Ein umfassender Leitfaden zum Stage-Gate-Prozess für F&E-Projekte

F&E-Projekte gewinnen für Unternehmen immer mehr an Bedeutung, und zwar unabhängig von der Branche, zu der sie gehören. Im digitalen Zeitalter müssen die Unternehmen Marktchancen erkunden. So müssen sie immer innovativere Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen, die in kürzester Zeit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten bieten und gleichzeitig die Bedürfnisse eines immer anspruchsvolleren Verbrauchers erfüllen, der individuelle Produkte wünscht.

Diese Projekte bieten den Unternehmen zwar große Wachstumschancen, sind aber auch mit vielen Risiken verbunden. Deshalb spielt das F&E-Projektmanagement in Unternehmen eine entscheidende Rolle. Ineffiziente Entscheidungsfindung in Fragen wie Projektdurchführbarkeit, Risikomanagement, Kapazitätsplanung, Ressourcenzuteilung oder die Beseitigung von Engpässen in allen Phasen des Projekts können zum Scheitern des Projekts führen.

Und genau hier kommt der Phase-Gate-Prozess ins Spiel, denn er wird Ihr bester Verbündeter bei der Bewältigung der Herausforderungen sein, mit denen Sie im F&E-Projektmanagement zu rechnen haben. In diesem Artikel erfahren Sie, welche grundlegenden Prinzipien hinter der Phase-Gate-Methode stehen und wie das F&E-Projektmanagement davon profitieren kann.

Einleitung: Was ist der Stage-Gate-Prozess?

Wahrscheinlich fragen Sie sich, wie der Phase-Gate-Prozess das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen in den Bereichen Forschung und Entwicklung oder Produktentwicklung unterstützen kann. Schon wenn Sie die allgemeinen Richtlinien dieser Methode kennen, werden Sie feststellen, dass sie auf jede Art von Projekt angewendet werden kann.

Die Phase-Gate-Methode, auch Stage-Gate genannt, ist auf das gesamte Projekt anwendbar, von der Idee bis zum Projektabschluss. Sie beinhaltet die Überprüfung und Validierung des Fortschritts, der in den einzelnen Phasen des Projekts erzielt wurde, ehe man zur nächsten Phase übergeht. In diesen Überprüfungsprozessen sollten die Projektmanager die erzielten Fortschritte überprüfen und bestätigen, dass sie mit den in der jeweiligen Phase festgelegten Anforderungen übereinstimmen. Auf Grundlage dieser Analyse kann das Projektteam dann entscheiden:

• Grünes Licht für den Übergang des Projekts zur nächsten Phase zu geben.
• Das Projekt vorläufig auszusetzen, um entweder anderen Projekten Priorität einzuräumen oder Probleme zu beheben, die während der Überprüfung dieser Phase entdeckt wurden.
• Das Projekt für nicht realisierbar zu erklären und es zu streichen.

Wie Sie sehen, passt diese Methode hervorragend zu den Herausforderungen, denen sich viele Produkt- oder Softwareentwicklungs-Teams in ihrem Arbeitsumfeld stellen müssen. Eine Umgebung, die durch die ständige Entwicklung der Märkte und der Benutzeranforderungen gekennzeichnet ist und die Unternehmen dazu zwingt, agil und flexibel auf neue Markttrends und sich bietende Chancen zu reagieren.

Dieser stufenweise Überprüfungsprozess hilft Unternehmen daher dabei, ihre F&E-Projektanforderungen besser an diese sich ändernden Markt- und Kundenanforderungen anzupassen.

Die frühen Vertreter des Stage-Gate-Prozesses

Die Phase-Gate-Methode wurde Mitte der 1980er Jahre in den Vereinigten Staaten erstmals angewandt. DuPont und Exxon Chemical waren die ersten großen Unternehmen, die diese Prüfverfahren für jede einzelne Phase ihrer Projekte einführten.

