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How to implement OKR with a PPM software

Comment mettre en place la méthode OKR avec l’outil PPM Triskell Software ?

Vous souhaitez mettre en œuvre la méthodologie OKR - Objectives Key Results - dans votre entreprise et vous vous demandez comment un logiciel de PPM pourrait vous y aider ?
Vous aimeriez posséder un outil qui permette à toute l’organisation de visualiser les objectifs commerciaux, les résultats clé nécessaires pour atteindre ces objectifs et leur avancement. Triskell Software est l’outil PPM le plus flexible sur le marché et qui vous permet de mettre en place des OKRs dans votre entreprise à partir d’une unique interface. Vous voulez savoir comment ? Lisez cet article et découvrez comment Triskell peut vous aider à mettre en place des OKRs dans votre organisation.

OKR : définition and méthodologie

Une des conséquences principales du processus de transformation numérique à laquelle toutes les entreprises doivent faire face depuis la dernière décennie est le besoin de livrer des produits et des services de manière agile, en apportant de la valeur aux clients et aux utilisateurs. Pour parvenir à cela, il est essentiel que tous les membres et équipes de l’organisation marchent dans la même direction, à la poursuite d’objectifs communs et en promouvant le travail collaboratif afin d’obtenir les résultats escomptés.

La méthodologie OKR (Objectives and Key Results), utilisée par des entreprises prestigieuses telles que Google, Intel ou Spotify, permet, de manière simple et structurée, d’aligner toutes les équipes et les personnes dans l’organisation vers la réussite d’une série d’objectifs communs. Ces objectifs sont mesurables au travers d’indicateurs appelés « Résultats Clés », qui permettent de surveiller si les objectifs proposés sont atteints ou non.

Comment les objectifs se rapportent aux résultats clés dans OKR ?

Dans la méthodologie OKR, les objectifs doivent avoir une série de résultats clés associés à eux qui permettent d’évaluer s’ils sont atteints. En d’autres termes, alors que les objectifs définissent le but vers lequel l’entreprise veut aller, les résultats clés servent à définir comment les objectifs seront atteints, quels indicateurs seront utilisés comme référence pour indiquer.

Si oui ou non l’objectif est bientôt atteint. De plus, chaque résultat clé est accompagné d’une série d’actions, projets, livrables, etc… qui faciliteront la réussite de ce résultat clé.

Les objectifs fixés dans OKR sont annuels, bien qu’une revue soit recommandée tous les 3 ou 6 mois, en fonction de l’avancement indiqué par chaque résultat clé. Ils peuvent être ajustés ou redéfinis au cas où l’objectif établi n’est pas ambitieux ou au contraire irréalisable. D’autre part, chaque objectif doit inclure au moins trois « résultats clés » et chaque résultat clé sera associé à une série d’initiatives.

Comment la méthodologie OKR est structurée en un exemple

L’infographie suivante illustre la manière dont les objectifs, les résultats clés et les action sont liés dans la méthodologie OKR pour une équipe IT :

Comment sont notes les objectifs dans OKR?

Dans la plupart des cas, les objectifs à fixer seront annuels. Cependant, ils devraient être révisés périodiquement, de préférence tous les trois mois, de manière à obtenir une vue claire de l’avancement des résultats clés et savoir si vous êtes sur la bonne voie ou non pour atteindre les objectifs.

Chaque employé doit noter les objectifs et résultats clés sur une échelle de 0 à 1, avec trois échelles à prendre en compte :

  • Si la moyenne du score est inférieure à 0.4, il sera alors nécessaire d’évaluer si les objectifs sont suffisamment réalistiques ou si les résultats clés et les actions sélectionnés sont les plus appropriés pour atteindre ces objectifs.
  • Si le score est égal à 1, cela signifie que l’objectif n’était pas assez ambitieux, il sera donc nécessaire de repenser à des objectifs qui, sans être impossibles, impliquent un effort pour les atteindre.
  • Si la moyenne du score se situe entre 0.6 et 0.8, cela signifie que vous êtes sur la bonne voie pour réussir ces objectifs. Idéalement, ce devrait être le score moyen pour les entreprises travaillant avec les OKRs.

Bénéfices des OKRs

De plus en plus de sociétés adoptent la méthodologie OKR. Que ce soient des entreprises classiques de technologies comme Google, LinkedIn et Intel, ou de créations plus en croissance comme Spotify et Cabify, la vérité est que la méthodologie est si flexible qu’elle s’adapte à presque toutes les entreprises et tous les domaines.

