Beneficios de la Metodología Phase-Gate para la Gestión de Recursos

Los beneficios de la metodología Phase-Gate para la gestión de proyectos son innumerables. Mitigación de riesgos, mayor porcentaje de éxito en los proyectos, mayor agilidad y flexibilidad a la hora de entregar resultados, implicación del cliente en el desarrollo del proyecto…

En nuestro post “Guía completa de la metodología Phase-Gate para proyectos de I+D” explicamos de manera general cómo la metodología Phase-Gate es nuestro mejor aliado para los proyectos de I+D y todos los beneficios que para tus proyectos tendrá la aplicación de esta metodología.

Y entre éstas ventajas también está una gestión más eficiente de los recursos. ¿Quieres saber cómo la metodología Phase-Gate puede ser tu mejor aliado para la gestión de recursos de tu portfolio de proyectos? En este artículo te explicamos, por un lado, por qué debes adoptar la metodología Phase-Gate para gestionar los proyectos, programas y portfolios de la empresa. Y, por otra parte, verás cómo este proceso te ayudará a gestionar de manera más eficiente los recursos y a planificar la capacidad de tu organización.

¿Por qué debes usar Phase-Gate para la gestión del portfolio de proyectos?

La gestión del portfolio de proyectos ha cambiado de manera drástica en los últimos 15 años. La era digital y las nuevas tecnologías hace que todo nuestro entorno evolucione más deprisa. Esto obliga a las empresas, con el fin de no perder competitividad y cuota de mercado, a embarcarse en proyectos con un alto riesgo, como los relacionados con el I+D y el desarrollo de nuevos productos. Y todo para satisfacer las necesidades de unos clientes que cada vez demandan productos se repite “cada vez” más ajustados a sus necesidades y tecnológicamente muy sofisticados.

Son proyectos con un alto grado de incertidumbre, y que en muchos casos suponen desarrollar tecnologías de las que se tienen poco o ningún conocimiento. También hay pocas certezas sobre los requerimientos del proyecto en las fases iniciales del mismo, y cómo será recibido el producto en los mercados. Y es que las necesidades de los consumidores cambian tan rápido en estos tiempos que una mala previsión y una incorrecta implementación del producto en los mercados puede poner en riesgo la viabilidad y la credibilidad de la empresa a corto, medio y largo plazo.

La metodología Phase-Gate ofrece precisamente los mecanismos para gestionar mejor este alto grado de incertidumbre a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los proyectos. Sus exhaustivos procesos de revisión a lo largo de todas las fases del proyecto, ya sea de I+D o de cualquier otro ámbito, son la mejor garantía de que éste no descarrile antes de tiempo y que éste se encuentre alineado en todo momento con los objetivos estratégicos de la organización.

Éstos son los principales motivos por los que debes usar la metodología Phase-Gate para gestionar los proyectos, programas y portfolios de tu organización:

1. Phase-Gate ofrece un proceso claro y estructurado.
2. Agilidad para responder a los cambios de estrategia.
3. Adaptabilidad a cualquier tipo de proyecto.
4. Metodología sencilla de adoptar.
5. Mitigación de riesgos.

1. Phase-Gates ofrece un proceso claro y estructurado

Si algo tiene Phase-Gate es que tiene un framework totalmente definido y estructurado. A lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los proyectos (ideación, alcance, caso de negocio, desarrollo, testeo y lanzamiento) se intercalan unos procesos de revisión, también llamados Phases. En ellos, tras analizar  los avances realizados y cotejarlos con el Plan del Proyecto y el desglose de especificaciones y requerimientos del mismo, se decide si:

• Dar luz verdea que el proyecto avance hacia la siguiente fase.
• Dar por cancelado el proyecto.
• Ponerlo en espera para dar prioridad a otras iniciativas más importantes para la organización.
• Reciclar el proyecto, es decir, dejar el proyecto en la fase en la que se encuentre para llevar a cabo las mejoras y optimizaciones que hagan falta para que pueda pasar a la siguiente fase.

Es un proceso que lleva inamovible desde que esta metodología empezó a dar sus primeros pasos a mediados de la década de los 80. Sí que es cierto que, tras la irrupción de las metodologías Agile, se han incorporado ciertos elementos de Scrum en el proceso (como la inclusión de iteraciones de 2 o 4 semanas). Unas modificaciones que han permitido que los proyectos ganen velocidad a lo largo de sus distintas fases. Pero, por lo demás, es un framework que apenas ha sufrido cambios desde su implementación.

2. Agilidad para responder a los cambios de estrategia

Para una eficiente gestión del portfolio de proyectos es necesario que éste se encuentre alineado con los objetivos estratégicos del negocio. Y es que estos cambios de estrategia suelen traer consigo ajustes en la priorización de los proyectos, en la asignación de recursos o de presupuestos. Muchas organizaciones no son capaces de responder de manera eficaz a estos cambios por no disponer de mecanismos y procesos que permitan revisar cada cierto tiempo la alineación de la estrategia con la ejecución de la misma.