Diese beiden Unternehmen gehören zum Energiesektor. Im Laufe der Jahre übernahmen jedoch immer mehr Unternehmen aus allen Branchen (Maschinenbau, Software, Automobilindustrie, Gesundheitswesen usw.) die Stage-Gate-Methode, da sie immer beliebter wurde. Der Stage-Gate Prozess kann an Projekte unterschiedlichster Art angepasst werden: Entwicklung neuer Produkte, Software-Releases oder sogar Transformationsprogramme.

Stage-Gate Phasen

Unabhängig von der Art des Projekts besteht die Stage-Gate-Methode aus 5 verschiedenen Phasen (es können auch 6 sein, wenn wir die vorläufige Ideenphase einbeziehen). Sie sind wie folgt:

1. Ideenfindung. Egal ob es sich um ein F&E-Projekt oder ein anderes handelt, es beginnt immer mit einer Ideenfindung. Hier spielen Brainstorming und Marktforschung eine wichtige Rolle, um Ihrem Team zu helfen, Ideen zu entwickeln, die, wenn sie einmal Form angenommen haben, zu einem Projekt gemacht werden können. Um die Anforderungen an das Projekt aufzulisten, brauchen Sie bereits in dieser frühen Phase das Feedback von Kunden und Benutzern.
2. Umfang bestimmen. Wenn die Idee definiert ist, ist es an der Zeit, ihre Machbarkeit und ihren Umfang zu bewerten und zu bestimmen, ob sie eine interessante Marktchance darstellen kann. SWOT- und PESTLE-Analysen sind Ihre besten Verbündeten, um der Produktidee, die Ihnen vorschwebt, Gestalt zu geben und ihre Realisierbarkeit auf Ihrem Zielmarkt zu veranschaulichen.
3. Business Case erstellen. Sobald Sie sich über den Umfang, die Vision und die Durchführbarkeit der Idee im Klaren sind, wird es Zeit, einen Business Case mit den Anforderungen des Projekts zu erstellen, darunter die zu erreichenden Ziele, die Phasen und die Anforderungen für jede von ihnen sowie einen detaillierten Bericht über die Durchführbarkeit des Projekts.
4. Entwicklung. Hier wird der Business Case umgesetzt und die Entwicklungsphase des Produktprototyps beginnt. Wichtig ist, dass Sie die Meilensteine, die in dieser Phase erreicht werden sollen, und die KPIs, die in den verschiedenen Phasen der Produktentwicklung überwacht werden sollen, klar festlegen.
5. Testen und Validieren. Wenn der Prototyp fertig ist, finden in dieser Phase die entsprechenden Tests und Validierungen statt, um mögliche Verbesserungen des Prototyps zu erkennen. In dieser Phase wird auch die Benutzerfreundlichkeit des Produkts in einer Betaphase von den Kunden getestet.
6. Markteinführung: Das Produkt hat bereits alle vorangegangenen Phasen durchlaufen und wird nun auf den Markt gebracht. Hier spielt das Marketing eine wesentliche Rolle, denn es muss eine Strategie entwerfen, mit der das Produkt den Markt erobern und die Aufmerksamkeit der potenziellen Verbraucher auf sich ziehen kann.

Zwischen jeder Phase findet der Überprüfungsprozess statt, in dem beschlossen wird, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht oder nicht. Die Methode würde im Groben wie folgt aussehen:

Die Komponenten des Triple-A-Prozess

Wie bereits erwähnt, gibt es die Stage-Gate-Methode seit fast 35 Jahren. Das Projektmanagement hat sich in dieser Zeit erheblich weiterentwickelt, insbesondere durch das Aufkommen und die Konsolidierung von Agile-Methoden. Diese haben den Phase-Gate-Prozess stark beeinflusst, insbesondere Scrum.