Les avantages des OKRs sont infinis mais peuvent être résumés en 5 points :

  1. Méthodologie évolutive : Les OKRs peuvent être établis à différents niveaux. Ils peuvent être établi au niveau équipe, département ou portefeuille et peuvent même être évolutifs pour l’ensemble de l’entreprise, créant ainsi des synergies à tous les niveaux de l’organisation pour atteindre les objectifs fixés.
  2. Paramétrage Agile d’objectifs ambitieux : Avec OKR, les responsables d’équipe ou de l’entreprise peuvent rapidement fixer des objectifs ambitieux pour l’organisation. Ces objectifs peuvent être revus périodiquement pour ajuster les optimisations nécessaires aux résultats clés ou aux initiatives à mettre en œuvre pour les atteindre.
  3. Encourage la collaboration : OKR implique toutes les personnes et les équipes qui constitue l’organisation dans la réussite de ces objectifs, nécessitant une collaboration et une communication constante entre les équipes pour exécuter des actions spécifiques qui mènent à la réussite des résultats clés. Les silos n’ont pas leur place dans la méthodologie OKR.
  4. Productivité plus élevée : en étant trés clair sur les objectifs de l’entreprise, tous les départements et l’ensemble du personnel sait ce qui est vraiment important et qui ajoute de la valeur à l’entreprise. Cela leur permet de se concentrer sur ces actions et taches qui aident réellement dans la réussite de ces objectifs, augmentant ainsi la productivité du personnel.
  5. Autonomisation des équipes et du personel : Comme tous les départements de l’entreprise participent d’une manière ou d’une autre à la réussite ou non des objectifs, grâce aux OKRs, les employés se sentiront impliqués dans la réussite ou l’échec de l’entreprise et seront motivés pour contribuer à la valeur de l’entreprise avec leurs initiatives et actions.

Comment mettre en place des OKRs avec un logiciel de PPM comme Triskell ?

Maintenant que vous savez en quoi consiste OKR et tous les avantages de cette méthodologie, vous devez certainement déjà penser à la façon de la mettre en place dans votre organisation.

Les managers utilisent communément les outils traditionnels (pack Office, e-mail, applications de messagerie instantanée comme Skype ou Teams, communications pyramidales classiques - rapports de performance annuelle, évaluations, etc.) pour communiquer à leurs équipes respectives si ils ont atteint les objectifs. Mais ceux-ci ne sont pas efficaces pour mettre en place une méthodologie OKR dont le but est de promouvoir l’alignement et la coopération de toutes les équipes de l’entreprise vers des objectifs communs.

Pourquoi mettre en œuvre un outil de PPM comme Triskell Software ?

Voici 7 raisons démontrant que Triskell est l’outil PPM qui mènera la mise en place d’OKRs au plus haut niveau dans votre organisation.

  1. Alignement et exécution stratégique au sein d’un seul et même outil.
  2. Initiatives reliées aux objectifs stratégiques.
  3. Workflows et cycles de vie pour élaborer les actions de vos équipes.
  4. Analyse des données intelligente pour une prise de décision Agile.
  5. Planification Agile des OKRs avec Kanban, Roadmap and Masterplan.
  6. Outils collaboratifs integrés dans Triskell Software.
  7. Reporting détaillé du statut OKR.

Alignement and exécution stratégique à partir d’un seul outil

La plupart des entreprises n’atteignent pas les objectifs qu’elles ont fixé. Dans la plupart des cas, cela est dû au fait que, lorsqu’il s’agit d’exécuter la stratégie élaborée, les équipes et les personnes impliquées dans cette exécution perdent le focus sur les objectifs de l’organisation.

Cela peut être parce qu’il n’y a pas eu de communication efficace de ces objectifs, car la façon de travailler en silo est toujours répandue dans l’organisation ou aussi parce que lorsqu’il s’agit de mettre en place la stratégie, des changements et des événements imprévisibles de toute sorte peuvent survenir et la planification stratégique préalablement établie peut être mise de côté.

Pour que les organisations réussissent à atteindre leurs objectifs, il est essentiel de pouvoir connecter la planification stratégique avec l’exécution des initiatives qui aideront à atteindre ces objectifs. Et Triskell Software est un outil évolutif qui permet d’aligner, à partir d’une seule plateforme, la stratégie de l’organisation avec son exécution.

Lier les initiatives aux objectifs stratégiques

Lorsqu’il s’agit d’atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation, son exécution correcte est essentielle, avec des initiatives et des actions pertinentes pour chacun des résultats clés définis pour atteindre ces objectifs. Chacune des initiatives mise en œuvre doit être pertinente à l’un des résultats clés qui ont été établis et contribuer à la réussite, dans un premier temps, de ce résultat clé, afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

Avec Triskell Software vous pouvez lier chacune de ces initiatives (produits, services, campagnes, actions, livrables, tâches, etc..) aux Résultats Clés et aussi aux objectifs. Vous obtenez ainsi une vision globale sur la manière dont le plan est exécuté et pouvez surveiller l’avancement de chaque résultat clé.

