ARVAL Espagne optimise le pilotage de son portefeuille de projets grâce à la plateforme PPM Triskell Software

ARVAL Espagne optimise le pilotage de son portefeuille de projets grâce à la plateforme PPM Triskell Software

La filiale espagnole du leader européen du leasing de véhicules a adopté la plateforme Triskell comme outil de pilotage de ses portefeuilles de projets en remplacement d’Excel en un temps record de trois semaines.

Remplacer Microsoft Excel par une véritable solution PPM est un véritable défi pour de nombreuses organisation. Comme dans toute transformation majeure, il existe de nombreuses barrières à la réussite de l’implémentation de la nouvelle solution dont l‘inévitable résistance aux changements. Le PMO d’Arval Espagne a néanmoins fait le pas en janvier. Grâce à la plateforme Triskell Software, les Responsables de Projets ont désormais la gestion de portefeuilles de projets sous contrôle.

Arval est une des leaders internationaux de l’industrie du leasing et des services de mobilité. Filiale du groupe BNP Paribas, elle compte environs 7.000 employés répartis dans plus de 50 pays.

Contexte

Arval s’est engagé dans un plan de transformation visant à faire évoluer son modèle économique en développant et en diversifiant son portefeuille de produits et services. Au-delà de l’augmentation de son parc de 2 millions de véhicules, Arval souhaite développer son offre dans les prochaines années en intégrant par la location de vélos électriques, le co-voiturage et des solutions de micro-mobilité, ou encore le développement d’applications MaaS – Mobility as a service.

Dans ce contexte de changement, Aaron Garcia, Directeur PMO – Project Management Office - d’Arval Espagne, explique comment la gestion du portefeuille de projets au sein de l’organisation se devait d’évoluer avec le modèle économique et de s’adapter aux nouveaux modèles de gestion. Et cela signifiait adopter une solution PPM pour remplacer Excel : « Le portefeuille était géré avec Microsoft Excel. Une seule personne compilait manuellement toutes les informations fournies par les différents responsables de projets » se souvient Aaron.

 

“Le portefeuille était géré avec Excel. Une personne compilait manuellement toutes les informations".

Pourquoi Triskell Software?

La gestion manuelle des projets induisait un faible contrôle des ressources et des modifications dans le portefeuille. A partir du moment où Aaron Garcia pris la responsabilité du PMO d’Arval en Espagne, il lui parut essentiel de recourir à un outil PPM comme Triskell Software. Il explique le choix de cet outil « l’élément différenciateur qui nous a fait choisir Triskell était le fort potentiel de cette plateforme ».

Il ajoute “Nous avons immédiatement constaté la flexibilité de la solution et la manière dont elle pourrait d’adapter aux processus de l’entreprise de façon simple et agile ». Compte tenu du contexte dans lequel se trouvait alors Arvail, un PMO nouvellement en place faisant ses premiers pas, Aaron insiste sur le fait que Triskell « répondait parfaitement aux besoins initiaux du PMO » ; des besoins qui évolueraient inévitablement au fur et la mesure de la consolidation du PMO, justifiant une nouvelle fois le choix d’un outil flexible et adaptable comme la solution PPM de Triskell.

 

“La flexibilité de Triskell a permis de l’adapter rapidement et simplement aux processus d’Arval”.

Implémentation

La flexibilité de la solution, ainsi que « le service efficace des équipes techniques et commerciales » souligne Aaron, ont permis une implémentation de la solution Triskell très rapide en seulement 3 semaines.

L’organisation a néanmoins dû faire face à de nombreux défis durant la période d’implémentation de Triskell. Le PMO était en place depuis seulement quelques mois dans un environnement habitué à utiliser Microsoft Excel comme outil de gestion. C’est pourquoiArval Espagne a du réalisé des changements dans ses processus de gestion interne en parallèle de l’intégration de Triskell afin faciliter la mise en place et l’adoption de l’outil.

Aaron Garcia explique : “Nous avons du opérer des changements dans la définition de nos processus car notre point de départ était une utilisation particulièrement incontrôlée d’Excel ». Finalement, le résultat de l’implémentation fut “très satisfaisant grâce à la flexibilité de configuration de Triskell pour répondre aux différents besoins de gestion soulevés par le PMO » déclare Aaron.

 

“Triskell répond à tous les besoins de gestion rencontrés par le PMO”.

Résultats

Lorsque le PMO d’Arval Espagne a décidé d’implémenter la solution PPM Triskell comme outil de gestion de portefeuille de projets, il y avait une série d’objectifs en tête :

  • Disposer d’une solution pour optimiser la gestion du portefeuille de projets actuel. Et, en fonction de l’évolution des besoins, être capable de gérer plusieurs portefeuilles au sein d’un même outil.
  • Gérer efficacement et de manière flexible les problèmes de budgets, coûts et risques du portefeuille de projets… grâce à des tableaux de bord et des indicateurs adaptables aux besoins de l’organisation.
  • Centraliser la gestion du portefeuille de projets dans un environnement cloud qui répond à toutes les normes de sécurité d’Arval et de BNP Paribas.
  • Générer automatiquement un tableau de bord avec des rapports de suivi à partir de l’outil PMO.

Un an et demi après l’implémentation de Trislell Software chez Arval, Aaron Garcia prend du recul et ses conclusions sont réellement positives : “Nous avons désormais un système de gestion où chaque responsable de projets peut accéder à ses propres projets et les gérer de manière autonomes, contribuant ainsi à la mise à jour continue du tableau de bord du portefeuille de projets de l’organisation ».

 

“Thanks to Triskell we have automated processes and saved management time”.

Triskell Software has all the necessary functionalities for the effective management of the project portfolio of any organization. And its implementation has helped Aaron Garcia and his team work more efficiently: "Thanks to Triskell we have been able to automate processes and save management time," he concludes.

Final assessment

Thanks to the successful implementation of Triskell Software, Arval Spain's PMO has achieved a more efficient and organized management of its project portfolio, aligning it with the organization's strategic planning. The flexibility and scalability of the application make it an ideal tool for PMOs, Project Managers and IT managers of any organization.

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