Und dieser Einfluss hat dazu geführt, dass neue Elemente in diese Methode eingeführt wurden. Es handelt sich dabei um den sogenannten Triple A-Prozess, der aus folgenden Elementen besteht:

• Agilität: Die verschiedenen Entwicklungsaufgaben werden in 2- oder 4-wöchigen Iterationen oder Sprints abgearbeitet.
• Akzeleration: Nach einer umfassenden Analyse der Value Chains werden die Elemente, die keinen Mehrwert bringen, eliminiert, ebenso wie wiederkehrende Aufgaben und Rollen, Engpässe, usw.
• Anpassungsfähig: Dank der spiralförmigen Entwicklung, d.h. durch das Testen und Validieren jeder einzelnen Hypothese durch eine Reihe von iterativen Validierungen, kann der Kunde Verbesserungen für das zu entwickelnde Produkt vorschlagen.

Indem Sie diese drei Elemente in die F&E-Projekte, an denen Sie arbeiten, einbeziehen, gewinnen Sie nicht nur an Geschwindigkeit bei den Lieferzeiten in jeder der Projektphasen, sondern auch Effizienz und Qualität bei der Entwicklung und dem Ergebnis des Projekts.

Phase – Gate Review-Prozess bei F&E-Projekten

Das Hauptmerkmal des Phase-Gate-Prozesses ist zweifelsohne der Überprüfungsprozess für jede Phase. In jeder dieser Phasen wird eine Bewertung durchgeführt, um festzustellen, welche der folgenden Kriterien vor dem eigentlichen Überprüfungsprozess vereinbart wurden, ob das Projekt weitergeführt werden soll oder nicht:

• Qualität der Ausführung: Es wird überprüft, ob die in der aktuellen Phase geleistete Arbeit den im Projekt vereinbarten Anforderungen entspricht.
• Geschäftslogik, d.h. in jeder Phase des Projekts wird überprüft, ob das Projekt noch eine Geschäftsmöglichkeit darstellt.
• Aktionsplan. Die nächsten Schritte werden festgelegt, um das Projekt voranzutreiben. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, ob im Unternehmen Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung stehen oder nicht.

Bei jedem Überprüfungsprozess analysiert das Projektteam die bisher erzielten Fortschritte und vergleicht sie mit den in den Projektdokumenten (Business Case, Projektplan, Produktspezifikationsgliederung usw.) festgelegten Vorgaben. Außerdem wird es die Durchführbarkeit des Projekts bewerten, indem festgestellt wird, ob sich die Anforderungen des Kunden, die Marktsituation oder die politischen, wirtschaftlichen oder sozialen Gegebenheiten geändert haben, die die Rentabilität des Projekts beeinflussen könnten.

Wenn diese Kriterien überprüft wurden, muss eine endgültige Entscheidung getroffen werden, damit das Projekt in die nächste Phase gehen kann. Es gibt vier mögliche Optionen:

• Go: das Projektteam gibt grünes Licht für die nächste Phase.
• Kill: Das ist genau das Gegenteil von dem, was im vorherigen Fall passiert ist. Das Projekt wird eingestellt, entweder weil es keine Geschäftsmöglichkeit mehr darstellt oder weil es an Ressourcen oder finanziellen Mitteln mangelt.
• Hold: Das Projekt wird nicht abgebrochen, sondern pausiert, um anderen Projekten oder Initiativen in der Organisation Vorrang zu geben.
• Recycle: In diesem Fall wird entschieden, dass die bisherige Arbeit am Projekt noch verbessert werden muss, bevor es in die nächste Phase gehen kann.

Diese Überprüfungsprozesse sollten unabhängig von der täglichen Projektleitung durchgeführt werden. An ihnen sollten multidisziplinäre Profile beteiligt sein, sodass das Projektteam verschiedene Sichtweisen erhält und eine Entscheidung auf der Grundlage verschiedener Kriterien treffen kann.

Die Teilnahme der folgenden Personen wird empfohlen:

• Leitende Angestellte der Organisation.
• Projekt-Manager.
• Produktverantwortliche.
• PMO-Manager.
• Fachkräfte aus den verschiedenen Abteilungen, die an der Projektdurchführung beteiligt sind.
• Externe Partner, die direkt an dem Projekt beteiligt sind.

