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Beneficios de un software PPM para la PMO

Cada vez más organizaciones se están decantando por adquirir una solución PPM que las ayude con la gestión del portfolio de proyectos. No es ningún secreto que integrar una solución PPM con los procesos ya existentes de toma de decisiones en temas como la priorización de iniciativas o la gestión de recursos trae resultados positivos para las compañías. Pero, ¿y para las PMO? ¿Cuáles son los beneficios que una herramienta PPM supondrá para la Oficina de Gestión de Proyectos?

Ventajas de un software PPM

Gran parte de las organizaciones y referentes tecnológicos coinciden que invertir fondos, aunque sea poco, en una solución para la gestión del portfolio de proyectos puede traer beneficios palpables – e incluso un considerable retorno de inversión en aquellos en los que la solución se implemente en toda la empresa. A nivel general, estos son los principales beneficios que la implementación de una solución para la Gestión del Portfolio de Proyectos traerá a las organizaciones:

  • Priorización para la toma de decisiones.
  • Plazos de ejecución del proyecto más rápidos.
  • Mayor precisión, planificación y previsión de las inversiones en proyectos para la organización.
  • Un uso de los recursos más optimizado.

En este post vamos a valorar las ventajas clave que un software PPM puede aportar a la PMO en la organización. Pero antes delimitaremos qué es un PPM y qué es lo que hace por las organizaciones que trabajan con él.

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¿Qué es la gestión del portfolio de proyectos?

“La gestión del portfolio de proyectos, o PPM por sus siglas en inglés (Project Portfolio Management), es la gestión centralizada de los procesos, metodologías y herramientas usadas por los los Gestores de proyectos y por las Oficinas de Gestión de Proyectos para analizar y gestionar colectivamente los proyectos (tanto actuales como futuros) en base a un cierto número de características clave”.

En lo que se refiere a las soluciones PPM, la clave está en probar cómo el software para la gestión del portfolio de proyectos y los procesos asociados al mismo tendrán un impacto positivo sobre los roles organizativos de la empresa. Un actor clave en este escenario es la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), sobre todo para aquellas organizaciones más grandes y consolidadas que cuentan con su propia infraestructura de gestión de proyectos.

Al examinar los beneficios del PPM para las Oficinas de Gestión de Proyectos, miremos antes qué ganarían los líderes de la PMO, es decir, cómo el Responsable de la PMO, el líder, un Gestor de Proyectos senior o cualquier persona encargada de supervisar el funcionamiento de esta unidad se beneficiaría de la implementación de una solución PPM.

Beneficios del Liderazgo de la PMO

¿Cuáles son los objetivos a alcanzar por una PMO? Ya sea que la PMO esté liderada por un gerente, un director, o por personal senior de la gestión de proyectos de la organización, los resultados deseados probablemente incluyan:

  • Priorización de proyectos y recursos, priorizando siempre la demanda.
  • Mejorar la agilidad organizacional.
  • Planificación y previsión precisas.
  • Aumentar el valor percibido de la PMO mediante la comunicación y la colaboración interna.

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Procesos de priorización eficientes para la demanda entrante

Pero para alcanzar estos objetivos hay que empezar por una efectiva priorización de la demanda de trabajo entrante. La demanda de nuevos proyectos de TI a día de hoy es muy alta, y la mayoría de las organizaciones prevén un aumento de la demanda de nuevos proyectos tecnológicos en los próximos 2-3 años. Las oficinas de proyectos y las organizaciones no pueden dar luz verde a todos los proyectos que les lleguen, y más ahora que la mayoría de las organizaciones tienen escasez de recursos técnicos con los que dotar a sus proyectos de TI.

También se debe considerar lo siguiente: no todos los proyectos merecen la pena. Es también importante que la PMO sea capaz de dar argumentos a la hora de decir ‘No’ a solicitudes que conlleven poco o ningún valor para el negocio, asegurándose de que desde la PMO se toman las decisiones correctas para el negocio para alcanzar los objetivos y no sólo se malgasta el dinero de la compañía en proyectos con poco o ningún retorno de inversión.

