Gestion de projets R&D : spécificités et bonnes pratiques

La gestion des projets de Recherche et Développement, par essence fluctuante et versatile, est l’une des plus complexes pour tout chef de projet. Comment définir les objectifs à atteindre, les échéanciers, les budgets ou les ressources en l’absence de cadre bien défini et structuré ?

Car ici l’incertitude prévaut. L’évolution permanente des besoins de marché, l’émergence de nouvelles opportunités à exploiter et les intérêts en jeu contraignent le chef de projet à procéder à des ajustements constants.

Dans ce contexte, la priorité est donc de toujours garder le cap pour :

• Rester aligner sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
• Répondre aux besoins des utilisateurs et des clients..

Et s’il y avait des fondamentaux à comprendre et maîtriser pour une gestion de projet R&D de haut vol ? On vous dévoile tout sur le sujet dans cet article.

Au programme :

• Une gestion de projet très spécifique
• 5 éléments clés de la gestion de projets de R&D
• 6 bonnes pratiques de la gestion de projets R&D

Une gestion de projet très spécifique

Toute gestion de projets repose sur un ensemble de processus pour planifier et gérer les différentes phases du projet. Le chef de projet doit planifier, hiérarchiser et superviser les opérations et les tâches nécessaires en amont afin de mener à bien sa mission dans les délais et budgets impartis, tout en optimisant la gestion des ressources et des coûts.

Cependant, cette approche traditionnelle, très structurée, est-elle pertinente pour les projets de développement de nouveaux services ou produits ?

La réponse est non ! Cette pratique commune atteint ses limites en raison de l’incertitude intrinsèque aux projets de recherche et développement.

Réfléchissons-y une minute. La majorité de ces projets visent à concevoir des offres totalement inédites pour répondre à de nouveaux besoins tout juste identifiés, et pour lesquels il n’existe aucune référence sur le marché !

Exécutés d’une main de maître, ces projets confèrent un avantage concurrentiel décisif. Mais la fluctuation de nombreux paramètres vient complexifier leur gestion :

• Les besoins : la phase de recherche joue un rôle fondamental dans l’identification des opportunités de marché et des besoins non satisfaits des clients. Une phase primordiale et délicate à gérer dans un environnement hautement volatil, les besoins clients étant susceptibles de changer à tout moment !
• Les jalons et livrables : alors que dans les projets plus traditionnels, les jalons et livrables sont déjà entièrement définis lors de la phase de planification, c’est rarement le cas pour les projets de R&D. De nombreux facteurs, tant internes qu’externes, peuvent obliger à revoir et à modifier ces exigences : évolution des besoins client, ressources ou fonds insuffisants, méconnaissance de certaines technologies, etc.
• Les objectifs : véritables objectifs stratégiques pour l’entreprise, les projets de R&D sont prioritaires. Il est fondamental de faire preuve de souplesse et d’envisager la possibilité d’un changement des objectifs stratégiques ou des opportunités de marché.
• Les dates de livraison : établir un calendrier des livrables fiable et réaliste pour un projet de R&D est illusoire. D’une part les résultats sont trop incertains, et d’autre part le calendrier reste soumis à l’évolution des besoins et des exigences tout au long du cycle de vie du projet.

5 éléments clés de la gestion de projets de R&D

Pour réussir la gestion de projets R&D, mieux vaut identifier les éléments clés qui rompent avec la gestion de projets classique.

1. La compréhension de l’environnement

Bien comprendre l’environnement changeant propre aux projets de R&D est essentiel. La complexité et l’incertitude qui entourent ces projets occasionnent des défis de taille dans la gouvernance et la gestion du projet, qu’il s’agisse par exemple :

• De fixer des objectifs, notamment si le développement du produit nécessite une technologie inédite.
• D’établir un calendrier détaillé du projet, alors que de nombreuses spécifications restent à vérifier une fois le projet lancé.
• Disposer des compétences et des rôles nécessaires à la réussite du projet dans le délai imparti par l’équipe dirigeante.
• De travailler en collaboration étroite avec le département marketing pour introduire, au bon moment, le produit sur son marché et exploiter pleinement l’opportunité commerciale qu’il représente.

2. L’implication du client final

Les commentaires des consommateurs sont essentiels pour concevoir des produits faciles d’utilisation et d’entretien, mais aussi pour identifier les améliorations nécessaires en termes de convivialité, de performance et de satisfaction des besoins. Le produit y gagnera une meilleure pénétration sur le marché, générant davantage de profits pour l’entreprise.