Dieser Überprüfungsprozess ist bei F&E-Projekten besonders wichtig, da diese Projekte sehr komplex sind und sich Kundenbedürfnisse und Märkte so schnell ändern können. Mithilfe dieser umfassenden Überprüfungsphasen bietet die Phase-Gate-Methode den F&E-Projektteams die notwendigen Möglichkeiten, erstklassige Ergebnisse zu liefern und Projekte zu überarbeiten oder abzubrechen, wenn sie nicht mehr dem vereinbarten Projektplan entsprechen.

Vorteile von Phase Gate für F&E-Projekte

Jetzt, da Sie eine allgemeine Vorstellung vom Phase-Gate-Prozess, seinen verschiedenen Phasen und der Funktionsweise des Überprüfungsprozesses jeder ‚Phase‘ haben, werden Sie sich wahrscheinlich die folgende Frage stellen: Wie kann mir diese Methode helfen, die F&E-Projekte, an denen ich gerade arbeite, effizient zu verwalten?

Bei F&E-Projekten gibt es keinen Raum für Fehler. Diese Projekte sind für die Unternehmen am wichtigsten und haben bei ihrer Durchführung oberste Priorität. Aus diesem Grund ist eine Methode wie Phase-Gate, die eine rückblickende Bewertung der in jeder Phase erzielten Fortschritte ermöglicht, ehe zur nächsten Phase übergegangen wird, für diese Art von Projekten am besten geeignet.

Diese sieben Vorteile werden Sie als Verantwortlicher für die F&E-Projekte Ihres Unternehmens haben, wenn Sie diese Methode anwenden:

1. Höhere Erfolgsquote des Projekts.
2. Verbessertes Ressourcen-Management.
3. Risikominimierung.
4. Ausrichtung des Projekts auf die strategischen Unternehmensziele.
5. Agilität und Flexibilität bei der Erzielung von Ergebnissen.
6. Kundeneinbindung während der gesamten Projektentwicklung.
7. Förderung der internen und externen Zusammenarbeit.

1. Höhere Erfolgsquote des Projekts

Die Durchführung von F&E-Projekten ist wirklich komplex. Der Erfolg wird dadurch garantiert, dass Sie mit einer Methode arbeiten können, die es ermöglicht, die erzielten Fortschritte von Zeit zu Zeit zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten und Fehler zu erkennen, die behoben werden müssen.

Und zwar nicht nur für das aktuelle Projekt und die Möglichkeit, spontan Änderungen vorzunehmen, um die Fehler zu korrigieren. Prozesse zur Identifizierung von Fehlern und Engpässen sind auch für künftige F&E-Projekte, die Sie leiten werden, von Nutzen.

2. Verbessertes Ressourcen-Management

Dieser Überprüfungsprozess zur Bewertung des Fortschritts der einzelnen Projektphasen ist zudem eine großartige Möglichkeit für ein effizienteres Ressourcen-Management in Ihren F&E-Projekten. Phase-Gates können beispielsweise eingesetzt werden um:

• Eine Kapazitätsplanung durchzuführen und die Rollen oder Kompetenzen zu ermitteln, die für die Durchführung des F&E-Projekts erworben werden müssen.
• Die Ressourcen in bestimmten Bereichen des Projekts umzuverteilen oder zu erweitern, je nachdem, ob die vereinbarten Anforderungen für jede Phase des Projekts erfüllt werden oder nicht.

Mit dem Phase-Gate-Prozess maximieren Sie schließlich die Produktivität der einzelnen Ressourcen des Unternehmens, denn Sie weisen ihnen die Projektaufgaben zu, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen, und übertragen sie auf andere Initiativen, sobald sie ihre Rolle im Projekt erfüllt haben.

3. Risikominimierung

F&E-Projekte sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Viele von ihnen scheitern, weil es auf Wunsch oder Veranlassung eines der Beteiligten zu ungeplanten Änderungen an den ursprünglichen Anforderungen des Projekts oder des Endprodukts kommen kann, die das Projekt zum Scheitern bringen.

