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How to implement OKR with a PPM software
So wird OKR mit einer PPM-Software umgesetzt
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Excel or PPM Software - Triskell Software

Excel oder PPM-Software? Welche ist die beste Option für das Projektportfolio-Management?

Excel oderr PPM-Software? Welches Programm eignet sich am besten für die Verwaltung in Ihrem Unternehmen? Das Portfolio-Management ist zu einem strategischen Element in Unternehmen geworden, wenn es um die Definition und Verwaltung von Ressourcen, Aufgaben, Vorteilen, Risiken und Prioritäten für jedes der laufenden Projekte geht.

Für ein effizientes Projektportfolio-Management müssen PMO-Manager abwägen, ob Microsoft Excel ihre Anforderungen an die Verwaltung ihres Projektportfolios erfüllt oder ob sie eine andere Lösung, wie z.B. PPM-Software, ausprobieren sollten.

Excel, ein kostengünstig und flexibles Tool

Das Portfolio-Management von Projekten erfordert die Erfassung einer großen Menge von Daten (Budgets, Personaleinsatz, Zeiterfassung, Aktionspläne, Gantt-Diagramme usw.), die für alle Mitarbeiter des PMO-Büros Ihres Unternehmens jederzeit aktuell und verfügbar sein müssen.

Viele Unternehmen und Organisationen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Projektportfolios immer noch auf Microsoft Excel, und zwar aus den folgenden Gründen:

  • Excel kann kostenlos für Projektmanagement eingesetzt werden. Da es standardmäßig in der Microsoft 365-Suite enthalten ist, fallen für die Unternehmen keine zusätzlichen Kosten an, wenn sie es als PPM-Lösung verwenden möchten.
  • Es ist einfach zu bedienen, so dass keine zusätzlichen Kosten für Mitarbeiterschulungen anfallen, da viele mit Excel vertraut sind.
  • Es ist flexibel und anpassungsfähig und ermöglicht die Einrichtung und Verwaltung von Ressourcen wie Dashboards, Zeitplänen, Berichten, Präsentationen sowie Datenanalyse und -filterung, die alle für ein effizientes Projektmanagement unerlässlich sind.

Die Probleme beim Projektportfolio-Management mit Excel

Die Funktionen von Microsoft Excel machen es zum idealen Tool für das Management einzelner Projekte. Wenn es jedoch um die Verwaltung eines Projektportfolios geht, ist es nicht das beste Programm für ein effizientes und kontrolliertes Portfolio-Management.

Darüber hinaus kann sich die tägliche Verwendung von Excel zur Überwachung und Nachverfolgung des Projektportfolios Ihres Unternehmens für Teams, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind, zu einem echten Problem entwickeln. Wir von Triskell Software nennen Ihnen 5 Gründe, warum wir Ihnen empfehlen, Microsoft Excel nicht mehr für die Verwaltung Ihres Projektportfolios zu verwenden.

1. Ineffizientes und teures Management

Excel kann zwar auf hohem Niveau für das Portfolio-Management genutzt werden, aber die Entwicklung einer PPM-Lösung in Excel (die die Konfiguration von Makros, komplexen Formeln usw. erfordert) ist eine wirklich anspruchsvolle Aufgabe, die viele Stunden in Anspruch nimmt und auch hohe Kosten für dein Unternehmen verursacht, da Sie für die Entwicklung dieser Lösung möglicherweise die Unterstützung eines externen Dienstleisters, z. B. eines Excel-Beraters, benötigen.

Die Informationen über das Projektportfolio zu aktualisieren ist eine tägliche Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Und wenn eine große Menge an Daten aufgrund von Änderungen in der Strategie oder der Priorisierung einiger Projekte geändert werden muss, kann das Ändern der Daten in den Excel-Tabellen mehrere Stunden dauern.

2. Wenig Übersicht zur Überwachung von Veränderungen

Excel wurde nicht dafür konzipiert, dass seine Tabellen von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. In Ihrem Projektmanagement-Team haben Sie wahrscheinlich schon Situationen erlebt, in denen die falsche Version des Dokuments aktualisiert wurde oder Sie nicht in der Lage waren, die Autoren bestimmter Änderungen oder Fehler in einigen Ihrer Dokumente zu identifizieren.

Mit Excel haben Sie leider weder diese Art von Transparenz noch eine Übersicht über den Änderungsverlauf, mit der Sie die Autoren der Änderungen in den Tabellenkalkulationen Ihres Teams überprüfen können.

3. Komplexität bei der Behebung von Fehlern

Bei der Erfassung aller Informationen zu Ihrem Projektportfolio in einem Excel-Dokument wird Ihr Team wahrscheinlich auf Formeln und sogar Makros zurückgreifen müssen, damit die den verschiedenen Projekten gemeinsamen Informationen (Prioritätsstufen, Budget, zugewiesene Ressourcen, Fristen, Liefertermine usw.) miteinander verbunden und bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden.

