

Transparenz der Arbeit aller Teams

Sie wissen vielleicht schon, dass Teams, die in Silos arbeiten, oft nicht mit der strategischen Planung und den Zielen des Unternehmens verbunden sind. Sie konzentrieren sich ausschließlich darauf, ihre Projekte und Aufgaben fristgerecht und im Rahmen des Budgets auszuführen, ohne sich Gedanken über den Wert zu machen, den sie liefern, oder über die Priorität dessen, was sie innerhalb des Projektportfolios der Organisation tun.

 

Mit Triskell haben Sie dank der vielfältigen Möglichkeiten der Integration mit anderen Anwendungen, wie z.B. den folgenden, einen vollständigen Überblick über den Status der Aufgaben, die von allen Abteilungen Ihrer Organisation ausgeführt werden:

  • Jira: Mit dieser Integration können Sie die Planung und Verwaltung des Projektportfolios mit seiner Ausführung verbinden. Sie erhalten einen direkten Einblick in die Aufgaben, die von den Entwicklungs- und IT-Teams Ihrer Organisation ausgeführt werden.
  • Triskell bietet die Möglichkeit der Integration mit anderen klassischen Lösungen für das Projektmanagement wie Microsoft Project, Excel und sogar Sharepoint. So haben Sie die volle Kontrolle über den Status aller Ihrer Projekte.
  • Darüber hinaus können Sie mit der API von Triskell seine Schnittstelle mit jeder anderen Lösung verbinden, die das Unternehmen intern entwickelt hat. So wird die Transparenz und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen erhöht und Silos werden überwunden.

Konfiguration von Prozessen und Workflows

Die Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen gehört zu den bürokratischsten Teilen des Projektportfoliomanagements. Das gilt umso mehr in einer siloartigen Unternehmensstruktur, in der jedes Arbeitsteam seine eigenen Verfahren und Arbeitsweisen hat.

Mit Triskell können Sie diese Aufgabe erleichtern, denn es ermöglicht Ihnen, Prozesse und Arbeitsabläufe auf einfache und intuitive Weise für Ihr Projektportfolio zu gestalten. So arbeiten Teams und Stakeholder nach denselben Regeln, und die Teams, die in Silos arbeiten, müssen ihre Blase verlassen und sich an die Prozesse halten, die Sie in unserer Lösung festgelegt haben.

Kanban-, Masterplan- und Grid-Ansichten für mehr Übersichtlichkeit

Innerhalb einer Organisation kann es, insbesondere wenn die Teams in Silos arbeiten, sowohl Abteilungen geben, die nach agilen Methoden arbeiten, als auch solche, die eher traditionelle Ansätze verfolgen. Dies macht das Projektportfoliomanagement schwieriger, wenn Sie keine klaren Berichte oder Ansichten für die Teams haben, um den Status ihrer Projekte zu verstehen.

Die Triskell Software verfügt über Kanban-, Masterplan- und Grid-Ansichten in ihrer Benutzeroberfläche, die das Verständnis der Daten, aus denen sich Ihr Projektportfolio zusammensetzt, erleichtern. Alle Ansichten sind anpassbar und verfügen über eine breite Palette von Filtern, so dass jeder Beteiligte die Informationen sehen kann, die ihn wirklich interessieren.

Zentralisierte Informationen in einem einzigen System

Sie sind nicht mehr auf 4 oder 5 verschiedene Tools angewiesen, um Ihr Projekt- oder Produktportfolio zu verwalten, zu überwachen und zu analysieren. Die Triskell Software verfügt über verschiedene Lösungen, mit denen Sie alle Aufgaben des Projektportfolios über eine einzige Schnittstelle ausführen können.

 

Ressourcenzuweisung, Risiko- und Kostenmanagement, Budgetierung, Bedarfsmanagement, individuelle Berichte und Dashboards... Alle diese Funktionen und mehr können in der PPM-Lösung von Triskell Software einfach und flexibel konfiguriert werden

Echtzeit-Warnungen und Benachrichtigungssystem

Wie wir bereits erläutert haben, ist es für die Beseitigung von Silos unerlässlich, die Transparenz, die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen Teams und Einzelpersonen auf allen Ebenen der Organisation zu fördern. Die Triskell Software verfügt über Funktionen wie ein System von Echtzeit-Warnungen und -Benachrichtigungen sowie zahlreiche vollständig anpassbare Dashboards und Berichte, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Teams zu einer Kultur der Teamarbeit und des Informationsaustauschs zu führen.

Möchten Sie, dass Silos in Ihrem Unternehmen der Vergangenheit angehören? Fordern Sie gleich jetzt eine Demo von Triskell Software an

Sie möchten den Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben und die Abteilungssilos, die Ihnen so viele Kopfschmerzen bereiten, überwinden? Dann fordern Sie eine Demo von Triskell Software an und entdecken Sie, wie unsere Lösung Ihnen dabei helfen kann, den angestrebten Mentalitätswandel in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.