Los beneficios de la metodología Phase-Gate para la gestión de proyectos son innumerables. Mitigación de riesgos, mayor porcentaje de éxito en los proyectos, mayor agilidad y flexibilidad a la hora de entregar resultados, implicación del cliente en el desarrollo del proyecto…
En nuestro post “Guía completa de la metodología Phase-Gate para proyectos de I+D” explicamos de manera general cómo la metodología Phase-Gate es nuestro mejor aliado para los proyectos de I+D y todos los beneficios que para tus proyectos tendrá la aplicación de esta metodología.
Y entre éstas ventajas también está una gestión más eficiente de los recursos. ¿Quieres saber cómo la metodología Phase-Gate puede ser tu mejor aliado para la gestión de recursos de tu portfolio de proyectos? En este artículo te explicamos, por un lado, por qué debes adoptar la metodología Phase-Gate para gestionar los proyectos, programas y portfolios de la empresa. Y, por otra parte, verás cómo este proceso te ayudará a gestionar de manera más eficiente los recursos y a planificar la capacidad de tu organización.
La gestión del portfolio de proyectos ha cambiado de manera drástica en los últimos 15 años. La era digital y las nuevas tecnologías hace que todo nuestro entorno evolucione más deprisa. Esto obliga a las empresas, con el fin de no perder competitividad y cuota de mercado, a embarcarse en proyectos con un alto riesgo, como los relacionados con el I+D y el desarrollo de nuevos productos. Y todo para satisfacer las necesidades de unos clientes que cada vez demandan productos se repite “cada vez” más ajustados a sus necesidades y tecnológicamente muy sofisticados.
Son proyectos con un alto grado de incertidumbre, y que en muchos casos suponen desarrollar tecnologías de las que se tienen poco o ningún conocimiento. También hay pocas certezas sobre los requerimientos del proyecto en las fases iniciales del mismo, y cómo será recibido el producto en los mercados. Y es que las necesidades de los consumidores cambian tan rápido en estos tiempos que una mala previsión y una incorrecta implementación del producto en los mercados puede poner en riesgo la viabilidad y la credibilidad de la empresa a corto, medio y largo plazo.
“La metodología Phase-Gate ofrece mecanismos para gestionar el alto grado de incertidumbre de los proyectos de I+D”
La metodología Phase-Gate ofrece precisamente los mecanismos para gestionar mejor este alto grado de incertidumbre a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los proyectos. Sus exhaustivos procesos de revisión a lo largo de todas las fases del proyecto, ya sea de I+D o de cualquier otro ámbito, son la mejor garantía de que éste no descarrile antes de tiempo y que éste se encuentre alineado en todo momento con los objetivos estratégicos de la organización.
Éstos son los principales motivos por los que debes usar la metodología Phase-Gate para gestionar los proyectos, programas y portfolios de tu organización:
Si algo tiene Phase-Gate es que tiene un framework totalmente definido y estructurado. A lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los proyectos (ideación, alcance, caso de negocio, desarrollo, testeo y lanzamiento) se intercalan unos procesos de revisión, también llamados Phases. En ellos, tras analizar los avances realizados y cotejarlos con el Plan del Proyecto y el desglose de especificaciones y requerimientos del mismo, se decide si:
“Es una metodología que apenas ha sufrido cambios en los últimos años 35 años”
Es un proceso que lleva inamovible desde que esta metodología empezó a dar sus primeros pasos a mediados de la década de los 80. Sí que es cierto que, tras la irrupción de las metodologías Agile, se han incorporado ciertos elementos de Scrum en el proceso (como la inclusión de iteraciones de 2 o 4 semanas). Unas modificaciones que han permitido que los proyectos ganen velocidad a lo largo de sus distintas fases. Pero, por lo demás, es un framework que apenas ha sufrido cambios desde su implementación.
Para una eficiente gestión del portfolio de proyectos es necesario que éste se encuentre alineado con los objetivos estratégicos del negocio. Y es que estos cambios de estrategia suelen traer consigo ajustes en la priorización de los proyectos, en la asignación de recursos o de presupuestos. Muchas organizaciones no son capaces de responder de manera eficaz a estos cambios por no disponer de mecanismos y procesos que permitan revisar cada cierto tiempo la alineación de la estrategia con la ejecución de la misma.
Phase-Gate y sus procesos de revisión entre fase y fase son el mecanismo perfecto por el cual se pueden alinear los objetivos y requerimientos del proyecto a la misión y visión de la organización. En estos procesos de revisión puedes, por ejemplo:
Si bien el Proceso Phase-Gate se adapta mejor a los proyectos de I+D y de desarrollo de nuevos productos por la incertidumbre que rodea a este tipo de iniciativas, en realidad puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto o programa.
“Los procesos de revisión actúan como habilitadores de toma de decisiones”
Y es que los procesos de revisión tan característicos de esta metodología funcionan también como habilitadores de las decisiones en algunos de los aspectos más importantes de la gestión del portfolio de proyectos. De ahí que Phase-Gate sea aplicable a cualquier clase de proyecto. Algunos ejemplos de toma de decisiones que se facilitan gracias a los Phase-Gates:
La resistencia al cambio es el principal motivo por el que muchas corporaciones retrasan la implantación de nuevos marcos de trabajo. Pues bien, esta resistencia es más difícil que aparezca si decides implementar la metodología Phase-Gate en tu organización.
Es un proceso muy fácil de entender y asimilar, ya que es una metodología que no requiere de un vocabulario complejo. En el fondo, es una metodología que refleja cómo muchos líderes de la PMO o gestores de proyectos trabajan en el día: revisando cada cierto gel trabajo hecho para valorar la calidad del mismo y cómo puede mejorarse.
