La gestion des projets de Recherche et Développement, par essence fluctuante et versatile, est l’une des plus complexes pour tout chef de projet. Comment définir les objectifs à atteindre, les échéanciers, les budgets ou les ressources en l’absence de cadre bien défini et structuré ?
Car ici l’incertitude prévaut. L’évolution permanente des besoins de marché, l’émergence de nouvelles opportunités à exploiter et les intérêts en jeu contraignent le chef de projet à procéder à des ajustements constants.
Dans ce contexte, la priorité est donc de toujours garder le cap pour :
Et s’il y avait des fondamentaux à comprendre et maîtriser pour une gestion de projet R&D de haut vol ? On vous dévoile tout sur le sujet dans cet article.
Au programme :
Toute gestion de projets repose sur un ensemble de processus pour planifier et gérer les différentes phases du projet. Le chef de projet doit planifier, hiérarchiser et superviser les opérations et les tâches nécessaires en amont afin de mener à bien sa mission dans les délais et budgets impartis, tout en optimisant la gestion des ressources et des coûts.
Cependant, cette approche traditionnelle, très structurée, est-elle pertinente pour les projets de développement de nouveaux services ou produits ?
La réponse est non ! Cette pratique commune atteint ses limites en raison de l’incertitude intrinsèque aux projets de recherche et développement.
« Les projets R&D se caractérisent par leur haut degré d’incertitude »
Réfléchissons-y une minute. La majorité de ces projets visent à concevoir des offres totalement inédites pour répondre à de nouveaux besoins tout juste identifiés, et pour lesquels il n’existe aucune référence sur le marché !
Exécutés d’une main de maître, ces projets confèrent un avantage concurrentiel décisif. Mais la fluctuation de nombreux paramètres vient complexifier leur gestion :
« Penser que l’on peut fixer des dates de livraison réalistes pour un projet de R&D est illusoire »
Pour réussir la gestion de projets R&D, mieux vaut identifier les éléments clés qui rompent avec la gestion de projets classique.
Bien comprendre l’environnement changeant propre aux projets de R&D est essentiel. La complexité et l’incertitude qui entourent ces projets occasionnent des défis de taille dans la gouvernance et la gestion du projet, qu’il s’agisse par exemple :
Les commentaires des consommateurs sont essentiels pour concevoir des produits faciles d’utilisation et d’entretien, mais aussi pour identifier les améliorations nécessaires en termes de convivialité, de performance et de satisfaction des besoins. Le produit y gagnera une meilleure pénétration sur le marché, générant davantage de profits pour l’entreprise.
« Les commentaires des consommateurs permettent d’identifier les améliorations à apporter à la convivialité des produits et à la satisfaction de leurs besoins »
Plus l’utilisateur final est impliqué en amont du projet, plus les phases suivantes seront efficaces :
La gestion des exigences des projets de R&D présente certaines particularités, notamment en raison de la forte implication du client final.
Ces spécifications évoluant au fil du temps, l’entreprise doit s’adapter et faire preuve d’agilité et de flexibilité. La clé du succès ? Monitorer chaque changement apporté à la liste des exigences, en informer toutes les parties prenantes, et s’il y a lieu, adapter les ressources, la planification capacitaire et les budgets.
« Les parties prenantes du projet doivent se focaliser sur les objectifs stratégiques »
Dans ce contexte mouvant, il est donc essentiel que chaque partie prenante (chefs de projet, équipes de développement, dirigeants, partenaires externes, etc.) puisse s’adapter aux changements des exigences, sans perdre de vue les objectifs stratégiques et la finalité globale du projet de R&D.
La plupart des projets de R&D sont de grande envergure et nécessitent l’allocation de nombreuses ressources tout au long de leur cycle de vie.
La gestion des ressources et la planification capacitaire sont d’autant plus déterminantes pour la réussite du projet que la gestion des exigences est complexe !
Créer et suivre un plan de communication est fondamental pour gérer un projet de R&D. Ce plan doit notamment établir les points suivants :
« Pour une gestion efficace, un plan de communication doit être mis en œuvre »
Plus les spécifications du projet de R&D sont susceptibles de changer, plus l’environnement du projet est incertain, et plus il sera vital d’élaborer un plan de communication et de déterminer la façon dont les changements seront diffusés auprès des parties prenantes.