Jeder zufällige Fehler kann dazu führen, dass alle in dem Dokument veröffentlichten Informationen falsch angezeigt werden. Und es kann sehr schwierig sein, die Quelle des Problems zu finden. Wenn der Fehler zum Beispiel in der Konfiguration eines Excel-Makros liegt und die Person, die dieses Makro entworfen hat, nicht mehr in der Organisation arbeitet, müsste wahrscheinlich die gesamte Tabelle neu angelegt werden.

4. Risiko des Verlusts von Informationen

Obwohl viele Unternehmen und Organisationen bereits über die Microsoft 365-Suite verfügen, die es ermöglicht, Excel-Dokumente in der Cloud zu bearbeiten und z. B. auf OneDrive zu hosten, sei es aus Gründen der Unternehmenskultur oder der Sicherheit, ziehen es Projektportfoliomanagement-Teams immer noch vor, ihre Tabellenkalkulationen lokal in freigegebenen Netzwerkordnern zu speichern.

Diese Tatsache ist durchaus mit Risiken verbunden, denn es kann passieren, dass eines Ihrer Teammitglieder die Excel-Datei versehentlich lokal auf seinem Computer speichert, so dass die anderen Teammitglieder die vorgenommenen Änderungen nicht sehen können. Oder das Dokument wird versehentlich als Anhang zu einer E-Mail hinzugefügt, die an eine Person gesendet wird, die nicht berechtigt ist, auf diese Informationen zuzugreifen.

5. Transparenz der Informationen

Excel ist nicht so ausgelegt, dass der Zugang zu den Nutzern nach Ebenen erfolgt. Alle Mitglieder Ihres Teams können daher die gleichen Informationen in der Excel-Tabelle mit dem Projektportfolio sehen.

Möglicherweise sollen einige Mitglieder Ihrer Organisation keinen Zugang zu bestimmten Bereichen des Dokuments haben oder keine Änderungen an bestimmten Bereichen des Dokuments vornehmen dürfen (Budgets, Zuweisung von Personen). Oder das Dokument muss nach einer Änderung erst von der zuständigen Person validiert werden, bevor es veröffentlicht werden kann.

Ein erfolgreiches Projektportfolio-Management setzt voraus, dass auch die Tools, die täglich für das Projektportfolio-Management eingesetzt werden, effizient sind. Aus den oben genannten Gründen empfehlen wir daher, von nun an ein PPM-Tool zu verwenden, um das Projektportfolio-Management möglichst reibungslos abzuwickeln.

Welche Vorteile bringt eine PPM-Software im Vergleich zu Excel?

Für Organisationen und Unternehmen, die mehrere Projektportfolios verwalten, ist die Verwendung eines PPM-Tools die an der besten geeigneten Lösung. Dieses Tool vereint eine Reihe von wesentlichen strategischen Merkmalen für die effiziente Verwaltung Ihres Projektportfolios.

1. Erstellung und Verwaltung einer unbegrenzten Anzahl von Projektportfolios

PPMs wurden entwickelt, um mehrere Projektportfolios gleichzeitig auf einfache und intuitive Weise im Tagesgeschäft zu verwalten. Mit einer PPM-Software können Sie die mühsame tägliche Aktualisierung der Informationen der Portfolios mit ihren jeweiligen Projekten in Excel umgehen.

2. Strategische Orientierung über das gesamte Projektportfolio

Mit PPMs können Projekte auf der Grundlage ihres geschätzten Nutzens, ihrer Kosten und ihrer Risiken eingestuft und priorisiert werden. So erhält das Unternehmen einen klaren strategischen Überblick darüber, welche Projekte für das Unternehmen wertvoll sind, welche Projekte priorisiert werden sollten und welche verschoben oder gestrichen werden sollten.

3. Informationen in Echtzeit

Mit einem PPM gibt es keine Zweifel mehr, ob man mit der aktuellsten Version des Projektportfolios arbeitet, wie es bei der Verwendung von Excel der Fall ist. Hier liegen in Echtzeit aktuelle Informationen über das gesamte Projektportfolio vor: Budgets, Fristen, Ressourcenzuweisung. Auf diese Weise können Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens in Übereinstimmung mit den Fachleuten des Unternehmens optimal nutzen.

Mit einer PPM-Lösung können Sie die Unklarheit vergessen, die Sie bei der Arbeit mit Excel hatten, wenn es darum ging, ob Sie mit der aktuellsten Version Ihres Projektportfolios arbeiten. Hier haben wir aktuelle Informationen in Echtzeit über das gesamte Projektportfolio: Budgets, Fristen, Ressourcenzuweisung. So können Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens in Übereinstimmung mit den Prioritäten des Unternehmens optimal nutzen.

