5 razones por las que los departamentos de TI necesitan un software SPM y PPM
El desempeño del departamento de TI influye de manera decisiva en la consecución o no de los objetivos estratégicos de todas las medianas y grandes empresas. Este aumento de la importancia de los equipos de TI trae consigo nuevos retos y responsabilidades, los cuales requieren de nuevos procesos y herramientas para afrontarlos con éxito y contribuir así al éxito de la compañía a la que sirven.
Un mayor volumen de demanda que gestionar, unos recursos limitados, fechas de entrega cada vez más cortas, definir la priorización de las iniciativas en función del valor que entregan a la organización, etc. Éstas son algunas de las problemáticas que tú, como responsable del departamento de TI de la organización, tienes que coordinar en tu día a día a la hora de gestionar vuestra cartera de proyectos. Cuestiones que, por fortuna, la mayor parte de los software PPM del mercado cubren con solvencia.
Sin embargo, ¿qué sucede cuándo vuestra empresa cambia los objetivos estratégicos que se habían propuesto? ¿Disponéis de procesos y herramientas para ajustar, de manera ágil, escalable y en tiempo real, cuestiones como la asignación de recursos, el presupuesto o la gestión de la demanda, y alinearnos con los objetivos estratégicos de la organización? ¿Tenéis mecanismos con los que comunicar de manera eficiente estos cambios a todos los equipos que componen el departamento de TI?
Alinear el portfolio con los objetivos estratégicos es el gran reto al que se enfrentan los departamentos de TI hoy en día. Y disponer de un software que tenga integradas funcionalidades tanto para la gestión del portfolio de proyectos y/o productos (PPM) como para la gestión estratégica del portfolio (SPM) es fundamental para el éxito de vuestra organización.
Los nuevos retos en la gestión de la cartera de proyectos
Por desgracia, apenas pueden contarse con los dedos de una mano los software PPM con los que puedas obtener también una visión estratégica de la ejecución del portfolio. Son muchos los cambios que ha experimentado la gestión de la cartera de proyectos en los últimos 10 años. Y la mayoría de los proveedores de software PPM del mercado no han podido o querido desarrollar funcionalidades para adaptar sus soluciones a los nuevos retos estratégicos y de gobernanza que los gestores de los equipos de TI deben afrontar.
Son tres los nuevos retos que han supuesto cambios significativos en la gestión de la cartera de proyectos:
- El auge de la digitalización en todas las industrias.
- El mundo es ahora Agile.
- La importancia de la alineación estratégica.
1. El auge de la digitalización en todas las industrias
La digitalización ha cambiado por completo la fisonomía de las organizaciones y la forma de planificar y gestionar el portfolio de proyectos. Todas las industrias son ahora más competitivas, y las empresas deben lanzar al mercado productos y servicios cada vez más avanzados tecnológicamente para:
- No perder competitividad con sus inmediatos competidores.
- Satisfacer la demanda de unos consumidores cada vez más informados y que exigen productos y servicios ajustados a sus necesidades.
La digitalización también ha cambiado las reglas de juego en los mercados
La digitalización ha traído consigo también un cambio en las reglas de juego a la hora de competir en el mercado. Al mismo tiempo que crece la competitividad dentro de cada industria aumenta también las oportunidades de negocio. Y es que, gracias a la digitalización y al auge de ramas de conocimiento como el Big Data, el Business Intelligence, el IoT o el UX/CX, se hace más fácil la identificación de soluciones que satisfagan las necesidades de los usuarios y que suponen enormes beneficios para las empresas que las desarrollan.
Por otra parte, no hay que obviar los cambios que la digitalización ha traído en la forma en trabajamos y nos comunicamos en nuestro día a día. Las aplicaciones de mensajería instantánea o de videoconferencia están sustituyendo a formas de comunicación más tradicionales como el correo electrónico o las reuniones presenciales. Y la generalización de Internet y la fibra óptica ha hecho que el teletrabajo haya llegado para quedarse.
2. El mundo es ahora Agile
La necesidad de las empresas de sacar al mercado nuevos productos y servicios en ciclos de tiempo cada vez más cortos ha supuesto también la irrupción de las metodologías de trabajo Agile. La agilidad se basa en la sucesión de varios ciclos de trabajo cortos (sprints, iteraciones, etc) diseñados de tal forma que los equipos pueden iterar hasta llegar a la solución adecuada.