Plus l’utilisateur final est impliqué en amont du projet, plus les phases suivantes seront efficaces :

• Définition des spécifications du projet : cibler les points sensibles et les problématiques à résoudre pour le consommateur, afin d’obtenir une étude de marché pertinente pour le lancement du projet.
• Test et validation du prototype : identifier les améliorations possibles et les erreurs à corriger dans le produit final.
• Évaluation du produit final : vérifier si les besoins du client sont satisfaits et déterminer les améliorations à apporter aux versions futures, le cas échéant.

3. La gestion des exigences du projet

La gestion des exigences des projets de R&D présente certaines particularités, notamment en raison de la forte implication du client final.

Ces spécifications évoluant au fil du temps, l’entreprise doit s’adapter et faire preuve d’agilité et de flexibilité. La clé du succès ? Monitorer chaque changement apporté à la liste des exigences, en informer toutes les parties prenantes, et s’il y a lieu, adapter les ressources, la planification capacitaire et les budgets.

Dans ce contexte mouvant, il est donc essentiel que chaque partie prenante (chefs de projet, équipes de développement, dirigeants, partenaires externes, etc.) puisse s’adapter aux changements des exigences, sans perdre de vue les objectifs stratégiques et la finalité globale du projet de R&D.

4. La gestion des ressources

La plupart des projets de R&D sont de grande envergure et nécessitent l’allocation de nombreuses ressources tout au long de leur cycle de vie.

La gestion des ressources et la planification capacitaire sont d’autant plus déterminantes pour la réussite du projet que la gestion des exigences est complexe !

• En fonction de l’évolution de ces exigences et de la priorité du projet, la planification capacitaire permettra d’ajuster, à tout moment, les ressources à allouer à chaque service et tâche.
• Les ressources seront gérées de manière à répertorier les compétences et les capacités présentes dans l’entreprise, à détecter les points forts et les points faibles et, si nécessaire, à recruter des ressources externes.

5. La gestion de la communication

Créer et suivre un plan de communication est fondamental pour gérer un projet de R&D. Ce plan doit notamment établir les points suivants :

• La fréquence à laquelle les différentes parties prenantes seront informées de l’évolution du projet.
• Les principaux canaux de communication à utiliser (rapports, alertes, e-mail, forums de discussion, etc.).
• Où et comment les informations relatives à ces communications seront documentées.

Plus les spécifications du projet de R&D sont susceptibles de changer, plus l’environnement du projet est incertain, et plus il sera vital d’élaborer un plan de communication et de déterminer la façon dont les changements seront diffusés auprès des parties prenantes.

6 bonnes pratiques de la gestion de projets R&D

Au regard des particularités de la gestion de projet R&D, la mise en œuvre de quelques bonnes pratiques s’impose pour améliorer leurs chances de succès.

1. Tenir compte des objectifs business

Les parties prenantes impliquées dans la gestion de projets de R&D ne doivent jamais perdre de vue les objectifs stratégiques. Ainsi, pour chaque modification apportée au projet (priorité, exigences, budget, délais, etc.), les décisions pourront s’aligner avec la vision et la mission de l’entreprise.

À cet égard, la mise en place de processus et d’outils de planification de simulations de scénarii de type « what-if » s’avère particulièrement pertinente pour monitorer l’ensemble des facteurs décisifs dans la gestion de projets de R&D.

2. Gérer les ressources de manière éclairée

La charge de travail entraînée par le développement d’un nouveau produit constitue un véritable casse-tête pour les chefs de projet, notamment à l’heure de gérer les ressources.

Une complexité accrue pour les projets de R&D, en raison de leur caractère incertain, et de leur calendrier de livraison plus ou moins serré, quand il n’est pas inexistant.

C’est là que la simulation de scénarii prend à nouveau tout son sens, en apportant une vision stratégique de l’entreprise qui permet d’aligner, à tout moment, les exigences du projet avec les objectifs. Il devient possible d’anticiper et de planifier les ressources requises en fonction de l’évolution du projet, de sa priorité, des exigences et des délais.