Phase-Gate y sus procesos de revisión entre fase y fase son el mecanismo perfecto por el cual se pueden alinear los objetivos y requerimientos del proyecto a la misión y visión de la organización. En estos procesos de revisión puedes, por ejemplo:

• Revisar los requerimientos y objetivos del proyecto para alinearlos con la estrategia de la organización.
• Aumentar los recursos y el presupuesto de un proyecto y programa si son de vital importancia para el negocio.
• Cancelar un proyecto o programa si sus objetivos ya no se ajustan a los de la empresa.
• Ponerlo en espera para dar prioridad a otros proyectos o programas que se ajusten mejor a los nuevos objetivos estratégicos.

3. Adaptabilidad a cualquier tipo de proyecto o programa

Si bien el Proceso Phase-Gate se adapta mejor a los proyectos de I+D y de desarrollo de nuevos productos por la incertidumbre que rodea a este tipo de iniciativas, en realidad puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto o programa.

Y es que los procesos de revisión tan característicos de esta metodología funcionan también como habilitadores de las decisiones en algunos de los aspectos más importantes de la gestión del portfolio de proyectos. De ahí que Phase-Gate sea aplicable a cualquier clase de proyecto. Algunos ejemplos de toma de decisiones que se facilitan gracias a los Phase-Gates:

• Alinear cada proyecto y programa a los objetivos estratégicos de la organización, tal y como comentamos en el punto anterior.
• Priorizar cada proyecto en función de sus requerimientos y de la misión y visión de la empresa.
• Gestionar los recursos y la planificación de la capacidad de la organización en función de la prioridad y los requerimientos de cada uno de los proyectos.
• Destinar más presupuesto y fondos para aquellos proyectos que sean más importantes para el negocio.
• Aumentar o reducir costes en función de los requerimientos del proyecto y la prioridad de los mismos.

4. Metodología sencilla de adoptar

La resistencia al cambio es el principal motivo por el que muchas corporaciones retrasan la implantación de nuevos marcos de trabajo. Pues bien, esta resistencia es más difícil que aparezca si decides implementar la metodología Phase-Gate en tu organización.

Es un proceso muy fácil de entender y asimilar, ya que es una metodología que no requiere de un vocabulario complejo. En el fondo, es una metodología que refleja cómo muchos líderes de la PMO o gestores de proyectos trabajan en el día: revisando cada cierto gel trabajo hecho para valorar la calidad del mismo y cómo puede mejorarse.

Phase-Gate puede adaptarse a una gran variedad de situaciones, desde proyectos grandes de investigación y desarrollo hasta proyectos a menor escala. Del mismo modo, no importa el sector a la que la organización pertenezca, ya que si bien en sus inicios la metodología Phase-Gate estaba más ligada a empresas vinculadas al sector de la Energía, este proceso se adapta a cualquier proyecto de cualquier sector (ingeniería, automoción, electrónica, software, banca, etc).

5. Mitigación de riesgos

Con la metodología Phase-Gate consigues mitigar de manera natural los riesgos de cualquier proyecto o programa. Y es que mediante los procesos de revisión entre fase y fase consigues:

• Mantener a todos los stakeholders del proyecto o programa alineados en los requerimientos del proyecto y en los objetivos a conseguir con el mismo.
• Que no se omita ninguna de los pasos del proyecto. Al tener que revisar el progreso realizado en cada fase te aseguras de que todos los entregables se han completado de manera satisfactoria antes de poder pasar a la siguiente fase del proyecto.
• Alinear el proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida a los objetivos estratégicos de la organización, y poder hacer los ajustes necesarios para que el proyecto no pierda el rumbo respecto a la estrategia del negocio.

Hoy en día, la gestión del portfolio de proyectos vive constantemente en la incertidumbre, sobre todo en lo que respecta a alinear la ejecución del mismo con los objetivos estratégicos. Por ello, disponer de un framework que permita revisar cada cierto tiempo los avances habidos y que, además, es fácil de entender e implementar, hará que Phase-Gate tenga un alto grado de aceptación en tu organización.

Beneficios del proceso Phase-Gate para la Gestión de Recursos

Gestión de presupuestos, gestión financiera, gestión de riesgos, gestión de los stakeholders… Si decides implementar la metodología Phase-Gate en los procesos que ya usas para la gestión del portfolio de proyectos de tu organización, los resultados que obtendrás serán casi inmediatos.

No obstante, si hay un aspecto de la gestión del portfolio que saldrá ganando, ese será sin duda la gestión de recursos. Podrás ajustar y planificar los recursos en función de las conclusiones que obtengáis en cada uno de los procesos de revisión por los que pase el proyecto. Ganarás unos equipos más contentos, productivos y enfocados en la entrega de valor.

Estos son los principales beneficios que obtendrás si incorporas esta metodología a tus procesos actuales de gestión de recursos:

• Habilitador del análisis de escenarios hipotéticos.
• Pondrás el foco en la entrega continua de valor.
• Asignación de recursos en función de las necesidades del portfolio.
• Incremento de la productividad.
• Mayor satisfacción de los equipos de proyecto.