Dentro de un solo departamento de TI pueden convivir ambos enfoques de trabajo:
- Las metodologías Agile pueden adecuarse mejor a la operativa de los equipos de desarrollo y de operaciones de la organización.
- Sin embargo, las formas de trabajo más tradicionales en Cascada encajan mejor en aquellas capas de la organización donde entren en juego la planificación, la gestión y la ejecución de su estrategia.
La coexistencia de ambas formas de trabajo y la adopción de este nuevo enfoque ágil en la gestión del portfolio es clave para el éxito de las organizaciones, ya que les permitirá reaccionar con mucha más flexibilidad ante cambios imprevistos en la estrategia.
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3. La importancia de la alineación estratégica
Por tanto, en este nuevo contexto es más importante que nunca que todos los niveles de la organización se encuentren alineados con la planificación y los objetivos estratégicos. Las empresas se ven obligadas a cambiar su hoja de ruta y redefinir sus objetivos en plazos de tiempo cada vez más cortos o bien para no perder oportunidades de mercado, o bien para explotar oportunidades de crecimiento que hayan sido capaces de identificar.
Todos los niveles de la organización deben estar alineados con los objetivos estratégicos
Para ello, el departamento de TI debe disponer de procesos y herramientas con los que poder alinear, en tiempo real, sus procesos de toma de decisiones a nivel de operaciones, proyectos y programas a los objetivos estratégicos de la organización.
No disponer de estos mecanismos para alinear la planificación estratégica con su ejecución puede tener consecuencias negativas para las organizaciones:
- Priorización de proyectos no acorde al valor que realmente aportan a la organización.
- Gestión de recursos y planificación de la capacidad ineficiente.
- Menor productividad, que puede traducirse en pérdida de competitividad en los mercados.
- Escasa flexibilidad para adaptarse a los cambios inesperados de estrategia.
- Equipos trabajando en silo.
¿Qué es SPM (Strategic Portfolio Management)?
La mayoría de los software PPM disponibles en el mercado a día de hoy no disponen de funcionalidades específicas con las que gestionar, además del portfolio de proyectos de la organización, la ejecución de la estrategia de la compañía.
Seguramente en vuestro departamento de TI usáis una solución PPM para gestionar aspectos tan relevantes de vuestro portfolio de proyectos como:
- La priorización de los distintos proyectos, productos, programas y portfolios.
- Los recursos (y cómo éstos están asignados a lo largo del portfolio).
- El presupuesto.
- Los costes.
- Crear informes para los distintos stakeholders.
- Etc.
Sin embargo, no disponer de una visión estratégica a la hora de ejecutar el portfolio hará que su gestión sea ineficiente y que suponga menos beneficios y menor productividad. De ahí que sea imprescindible que vuestro software PPM disponga de funcionalidades SPM integradas en su interfaz para tener así una visión estratégica de la ejecución del portfolio.
SPM conecta los objetivos estratégicos del negocio con su ejecución
Y seguramente te estés preguntando, ¿qué es SPM? La Gestión Estratégica del Portfolio (Strategic Portfolio Management por sus siglas en inglés) es la combinación de procesos y herramientas que conectan los objetivos estratégicos del negocio con la ejecución de ésta estrategia.
En la era digital actual, las organizaciones deben disponer de mecanismos no sólo para articular planes a medio y largo plazo que se traduzcan en objetivos y planes estratégicos, sino también para adaptar la ejecución de su estrategia en función de los posibles cambios de rumbo en la estrategia del negocio.
Por lo tanto, los software PPM, para poder responder a los retos estratégicos y de gobernanza que se le presentan a los departamentos de TI, deben disponer de funcionalidades que permitan definir y administrar, de manera ágil y flexible:
- Metas y objetivos estratégicos.
- La priorización de proyectos, programas y portfolios en función del valor que entregan a la organización.
- La gestión de recursos y la planificación de la capacidad.
- Costes, riesgos y presupuestos.
Ventajas de la Gestión estratégica del Portfolio para tu solución PPM
Para una gestión eficiente del portfolio se requiere tener una visión estratégica del mismo. Por tanto, disponer en el departamento de TI de un software que disponga de funcionalidades PPM y SEM integradas es imprescindible. Son muchos los beneficios que este tipo de herramientas os pueden aportar, los cuáles pueden resumirse en 5 puntos:
1. Planificación estratégica y operativa
Con cualquier solución PPM puedes puntuar los proyectos en función del valor y la importancia que tengan para la organización. Pero pocas de ellas permiten vincular todos los entregables del portfolio a los objetivos estratégicos de la organización.