Aquellas PMO que acepten toda las solicitudes que les lleguen tendrán problemas para cumplir sus compromisos con la organización debido a su incapacidad para priorizar o prever con precisión lo que puede o no puede completarse a tiempo y dentro del presupuesto. Este problema irá a peor porque el número de solicitudes irá a más, y si los proyectos no se re-priorizan, la organización correrá el riesgo de invertir fondos en iniciativas de baja prioridad antes que en trabajos de mayor prioridad que se encuentran ‘perdidos’ en el backlog de proyectos de la organización.

Este círculo vicioso es exactamente el motivo por el que los ejecutivos de las empresas cuestionan el valor de las PMO. Las Oficinas de Gestión de Proyectos deben contar con procesos para puntuar y clasificar la demanda entrante, y que faciliten así la comunicación con los stakeholders clave para habilitar así una mejor toma de decisiones, especialmente en cuestiones como la priorización de los proyectos y recursos. Sin estas capacidades, las PMOs seguirán siendo percibidas como una unidad encargada únicamente de la supervisión de los proyectos y no como impulsoras de un verdadero valor de negocio.

Escalabilidad y agilidad a la hora de adoptar el cambio

Las decisiones deben tomarse en base a la información de la que dispone la organización. Pero si el entorno cambia, la PMO debe esforzarse en tener escalabilidad y agilidad organizativa. Saber adaptarse al cambio es crítico ya que en el mundo de hoy nada permanece para siempre. Las prioridades cambian, los recursos se mueven (o son movidos), y los negocios necesitan evolucionar para seguir siendo competitivos. Las PMO deben estar buscando de manera constante formas para mejorar la precisión de sus estimaciones y predicciones.

Las previsiones de la PMO son compromisos que adquiere con la organización para llevar a cabo iniciativas clave. Aquellas organizaciones con una gestión del portfolio poseen una mayor adaptabilidad estratégica, y el grado de probabilidad de que sus proyectos estén alineados con los objetivos empresariales que aquellas que no tienen gestión de carteras. Tener a todo el negocio alineado tiene un impacto directo en el ROI de las inversiones estratégicas. Por ello no es de extrañar que las organizaciones que gestionan su portfolio reportan un mayor retorno de inversión de sus inversiones estratégicas. Esto es realmente significativo teniendo en cuenta que la principal razón por la que se cuestiona el trabajo de las PMO es la falta de valor percibido.

Aunque para las organizaciones puede parecer un reto alcanzar todos los objetivos de sus PMO, lo cierto es que implementar una solución PPM aumentará de manera considerable las posibilidades de éxito. Ya sea optimizar los procesos de priorización de entregables, o mejorar la agilidad organizativa, o bien para comunicar el valor que aporta, un PPM permite a las PMO:

  • Tomar mejores decisiones.
  • Mantenerse alineado con los objetivos del negocio.
  • Realizar predicciones precisas.

Beneficios de una herramienta PPM para los Gestores de Proyecto

El valor que una herramienta para la gestión del portfolio tiene para CIOs, responsables de equipos TI y la PMO es clara en términos de toma de decisiones, priorización o gestión de recursos. Pero en muchas ocasiones el verdadero reto es conseguir que el personal interno de la organización, es decir, Project Managers, los integrantes del equipo de proyectos y, en definitiva, todas las personas y equipos integrados en la gestión de proyectos, aprueben el uso del software.

Por ello, es importante poner también sobre la mesa el valor que la solución PPM va a suponer para este grupo de personas, y al mismo tiempo debemos impulsar el uso de la herramienta en toda la organización para maximizar el ROI. Al igual que con otras áreas de la organización, los objetivos específicos de este colectivo de individuos deben tenerse en cuenta. Y éstos objetivos suelen ser los siguientes:

  • El éxito de los proyectos dentro de los plazos y presupuestos acordados.
  • Cumplir con los resultados esperados de los proyectos.
  • Comunicación e informes proactivos.
  • Justificar la solicitud de recursos.