Au regard des particularités de la gestion de projet R&D, la mise en œuvre de quelques bonnes pratiques s’impose pour améliorer leurs chances de succès.
Les parties prenantes impliquées dans la gestion de projets de R&D ne doivent jamais perdre de vue les objectifs stratégiques. Ainsi, pour chaque modification apportée au projet (priorité, exigences, budget, délais, etc.), les décisions pourront s’aligner avec la vision et la mission de l’entreprise.
À cet égard, la mise en place de processus et d’outils de planification de simulations de scénarii de type « what-if » s’avère particulièrement pertinente pour monitorer l’ensemble des facteurs décisifs dans la gestion de projets de R&D.
La charge de travail entraînée par le développement d’un nouveau produit constitue un véritable casse-tête pour les chefs de projet, notamment à l’heure de gérer les ressources.
Une complexité accrue pour les projets de R&D, en raison de leur caractère incertain, et de leur calendrier de livraison plus ou moins serré, quand il n’est pas inexistant.
« Anticiper et planifier les ressources nécessaires au bon déroulement du projet »
C’est là que la simulation de scénarii prend à nouveau tout son sens, en apportant une vision stratégique de l’entreprise qui permet d’aligner, à tout moment, les exigences du projet avec les objectifs. Il devient possible d’anticiper et de planifier les ressources requises en fonction de l’évolution du projet, de sa priorité, des exigences et des délais.
La gestion de projets de R&D exige des processus de contrôle rigoureux, permettant d’évaluer et de statuer sur l’état d’avancement du projet et d’effectuer des ajustements, le cas échéant. À défaut d’être d’exhaustives, les phases d’évaluation peuvent aboutir à une mauvaise estimation des besoins des clients et des marchés, résultant en autant de pertes de ressources, d’argent et de temps.
La méthode Stage-Gate, en tant que processus d’évaluation et de validation par phases successives, est la plus adaptée à l’environnement d’un projet de R&D. Chaque phase du projet (idéation, portée, business case, développement, test et lancement) est soumise à examen. Les progrès sont analysés et les éventuelles améliorations à apporter identifiées. Selon les résultats, le projet peut alors :
En savoir plus sur la méthode Stage-Gate.
Un processus de documentation minutieux révèle tout son intérêt dans un projet de R&D. Toute progression doit être renseignée, tout comme les changements apportés (nouvelles exigences, ajustements du budget et/ou des ressources, délais actualisés, etc.) ainsi que leur raison d’être. De même, toute communication avec les parties prenantes du projet (procès-verbaux, e-mails, rapports, présentations, etc.) doit être consignée.
« Toutes les modifications apportées et les raisons qui les motivent doivent être documentées »
Ces informations serviront de base de connaissances pour le projet en cours, mais aussi pour les projets de R&D ultérieurs. Elles constituent une véritable source d’apprentissage grâce aux réussites et aux erreurs commises par le passé.
Dans le cadre de projets de R&D d’envergure, la communication avec les parties prenantes doit être permanente, fluide et renseignée afin de permettre à chacun de suivre l’évolution du projet.
Dès les premières étapes du projet, un calendrier régulier de communication sera établi. Ces communications ne se limiteront pas aux rapports sur l’avancement du projet, elles doivent aussi permettre de trouver un accord avec les parties prenantes sur les points suivants :
Gérer un projet aussi complexe qu’un projet de R&D ne s’improvise pas : ni les feuilles de calcul sur Excel, ni les outils de gestion de projets traditionnels ne s’avèrent suffisants pour s’en acquitter et relever l’ensemble des défis de gouvernance et de gestion liés au développement de nouveaux produits.
Pour pratiquer la gestion de projets de R&D à un niveau d’excellence, le logiciel de PPM s’impose comme l’outil le plus adapté pour remplir les tâches suivantes :
La plateforme de Triskell, solution Saas de gestion de portefeuilles de projets [PPM] intégrée au pilotage stratégique, permet de relever tous les défis inhérents à la gestion de projets de R&D. Sa richesse fonctionnelle vous permet de planifier, de monitorer et de gérer tous les aspects d’un projet de R&D :
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