Mit den Überprüfungsprozessen der Phase-Gate-Methode stimmen Sie alle Mitarbeiter, Teams und Interessengruppen hinsichtlich der Ziele und Anforderungen an das Endprodukt überein. Sie vermeiden so ungeplante Abweichungen und mindern die Risiken, die mit dieser Art von Entscheidungen verbunden sind.

4. Ausrichtung des Projekts auf die strategischen Unternehmensziele

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die Ausrichtung von Projekten auf strategische Ziele. Dies ist besonders wichtig bei F&E-Projekten. Die Technologie schreitet im digitalen Zeitalter sprunghaft voran. Dadurch können sich die strategischen Ziele von Unternehmen ändern und somit müssen sich auch die Prioritäten und Anforderungen von F&E-Projekten ändern.

Phase-Gate-Review-Prozesse bieten die perfekte Gelegenheit, Themen wie Projektanforderungen, Priorität, Budget, Ressourcen oder Liefertermine zu überprüfen und mit den strategischen Zielen des Unternehmens abzugleichen.

5. Agilität und Flexibilität bei der Erzielung von Ergebnissen

Der Phase-Gate Prozess ist flexibel, denn er kann sich an alle Gegebenheiten und Typologien von Organisationen und Projekten anpassen und damit auch an Ihre bestehenden Geschäftsprozesse. Durch die Einbeziehung von agilen Elementen wie dem Triple A Prozess (Agilität, Akzeleration und Anpassungsfähig) werden Ergebnisse in kürzeren Zeiträumen erzielt.

6. Kundeneinbindung während der gesamten Projektentwicklung

Die Einbeziehung der Kunden in die verschiedenen Phasen des F&E-Projekts ist entscheidend. Durch ihr Feedback werden nicht nur die ersten Anforderungen des Projekts definiert (z. B. die Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit des zu entwickelnden Produkts), sondern es wird auch die Qualität des Produkts verbessert und an die Bedürfnisse des Marktes angepasst, während das Projekt fortschreitet.

Ihre Rolle ist daher von entscheidender Bedeutung für F&E-Projekte, um Produkte und/oder Dienstleistungen anzubieten, die problemlos zu verwenden und zu verwalten sind, und um eine größere Marktakzeptanz zu erzielen, sobald die Einführungsphase des Projekts erreicht ist.

Förderung der internen und externen Zusammenarbeit

F&E-Projekte sind in der Regel große Projekte, an denen multidisziplinäre Teams, Projektmanager, Produktverantwortliche, externe Partner usw. beteiligt sind. Zusammen mit der Tatsache, dass sie geografisch über mehrere Standorte verteilt sein können, kann das Management dieser Art von Projekten sehr komplex sein.

Das Stage-Gate-Verfahren ist jedoch nicht nur für diese Art von Situation ausgelegt, sondern es fördert auch die aktive Zusammenarbeit zwischen allen am Projekt beteiligten Parteien durch die Überprüfungsprozesse der einzelnen Phasen. Eine Garantie für Qualität ist die Tatsache, dass Personen mit einem so unterschiedlichen disziplinären Profil den Status und den Fortschritt des Projekts von Zeit zu Zeit objektiv überprüfen können.

Fazit

Das Management von F&E-Projekten ist heutzutage einer der Grundpfeiler vieler Unternehmen. Gerade weil sie so wichtig sind, ist es unerlässlich, diese Art von Projekten effizient zu managen. Ressourcen-Management, Finanz-Management, Risiko-Management… Es gibt zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, die dazu führen, dass Ihre F&E-Projekte scheitern, wenn sie nicht richtig gemanagt werden.

Die Phase-Gate-Methode wird Ihr bester Verbündeter sein, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Projekte Ihres Unternehmens erfolgreich sind und erfolgreich auf dem Markt eingeführt werden. Und um Sie bei dem Management zu unterstützen, ist eine PPM-Lösung wie Triskell Software unerlässlich, mit der Sie alle Aspekte des F&E-Projektmanagements (Projektpriorisierung, Kapazitätsplanung, Ressourcenzuweisung, Abstimmung mit strategischen Zielen usw.) effizient und in Echtzeit handhaben können.