3. Adopter la méthode Phase-Gate

La gestion de projets de R&D exige des processus de contrôle rigoureux, permettant d’évaluer et de statuer sur l’état d’avancement du projet et d’effectuer des ajustements, le cas échéant. À défaut d’être d’exhaustives, les phases d’évaluation peuvent aboutir à une mauvaise estimation des besoins des clients et des marchés, résultant en autant de pertes de ressources, d’argent et de temps.

La méthode Stage-Gate, en tant que processus d’évaluation et de validation par phases successives, est la plus adaptée à l’environnement d’un projet de R&D. Chaque phase du projet (idéation, portée, business case, développement, test et lancement) est soumise à examen. Les progrès sont analysés et les éventuelles améliorations à apporter identifiées. Selon les résultats, le projet peut alors :

• Passer à la phase suivante.
• S’arrêter, le temps d’effectuer les rectifications pertinentes.
• S’annuler, pour défaut de rentabilité.

En savoir plus sur la méthode Stage-Gate.

4. Documenter les bases de connaissances du projet

Un processus de documentation minutieux révèle tout son intérêt dans un projet de R&D. Toute progression doit être renseignée, tout comme les changements apportés (nouvelles exigences, ajustements du budget et/ou des ressources, délais actualisés, etc.) ainsi que leur raison d’être. De même, toute communication avec les parties prenantes du projet (procès-verbaux, e-mails, rapports, présentations, etc.) doit être consignée.

Ces informations serviront de base de connaissances pour le projet en cours, mais aussi pour les projets de R&D ultérieurs. Elles constituent une véritable source d’apprentissage grâce aux réussites et aux erreurs commises par le passé.

5. Informer les parties prenantes

Dans le cadre de projets de R&D d’envergure, la communication avec les parties prenantes doit être permanente, fluide et renseignée afin de permettre à chacun de suivre l’évolution du projet.

Dès les premières étapes du projet, un calendrier régulier de communication sera établi. Ces communications ne se limiteront pas aux rapports sur l’avancement du projet, elles doivent aussi permettre de trouver un accord avec les parties prenantes sur les points suivants :

• Les exigences du projet.
• Les objectifs du projet.
• Les budgets et coûts.
• L’allocation des ressources et des contrats.
• Les collaborations avec les partenaires externes.
• Le test et la validation du prototype.
• L’annulation du projet.
• La modification des exigences ou des dates de livraison du projet.

6. Utiliser un logiciel de PPM

Gérer un projet aussi complexe qu’un projet de R&D ne s’improvise pas : ni les feuilles de calcul sur Excel, ni les outils de gestion de projets traditionnels ne s’avèrent suffisants pour s’en acquitter et relever l’ensemble des défis de gouvernance et de gestion liés au développement de nouveaux produits.

Pour pratiquer la gestion de projets de R&D à un niveau d’excellence, le logiciel de PPM s’impose comme l’outil le plus adapté pour remplir les tâches suivantes :

• Hiérarchiser les projets en les alignant sur les objectifs stratégiques.
• Coordonner la gestion capacitaire et les ressources en fonction de ces objectifs.
• Effectuer des simulations de scénarii.
• Communiquer via des systèmes d’alertes et de notifications personnalisables.
• Éditer des rapports et des tableaux de bord pour suivre et informer en temps réel les équipes de direction de l’avancement du projet.

La gestion de projets R&D avec Triskell Software

La plateforme de Triskell, solution Saas de gestion de portefeuilles de projets [PPM] intégrée au pilotage stratégique, permet de relever tous les défis inhérents à la gestion de projets de R&D. Sa richesse fonctionnelle vous permet de planifier, de monitorer et de gérer tous les aspects d’un projet de R&D :

1. Des feuilles de route pour planifier le projet et visualiser les différentes tâches à accomplir tout au long de son cycle de vie.
2. Des workflows pour organiser les séquences de tâches liées au projet.
3. L’évaluation des phases pour décider de manière documentée la poursuite du projet ou sa modification.
4. Contrôle des dépenses pour suivre et gérer le poste des dépenses du projet.
5. Gestion du budget pour garder le contrôle du budget alloué à vos projets.
6. Gestion des ressources pour allouer les ressources et monitorer leur utilisation.
7. Gestion des idées pour gérer et améliorer les fonctionnalités d’un projet de R&D en cours ou inédit.
8. Analyse de scénarii « what-if » pour anticiper d’éventuels changements et statuer sur la capacité à faire de l’organisation.
9. Intégration avec votre ERP et d’autres outils de gestion de projets comme Microsoft Project ou Jira.