4. Personalisierte Dashboards und Management-Berichte

PPM-Tools bieten viele interessante Optionen für Berichte und Analysen. Gantt-Diagramme, Dashboards, Kanbans, Masterplans, personalisierte Berichte... Ein PPM ist der beste Helfer, um eine Analyse des Projektportfolios durchzuführen, die hilft, Erkenntnisse und effiziente Lösungen für die Organisation zu visualisieren.

5. Datenintegration mit Excel

Der Einsatz eines PPM ist mit anderen Analyse- und Berichtstools wie Microsoft Excel kompatibel. Mithilfe einer PPM-Software können Daten auf automatisierte Weise direkt in Excel extrahiert werden, so dass Unternehmen die Kosten für die Anschaffung eines Online-Datenverarbeitungstools (OLAP) einsparen können.

Triskell Software, die PPM-Lösung, die Ihr Unternehmen braucht

Wenn Sie eine flexible und einfach zu bedienende Lösung benötigen, ist Triskell Software das PPM-Tool, das Sie suchen. PMO-Manager, Projektmanager, IT-Manager und Strategie-Manager können von allen Funktionen profitieren, die in Triskell für die Verwaltung des Projektportfolios der Organisation zur Verfügung stehen.

Zu den herausragenden Funktionen von Triskell als PPM-Lösung gehören die folgenden:

Wichtige Funktionen

Strategische Ausrichtung: Sie werden in der Lage sein, die Strategie Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens mit einem einzigen Tool zu planen, umzusetzen und zu überwachen.

Ressourcen-Management: Dank Triskell kann die Ressourcen-Planung und -Verwaltung von einem Top-Down-Ansatz aus erfolgen, anstatt Ressourcen auf Portfolio-, Programm- oder Projektebene zu benennen.

Rollenbasierter Zugriff: Mit Triskell können Sie kontrollieren, wer Zugriff auf die einzelnen Informationsobjekte in Ihrem Projektportfolio hat, indem Sie individuelle Berechtigungen und Status zuweisen.

Prüfung von Änderungen: Alle von den Projektmitgliedern vorgenommenen Änderungen werden in Triskell aufgezeichnet, wodurch es auch einfacher wird, die Ursache möglicher Dateneingabefehler zu ermitteln, was mit Excel nicht möglich ist.

Masterplan und Gantt-Diagramm: Mit dem Masterplan von Triskell haben Sie einen klaren Überblick über alle Elemente des Portfolios. Auch das Gantt-Diagramm ist vollständig in Triskell integriert, so dass Sie Projekte, Aufgaben, Aktualisierungen usw. planen können.

Automatisierung von Maßnahmen: Mit der PPM-Lösung von Triskell können bestimmte automatische Maßnahmen aus dem Tool selbst heraus konfiguriert werden, um den Betrieb des Projektportfolios zu erleichtern, z. B. das Versenden von Benachrichtigungen im Falle bestimmter Änderungen der Portfoliodaten.

Berichte und Dashboards: Triskell bietet zahlreiche Möglichkeiten der Berichterstattung und Datenanalyse. ScoreCards, konfigurierbare Dashboards, Berichte, Datamarts... Dank all dieser Optionen in einem einzigen Tool erhalten Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.

Fazit

Je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der verwalteten Projekte kann Excel als PPM-Basislösung dienen, da sich dank aller darin enthaltenen Funktionen Dashboards, Timelines, Budgets usw. erstellen und verwalten lassen, was bei einem nicht sehr großen Projektportfolio des Unternehmens vollkommen ausreichend ist. In Unternehmen, in denen das Management von Änderungen noch nicht gut etabliert ist und die ein geringes Projektvolumen haben, kann Excel auch als Sprungbrett für die Einführung einer umfassenderen PPM-Lösung dienen.

Für die erfolgreiche Verwaltung eines Projektportfolios ist ein PPM-Tool wie Triskell Software die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse. Mit einem einzigen Tool können Sie die wichtigsten Aufgaben erledigen, die Sie bereits mit Excel erledigen, wie z. B. die Verwaltung von Ressourcen, die Automatisierung von Maßnahmen und die Erstellung individueller Berichte und Analysen. Darüber hinaus können Sie den Zugriff der Mitglieder Ihrer Organisation verwalten, jede einzelne Änderung im Projektportfolio prüfen und Ihr Projektportfolio an der Unternehmensstrategie ausrichten. Hierzu steht Ihnen eine ganze Reihe von Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die relevanten Informationen analysieren, verfolgen und visualisieren können, z. B. Gantt-Diagramme, Master-Pläne, Roadmaps und Kanban-Boards.

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Sind Sie interessiert? Möchten Sie weitere Informationen erhalten? Das sind nur einige der Funktionen, die Triskell zu bieten hat. Fordern Sie eine Demo von Triskell an, indem Sie die folgenden Angaben ausfüllen, und entdecken Sie das flexibelste PPM-Tool auf dem Markt.