Muy pocos software PPM permiten vincular los entregables del portfolio a los objetivos de la organización
Pues bien, si tu software PPM tiene funcionalidades SEM integradas podrás gestionar de manera más eficiente la ejecución de tu estrategia. No sólo podrás crear y definir objetivos estratégicos en la propia herramienta, sino que puntuarás los proyectos en función de los objetivos a los que estén vinculados.
Así, por ejemplo, si un objetivo pasa a ser menos prioritario para la organización, los objetos vinculados a ese objetivo tendrán una puntuación acorde al nuevo nivel de prioridad. Y lo mismo ocurre si es a la inversa, lo que os permitirá una gestión del portfolio alineada con la estrategia en cuestiones clave como la asignación de presupuestos o la gestión de recursos.
2. Asignación de recursos y fondos basada en sus objetivos estratégicos
Uno de los mayores quebraderos de cabeza para cualquier departamento de TI es poder hacer frente al creciente volumen de demanda con un limitado número de recursos y de presupuesto. En este sentido, disponer de una herramienta que ofrezca una visión de la gestión estratégica del portfolio te facilitará mucho la toma de decisiones.
Podrás asignar los recursos o los fondos destinados a los proyectos, productos e iniciativas de la organización en función de cuáles sean los objetivos, y nivelarlos en función de los posibles cambios de estrategia que puedan sobrevenir.
3. Toma de decisiones basada en el análisis de datos en tiempo real
Disponer en una única solución de funcionalidades SEM y PPM os hará mucho más fácil la toma de decisiones a la hora de gestionar el portfolio. La inclusión en vuestra solución de variables basadas en objetivos estratégicos hará mucho más detallado el análisis de todos los datos de vuestro portfolio.Y, por tanto, una toma de decisiones más alineada con vuestra estrategia
Si además vuestra solución PPM dispone de funcionalidades como el análisis predictivo de datos y la simulación de escenarios, vuestro departamento podrá anticiparse a los posibles cambios que la organización pueda tomar. Y, en consecuencia, realizar ajustes en cuestiones como la gestión de recursos, presupuestos, prioridades y costes basados en los datos proporcionados por la propia herramienta.
4. Mayor rendimiento y rentabilidad
Una de las mayores discusiones que tú, como responsable del departamento de TI, tienes con los ejecutivos de la organización seguramente está relacionada con los gastos que vuestra área supone para la empresa. Unos gastos que, en la mayoría de los casos, se podrían haber optimizado mejor si todas vuestras iniciativas estuvieran enfocados a la entrega continua de valor y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Con un software PPM & SPM os enfocaréis en los proyectos que aportan valor a la organización
Con un software PPM con funcionalidades SPM conseguirás que el departamento de TI y todos los equipos que lo componen centren sus esfuerzos en los proyectos e iniciativas que realmente aportan valor a la organización. Vuestras actividades serán más rentables y productivas para la organización, y los ejecutivos os verán como un área que realmente aporta valor al negocio.
5. Eliminar los silos de la organización
No hay nada más importante para conseguir los objetivos estratégicos que tener a todos los equipos informados y comprometidos con la consecución de los mismos. Y es que uno de los principales retos que se enfrentan los departamentos de TI a la hora de gestionar el portfolio es poner fin a los equipos o personas que trabajan en silo.
Con un software PPM con funcionalidades SEM integradas el fin de los silos de tu organización será algo tangible. Podrás crear objetivos que puedan ser extrapolables a todos los niveles de la organización, y pondrás así la estrategia en el centro de todas las acciones de tus equipos de TI.
Triskell, el software que integra las funcionalidades de SPM y PPM en un solo lugar
De todas las soluciones que hay en el mercado, la plataforma de Triskell Software es la que mejor resuelve todos los problemas de gestión y de gobernanza que los departamentos de TI deben afrontar al planificar, gestionar y ejecutar su portfolio de proyectos y/o productos.
Es una herramienta que dispone de todas las funcionalidades SPM que necesitas para gestionar de manera exitosa el portfolio TI y poner a tus equipos al servicio de la planificación y los objetivos estratégicos de la organización.
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