Completar el proyecto en los plazos y presupuestos acordados vs Resultados del proyecto

En la mayoría de los casos, este nivel de la organización puede que no tenga visibilidad sobre la priorización y la alineación de los proyectos y recursos con los objetivos estratégicos, ya que están enfocados únicamente en la entrega de proyectos.

En muchas organizaciones, los project managers únicamente reciben proyectos con un conjunto de recursos y se espera que lo ejecuten en cualquier circunstancia que se presente. Incluso cuando los recursos dejan de estar disponibles o se les asignan más iniciativas, el proyecto debe completarse sea como sea.

Las organizaciones más avanzadas se centran más en el resultado final del proyecto que en cómo se ha ejecutado el mismo, poniendo el foco en el impacto del proyecto sobre la ejecución del proyecto en sí. Sin embargo, el ratio de éxito de los proyectos suele rondar en torno al 50%, lo que denota que ésta es un área de mejora en la gestión de proyectos.

Solicitud de recursos fundamentada

La razón principal por la que un proyecto fracasa suele ser por una ineficiente gestión de recursos. Esto incluye:

  • Personal inadecuado.
  • Asignación excesiva de recursos.
  • Falta de competencias para llevar a cabo lel proyecto o tareas asignados.

Solicitar nuevos recursos o la reasignación de algunos de ellos puede suponer un reto si el gestor del proyecto no dispone de datos con los que justificar estos cambios. Y al proyecto le puede también salir caro en términos de presupuesto y calendario.

Lo ideal es realizar una estimación de los recursos que se necesitarán en cada proyecto al comienzo de los mismos. Por ello, asignar y gestionar los recursos con una solución PPM hará mucho menos probable que se produzcan este tipo de tensiones internas por los recursos de la organización. Sin la visión que aporta el PPM para la planificación y utilización de los recursos, el resultado sería catastrófico: la organización esperará de los gestores de proyectos que únicamente entreguen y completen los mismos sin importar el qué y el cómo.

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Comunicación e informes proactivos

Del mismo modo, lo que se espera también de este colectivo es que proporcione comunicaciones e informes precisos del proyecto. Esto incluye el estado del proyecto, riesgos, actualizaciones del calendario del proyecto u otros indicadores clave de rendimiento y de progreso o estado del proyecto acordados por la organización.

La mayoría de los ejecutivos de las empresas estarán de acuerdo en que una de las principales tareas de los equipos de gestión de proyectos es informar sobre el estadode los mismos. Es lo normal, ya tanto los Project Managers como los stakeholders coinciden en que informar es una parte importante de ese rol. Sin embargo, muchos ejecutivos y líderes organizativos señalan también que la calidad de los informes es uno de los aspectos a mejorar de su organización. Y es aquí donde una solución PPM puede rellenar ese vacío.

Conclusión

Con una solución PPM cubrirás las carencias de tu organización y te ayudará a mejorar el ratio de éxito de tus proyectos. Aquellas organizaciones que desarrollan un alto grado de madurez en la gestión de su portfolio son más propensas a ver cómo la mayoría de sus proyectos se completan en los tiempos y presupuestos acordados en comparación con aquellas con un bajo nivel de madurez en su gestión del portfolio.

¿Qué hace falta para tener un alto grado de madurez en términos de gestión del Portfolio? No demasiado. Únicamente debes empezar a beneficiarte de cómo un software PPM puede ayudarte en aspectos como cuadros de mando, informes, gestión de recursos, planificación de la capacidad y priorización de entregables. En muy poco tiempo verás el impacto que la solución tendrá en tu organización, especialmente si en la tuya aún dependéis de hojas de cálculo para la gestión del portfolio. El resultado final será ver cómo el mejora el ratio de éxito de los proyectos de vuestra organización, que es lo que a la postre uno de los objetivos principales de los Gestores de Proyectos y de los responsables de negocio.

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