Vous envisagez d’acheter un logiciel de PPM pour gérer le portefeuille d’activités de votre département IT ? Mais vous ne savez pas par où commencer et ignorez quelles sont les étapes à suivre pour faire le bon choix. Si de nombreuses entreprises décident de s’équiper d’un outil de PPM, peu parviennent à trouver le logiciel qui leur conviendra parfaitement.
Avant de foncer tête baissée dans vos recherches, nous vous invitons à découvrir les premières étapes du processus de sélection afin de choisir la solution de PPM qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre DSI.
Oubliez tout de suite l’idée d’acheter le meilleur outil de PPM du marché : il n’existe pas.
En d’autres termes, le logiciel qui a fait ses preuves pour résoudre les problèmes de gestion de portefeuilles de projets de telle ou telle entreprise, ne répond pas nécessairement aux besoins de votre département IT pour gérer les problématiques et relever les défis qui lui sont propres.
À la lumière de ce constat, il est important de se concentrer sur un point : trouver le logiciel qui s’intègre le mieux aux process et aux outils qui existent déjà dans votre organisation. Le meilleur des logiciels est celui qui permet au département IT de relever les défis de gestion et de gouvernance auxquels est confrontée votre entreprise.
À titre d’analyse préliminaire, posez-vous les questions suivantes :
Sans réponse claire à ces questions, il est inutile d’acheter un logiciel de PPM. Vous n’avez pas encore une vision suffisamment précise des objectifs à atteindre, et donc des outils de PPM à mettre en place ni du temps nécessaire pour obtenir les premiers résultats.
Si vous avez déjà les réponses à ces questions, poursuivez votre lecture et découvrez les prochaines étapes du process de sélection du logiciel de PPM idéal pour votre entreprise.
Avant même de commencer vos recherches sur Google pour trouver les « Meilleurs outils de PPM du marché », vous devez effectuer une analyse interne de l’entreprise. L’objectif est d’identifier le degré de maturité de la gestion du portefeuille de projets et les défis et problèmes qui se posent au quotidien.
« Les différences entre les solutions de PPM proposées par les fournisseurs de logiciels sont difficiles à identifier »
Pour entamer le processus de recherche et d’achat d’un outil de PPM, il est nécessaire de remplir, au préalable, certaines conditions : réaliser une analyse préliminaire, identifier les fonctionnalités requises pour passer à un niveau supérieur de gestion de portefeuille de projets et comprendre le marché complexe et concurrentiel des solutions de PPM.
En somme, tout achat de logiciel de PPM doit être précédé des 4 étapes qui suivent :
De nombreux critères entrent en jeu dans la gestion de portefeuille de projets : planification stratégique, hiérarchisation des projets, gestion des ressources, plan capacitaire, gestion de la demande, budgets, risques, coûts, etc. La gestion de tous ces aspects est le défi quotidien d’un bureau de projets. D’où la nécessité de déterminer le degré de maturité des process et d’identifier les outils et les sources de connaissances sur lesquels reposent la gestion de portefeuilles de l’entreprise.
« Déterminer le degré de maturité des process, identifier les outils et les sources de connaissances de l’entreprise »
Six grands domaines permettent l’évaluation de la maturité de la gestion de portefeuille de projets. Pour chacun d’eux, une série de questions se pose.
Il s’agit ici d’analyser la gouvernance du portefeuille de projets. L’entreprise dispose-t-elle d’un bureau des projets chargé de la gouvernance ou bien ce rôle est-il assuré par des chefs de projets ? Si un bureau des projets existe, quel pouvoir décisionnel direct a-t-il pour tous les process liés à la gestion du portefeuille de projets ? Les process décisionnels sont-ils bien documentés pour chaque aspect de la gestion du portefeuille ?
Quelle est l’efficacité (le cas échéant) des process de hiérarchisation des projets en cours ?
L’alignement de la planification opérationnelle avec l’exécution stratégique est un facteur clé de succès des entreprises que toute analyse doit prendre en compte.
La gestion de la demande est l’un des aspects les plus complexes de la gestion de portefeuille de projets. Elle constitue un excellent indicateur de la « santé » des entreprises, des équipes et des individus qui les composent. Vous devez donc vous y intéresser de près.
Cet enjeu est sans aucun doute l’un des plus importants de la gestion du portefeuille de projets. Une gestion des ressources et une gestion capacitaire efficaces sont garantes d’un taux de réussite plus élevé des projets et d’une gestion du plan capacitaire plus performante, à moyen et à long terme.
Un système centralisé permettant de consulter les indicateurs clés de performance, les tableaux de bord, les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de portefeuille de projets est indispensable. D’où l’importance de se poser les deux questions suivantes :
Évaluer la maturité actuelle de la gestion de portefeuilles de projets permet d’identifier les points faibles et les problèmes à résoudre.
Par exemple, n’avoir aucun contrôle sur les compétences et les capacités des ressources de l’entreprise peut parfois générer des déséquilibres lors de leur allocation aux différents projets du portefeuille. Dans cette situation, un simple outil doté de fonctionnalités spécifiques pour la gestion des ressources pourrait suffire à répondre à la problématique, sans passer par un logiciel de PPM à proprement parler.
Cependant, d’après notre expérience, il est rare que la gestion du portefeuille de projets se résume à un seul point faible. Le manque d’alignement stratégique, l’absence de gestion du plan capacitaire à long terme ou la mauvaise hiérarchisation des projets font partie des défis de gestion de projets les plus courants auxquels sont confrontés les PMO et les chefs d’équipe IT dans les entreprises.
Une fois les points faibles identifiés, il reste à :
« Très peu de logiciels PPM permettent de relier les livrables du portefeuille aux objectifs organisationnels »
Une fois les conclusions tirées de chacun de ces points, vous aurez une vision beaucoup plus claire du type de solution de PPM dont vous avez besoin et des fonctionnalités qu’elle doit inclure.
Suite à votre analyse, vous connaissez les points faibles de votre organisation. La priorité est que le logiciel de PPM offre les fonctionnalités requises et la flexibilité indispensable pour le configurer et l’adapter aux nouveaux modèles de gestion. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités que tout logiciel de PPM doit proposer :
Il est à présent possible de rechercher sur Google le logiciel de PPM qui répond le mieux à vos besoins parmi les centaines disponibles sur le marché. Voici une série de conseils pour optimiser votre recherche :
Envie d’une solution flexible pour aligner la gestion et l’exécution du portefeuille avec la stratégie et les objectifs de l’entreprise ? Ne cherchez plus, Triskell Software est le logiciel de PPM dont vous avez besoin pour relever les défis de la gestion de portefeuille de projets ! Demandez une démo ci-dessous pour découvrir toutes les fonctionnalités de l’outil le plus flexible sur le marché.