Workflows et cycles de vie pour élaborer les actions de votre équipe

Une organisation sans processus définis dans ses opérations ou avec certains domaines métier ou personnes qui n’y adhèrent pas, est vouée à l’échec lorsqu’il s’agit d’atteindre les objectifs.

En ce sens, Triskell permet de configurer, de manière très flexible et intuitive, les projets ou produits sur lesquels votre organisation est en train de travailler. De cette façon cela assure que toutes les personnes et équipes impliquées dans les OKRs sont alignées avec le statut des processus à suivre pour chacune des initiatives.

>Analyse de données intelligente pour la prise de décision Agile

Lorsqu’il s’agit d’exécuter la stratégie, les équipes et les organisations sont souvent confrontées à des événements imprévus qui impliquent la réallocation de ressources ou la re-priorisation de certaines initiatives. C’est dans ces situations que les organisations perdent le focus sur leurs objectifs, et par conséquent, les buts souhaités ne sont pas atteints.

Grâce à l’analyse de données intelligente de Triskell, toute décision qui doit être prise pendant l’exécution de la stratégie sera basée sur des données et des preuves vérifiables en temps réel, réduisant ainsi les erreurs de prises de décision telles que réallocation de ressources, réajustement de budgets ou re-priorisation de certaines initiatives.

>Outils collaboratifs intégrés dans Triskell Software

Les OKRs nécessitent une collaboration active entre les différents domaines de travail de l’organisation pour atteindre les objectifs. Grâce à Triskell Software, vous aurez une séries d’outils collaboratifs avec lesquels les membres d’équipe peuvent communiquer en temps réel et partager de l’information et de la documentation pertinente pour que tout le monde soit informé de l’avancement.

FPar exemple, dans Triskell on peut ajouter des commentaires et partager des fichiers dans chacun des livrables sur lesquels votre équipe travaille, configurer à partir de la même interface un système d’alertes grâce auquel tous les membres de l’équipe sont informés et peuvent communiquer des mises à jour dans l’avancement.

>Plannification Agile des OKRs avec Kanban, Roadmap and Masterplan

Dans Triskell Software il y a plusieurs vues avec lesquelles on peut visualizer les objectifs, résultats clés, initiatives, etc… et obtenir des informations pertinentes en temps réel sur le statut, les ressources affectées, les coûts et les délais.

La vue Kanban permet de vérifier et de contrôler, de manière agile et visuelle, le statut de chaque initiative et son workflow respectif. Le Kanban fournit un aperçu du statut de chaque initiative, facilitant la prise de décision et la priorisation des tâches et des ressources. La vue Kanban est très simple à utiliser dans Triskell. On peut filtrer, trier et changer le statut et les valeurs en déplaçant simplement les cartes d’une colonne à l’autre.

Triskell possède également des vues Masterplan et Roadmap views. La vue Masterplan affiche les initiatives et leurs connexions chronologiquement, ce qui est pratique pour identifier et unifier sa vision à court et long-terme, et facilite aussi la priorisation d’initiatives ou consulter leur avancement.

Cependant, la vue Roadmap fournit un aperçu des initiatives en cours de réalisation pour atteindre les objectifs de l’organisation, permettant de comprendre la priorité de chacune d’elles et l’ordre dans lequel elles devraient être suivies.

Reporting détaillé du statut OKR

Analyse et interprétation précises des données sont clés pour atteindre ses objectifs. En ce sens, il est essential d’avoir des outils qui permettent de concevoir des tableaux de bord adaptés aux besoins de l’organisation pour comprendre comment la stratégie est exécutée.

Triskell Software comprend des tableaux de bord avec lesquels les utilisateurs peuvent consulter toute l’information en temps réel. On peut filtrer, trier et grouper l’information pour consulter les KPIs pertinents pour atteindre vos objectifs et résultats clés.

Avec Triskell, vous pouvez aussi agréger automatiquement tous vos KPIs, en les reliant à chacun de vos objectifs stratégiques et initiatives afin de surveiller et partager l’exécution de votre stratégie commerciale.

Démandez une demo Triskell Software aujourd’hui

Triskell Software est l’outil dont vous avez besoin pour mettre en œuvre efficacement les OKRs dans votre organisation. Accédez à une démo avec laquelle vous pourrez connaître toutes les fonctionnalités de l’outil PPM le plus flexible sur le marché.