Phase-Gate puede adaptarse a una gran variedad de situaciones, desde proyectos grandes de investigación y desarrollo hasta proyectos a menor escala. Del mismo modo, no importa el sector a la que la organización pertenezca, ya que si bien en sus inicios la metodología Phase-Gate estaba más ligada a empresas vinculadas al sector de la Energía, este proceso se adapta a cualquier proyecto de cualquier sector (ingeniería, automoción, electrónica, software, banca, etc).
Con la metodología Phase-Gate consigues mitigar de manera natural los riesgos de cualquier proyecto o programa. Y es que mediante los procesos de revisión entre fase y fase consigues:
Hoy en día, la gestión del portfolio de proyectos vive constantemente en la incertidumbre, sobre todo en lo que respecta a alinear la ejecución del mismo con los objetivos estratégicos. Por ello, disponer de un framework que permita revisar cada cierto tiempo los avances habidos y que, además, es fácil de entender e implementar, hará que Phase-Gate tenga un alto grado de aceptación en tu organización.
Gestión de presupuestos, gestión financiera, gestión de riesgos, gestión de los stakeholders… Si decides implementar la metodología Phase-Gate en los procesos que ya usas para la gestión del portfolio de proyectos de tu organización, los resultados que obtendrás serán casi inmediatos.
No obstante, si hay un aspecto de la gestión del portfolio que saldrá ganando, ese será sin duda la gestión de recursos. Podrás ajustar y planificar los recursos en función de las conclusiones que obtengáis en cada uno de los procesos de revisión por los que pase el proyecto. Ganarás unos equipos más contentos, productivos y enfocados en la entrega de valor.
Estos son los principales beneficios que obtendrás si incorporas esta metodología a tus procesos actuales de gestión de recursos:
La planificación y el análisis de escenarios hipotéticos es clave para la gestión del portfolio de proyectos de cualquier corporación. Facilita la asignación de recursos y la planificación de la capacidad de la organización en función de la demanda a corto, medio y largo plazo.
“La planificación y el análisis de escenarios son clave para la gestión del portfolio de proyectos”
Los procesos de revisión de la metodología Phase-Gate actúan, de manera natural, como habilitadores de procesos para planificar y analizar escenarios futuros por los que puede pasar un proyecto. Al ser un proceso en el que se decide si un proyecto o producto en desarrollo si pasa o no a la siguiente fase, esto indirectamente hace que se habiliten procesos para la asignación de recursos en función del escenario en el que se encuentre el proyecto. Por ejemplo:
Con la metodología Phase-Gate, la gestión de recursos estará enfocada en la entrega continua de valor a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos. Stakeholders, jefes de proyecto, equipos… todos deben estar alineados en los requerimientos e hitos a conseguir en cada fase del proyecto, y que son acordados en cada una de las revisiones del mismo.
Estos requerimientos e hitos deben, a su vez, estar alineados con los objetivos estratégicos del negocio. Por tanto, todas las personas implicadas en el proyecto sabrán en todo momento lo que se espera de cada uno de ellos, y su trabajo tendrá como resultado la entrega de valor no sólo para el proyecto, sino también para la organización.
“Los requisitos y los hitos del proyecto deben estar alineados con los objetivos estratégicos”
Las revisiones por fases permiten planificar la capacidad de la organización en función del estado en el que se encuentren los proyectos. Así pues, si un proyecto es cancelado o puesto en espera, se pueden asignar todos los recursos que estaban trabajando en esa iniciativa a otras que pudieran estar en curso. O, por otra parte, se pueden asignar o buscar más recursos en función de los requerimientos del proyecto.
De esta forma alinearás la gestión de recursos con la prioridad de los distintos entregables. Evitarás problemas como la sobreasignación de recursos en proyectos con poco valor para el negocio, y también te asegurarás de que cada iniciativa tiene asignados el número justo y necesario de recursos.
A medida que diseñes y apliques procesos enfocados a la asignación en función de las necesidades de vuestro portfolio de proyectos, la productividad de tus equipos incrementará exponencialmente.
Project managers, Product Owners, departamentos, equipos de desarrollo…Gracias a los procesos de revisión de la metodología Phase-Gate, la toma de decisiones a la hora de gestionar los recursos estará enfocada hacia la productividad de tus equipos:
Por último, y continuando con lo mencionado en el punto anterior, dado que los equipos tomarán conciencia del valor que van aportando al proyecto a lo largo de su ciclo de vida, esto resultará en tener personas y equipos más motivados. Y ya sabes lo que esto significa:
Si eres un firme defensor del liderazgo Agile, la metodología Phase-Gate te ayudará a impulsar esta mentalidad a lo largo de toda la corporación.
La gestión de recursos es uno de los aspectos más peliagudos con los que tendrás que lidiar a la hora de gestionar el portfolio de proyectos de tu organización. Muchas empresas fracasan a la hora de alinear la asignación de recursos y la planificación de la capacidad por no disponer de los procesos y la metodología adecuada para llevarlo a cabo.
La metodología Phase-Gate, sin embargo, permite modular este proceso de manera natural. Y es que a lo largo de los procesos de revisión podrás planificar la capacidad y asignar los recursos en función de los objetivos y requerimientos de cada fase del proyecto, sin perder nunca de vista los objetivos estratégicos del negocio.
Para ayudaros con su gestión, es fundamental contar también con una herramienta PPM como Triskell Software que os permita manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de recursos (planificación de la capacidad, asignación de recursos, registro de horas, simulación de escenarios, etc.) de manera eficiente y en tiempo real.
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