1. Habilitador del análisis de escenarios hipotéticos

La planificación y el análisis de escenarios hipotéticos es clave para la gestión del portfolio de proyectos de cualquier corporación. Facilita la asignación de recursos y la planificación de la capacidad de la organización en función de la demanda a corto, medio y largo plazo.

Los procesos de revisión de la metodología Phase-Gate actúan, de manera natural, como habilitadores de procesos para planificar y analizar escenarios futuros por los que puede pasar un proyecto. Al ser un proceso en el que se decide si un proyecto o producto en desarrollo si pasa o no a la siguiente fase, esto indirectamente hace que se habiliten procesos para la asignación de recursos en función del escenario en el que se encuentre el proyecto. Por ejemplo:

• Mientras el proyecto avance de fase en fase, el proceso de revisión se puede usar para listar los recursos que se necesitarán para la siguiente fase.
• Si los requerimientos del proyecto son modificados, esto puede requerir la adquisición de ciertos perfiles de los que la empresa no dispone.
• Por el contrario, si el proyecto se recicla, puede ser una oportunidad para asignar más recursos al mismo para corregir los errores y que recupere el rumbo perdido.
• Si el proyecto se cancela o se pone en espera, todos esos recursos pueden ser reubicados en otros proyectos del portfolio.

2. Foco en la entrega continua de valor

Con la metodología Phase-Gate, la gestión de recursos estará enfocada en la entrega continua de valor a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos. Stakeholders, jefes de proyecto, equipos… todos deben estar alineados en los requerimientos e hitos a conseguir en cada fase del proyecto, y que son acordados en cada una de las revisiones del mismo.

Estos requerimientos e hitos deben, a su vez, estar alineados con los objetivos estratégicos del negocio. Por tanto, todas las personas implicadas en el proyecto sabrán en todo momento lo que se espera de cada uno de ellos, y su trabajo tendrá como resultado la entrega de valor no sólo para el proyecto, sino también para la organización.

3. Asignación de recursos en función de las necesidades del portfolio

Las revisiones por fases permiten planificar la capacidad de la organización en función del estado en el que se encuentren los proyectos. Así pues, si un proyecto es cancelado o puesto en espera, se pueden asignar todos los recursos que estaban trabajando en esa iniciativa a otras que pudieran estar en curso. O, por otra parte, se pueden asignar o buscar más recursos en función de los requerimientos del proyecto.

De esta forma alinearás la gestión de recursos con la prioridad de los distintos entregables. Evitarás problemas como la sobreasignación de recursos en proyectos con poco valor para el negocio, y también te asegurarás de que cada iniciativa tiene asignados el número justo y necesario de recursos.

4. Incremento de la productividad

A medida que diseñes y apliques procesos enfocados a la asignación en función de las necesidades de vuestro portfolio de proyectos, la productividad de tus equipos incrementará exponencialmente.

Project managers, Product Owners, departamentos, equipos de desarrollo…Gracias a los procesos de revisión de la metodología Phase-Gate, la toma de decisiones a la hora de gestionar los recursos estará enfocada hacia la productividad de tus equipos:

• Planificarás con tiempo el total de recursos que se necesitan en cada fase del proyecto.
• Podrás estimar mejor el total de horas que cada recurso necesita dedicar al proyecto.
• Asignarás objetivos y KPIs a cada equipo implicado en el proyecto de manera fundamentada.
• El valor aportado por cada recurso al resultado final del proyecto será palpable para cada uno de ellos.

5. Mayor satisfacción de los equipos de proyecto

Por último, y continuando con lo mencionado en el punto anterior, dado que los equipos tomarán conciencia del valor que van aportando al proyecto a lo largo de su ciclo de vida, esto resultará en tener personas y equipos más motivados. Y ya sabes lo que esto significa:

• Mejor ambiente de trabajo.
• La colaboración entre equipos se antepone a los silos.
• Personal motivado=mayor porcentaje de éxito en los proyectos.
• Menor índice de rotación y salidas de personal de las empresas.

Si eres un firme defensor del liderazgo Agile, la metodología Phase-Gate te ayudará a impulsar esta mentalidad a lo largo de toda la corporación.

Conclusión

La gestión de recursos es uno de los aspectos más peliagudos con los que tendrás que lidiar a la hora de gestionar el portfolio de proyectos de tu organización. Muchas empresas fracasan a la hora de alinear la asignación de recursos y la planificación de la capacidad por no disponer de los procesos y la metodología adecuada para llevarlo a cabo.

La metodología Phase-Gate, sin embargo, permite modular este proceso de manera natural. Y es que a lo largo de los procesos de revisión podrás planificar la capacidad y asignar los recursos en función de los objetivos y requerimientos de cada fase del proyecto, sin perder nunca de vista los objetivos estratégicos del negocio.

Para ayudaros con su gestión, es fundamental contar también con una herramienta PPM como Triskell Software que os permita manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de recursos (planificación de la capacidad, asignación de recursos, registro de horas, simulación de escenarios, etc.) de manera eficiente y en tiempo real.