Gestión de recursos: las 7 mejores prácticas para los líderes de la PMO y los gestores de recursos

La gestión de recursos se ha convertido en un auténtico quebradero de cabeza para las organizaciones. Los mercados son cada vez más competitivos, con unos clientes que exigen productos y servicios cada vez más sofisticados y ajustados a sus necesidades. Las empresas, ante este panorama, se ven obligadas a poner su foco en el valor y sacar cada vez más rápido nuevos productos y servicios al mercado.

Y, para conseguirlo, es necesaria una gestión de los recursos ágil, eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Es aquí donde muchos responsables de la PMO y gestores de recursos fracasan a la hora de planificar los recursos a lo largo del portfolio o las distintas áreas de trabajo de la organización.

Equipos y personal quemados, retrasos en la entrega de proyectos clave para la organización, pérdida de competitividad y capacidad de respuesta en el mercado. ¿Quieres evitar que eso os suceda también? En este artículo te explicamos las mejores prácticas a seguir para una gestión eficiente de los recursos y las capacidades de tu organización.

Gestión de recursos y Planificación de la Capacidad: definición y alcance

Pero antes de entrar en detalle, aterricemos antes los conceptos de Gestión de Recursos y Planificación de la Capacidad para así entender la importancia de estos elementos para el éxito de las empresas.

Podemos definir la gestión de recursos como el proceso por el cuál las organizaciones planifican, gestionan y miden el trabajo de las personas y equipos que la componen. Su propósito principal es poder planificar y asignar estos recursos de manera eficiente, y así conseguir la maximización de todos ellos.

Por otra parte, la planificación de la capacidad es el proceso que ayuda a determinar si una organización dispone de la capacidad necesaria para cumplir la demanda durante un periodo de tiempo determinado.

Son conceptos que, como puedes ver, están relacionados entre sí. Mediante una gestión eficiente de los mismos, líderes de la PMO, Project Managers y gestores de recursos tendrán una visión general de todos los recursos disponibles en todos los equipos de la organización, podrán detectar carencias y oportunidades de mejora, y planificar a futuro la asignación de los recursos.. De esta forma, las organizaciones podrán:

• Gestionar la asignación de personal a proyectos o iniciativas ya existentes o aún por planificar.
• Clasificar y organizar los recursos de la organización en función de diversos parámetros: skills, disponibilidad departamento al que pertenece, vinculación contractual con la organización, ubicación geográfica, etc.
• Hacer seguimiento del número de proyectos en marcha y los costes y horas de trabajo que cada uno de ellos conlleva.

La gestión de recursos, por tanto, es un aspecto clave para las organizaciones a varios niveles:

• A nivel de proyecto, para que así los gestores de Proyectos tengan una visión del tipo de recursos que se necesitan a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos que gestionan, y la disponibilidad que se espera de cada uno de ellos.
• A nivel de Portfolio, donde los responsables de la PMO deben analizar la capacidad de la organización en comparación a la demanda. Además, una gestión eficiente de los recursos en este nivel permitirá optimizar la asignación de los recursos y la planificación de las capacidades a lo largo del mismo, y poder realizar proyecciones de carga de trabajo para futuros proyectos por venir.

¿Por qué las organizaciones fracasan a la hora de planificar con éxito sus recursos y capacidades?

Si bien la mayoría de las organizaciones entienden la importancia de una gestión eficiente de sus recursos, muchas de ellas fracasan a la hora de planificarlos. ¿Por qué? Seguramente la primera respuesta que te vendrá a la cabeza será una de estas: “porque falta personal”, “la gestión de la demanda es ingobernable”, o “son muchos proyectos y poco personal cualificado para poder gestionarlos”.

Y es verdad. La gestión de recursos, en paralelo a la gestión del portfolio de proyectos de la organización, ha evolucionado. Y, al mismo tiempo que han ganado en importancia para las organizaciones, también son elementos cada vez más complejos de gestionar.

Piénsalo por un momento. La fisonomía de los equipos y las empresas ha cambiado radicalmente en los últimos 10 años. Debido a la irrupción de las metodologías Agile, dentro de una misma empresa pueden convivir equipos que trabajan siguiendo estos enfoques con otros más clásicos en cascada, o incluso modelos híbtridos que cogen elementos de ambos lados.

A eso hay que sumarle que cada vez hay más equipos y departamentos multidisciplinares que están geográficamente descentralizados o trabajando en remoto, Esto ha generado la eclosión de nuevas formas de comunicación y colaboración entre equipos para sacar adelante las iniciativas y proyectos

Y, por otra parte, tenemos que tener en cuenta también lo competitivos que son a día de hoy los mercados, que exigen a las empresas sacar al mercado productos y servicios cada vez más rápido y que además satisfagan a unos usuarios cada vez más exigentes. Esto provoca que, para las organizaciones, hacer planificaciones a largo plazo sea una quimera.

Los cambios en las prioridades y en los objetivos estratégicos están a la orden del día. Nuevos y más sofisticados proyectos y productos deben ser gestionados por la PMO. Por tanto, las organizaciones deben disponer de herramientas eficientes con las que poder gestionar, los recursos de la organización a lo largo de su portfolio de proyectos.

En este nuevo contexto, tienes que entender que la gestión de recursos no es igual a como se hacía hace 10-15 años. Por tanto, para una eficiente gestión del personal que trabaja de un modo u otro a lo largo del portfolio de proyectos tienes que hacer un ejercicio de retrospectiva y hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Priorizais la entrega de proyectos en vez de la entrega de valor?
• ¿Aún planificaís los recursos y las capacidades de la organización a largo plazo?
• ¿Seguís usando sólo Gantt y Timesheets para la gestión de vuestros recursos?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es sí, difícilmente la gestión de los recursos en vuestra organización alcanzará los mínimos niveles de eficiencia exigibles en este entorno tan competitivo. ¿Por qué? Continúa leyendo y te lo explicamos.

¿Priorizais la entrega de proyectos en vez de la entrega de valor?

Si en vuestra organización dais prioridad a entregar todos los proyectos que llegan a vuestra PMO en vez de enfocaros en aquellos que aportan valor, vuestros procesos de gestión de recursos no están diseñados para funcionar de manera eficiente.

Es fundamental alinear el portfolio con los objetivos estratégicos de la organización. Así tendrás una visión clara del tipo de proyectos, productos y servicios que realmente aportan valor. Y podrás asignar los recursos más cualificados para aquellas iniciativas que sean estratégicas para el negocio.

Mediante la priorización de los recursos y proyectos en función del valor que aportan a la organización, vuestra PMO podrá no solo priorizar las iniciativas del portfolio hacia la entrega de valor, sino también denegar de manera la iniciación de aquellos proyectos que apenas vayan a aportar valor al negocio.

¿Aún planificaís los recursos y las capacidades de la organización a largo plazo?

Este entorno ágil en el que vivimos, con mercados cada vez más competitivos, donde las organizaciones han de entregar valor a sus clientes en el menor tiempo posible, hace cada vez más difícil poder planificar a largo plazo.

Los plazos de entrega son cada vez mas ajustados. Además, la disponibilidad de los recursos es cada vez más limitada. Y no sólo por el número de proyectos y entregables que hay que gestionar, sino también porque la movilidad de las personas entre organizaciones y empresas se ha agilizado más que nunca. Esto hace que la planificación de la gestión de recursos a largo plazo sea cada vez más difícil.

Seguro que todo esto que te acabamos de comentar te es familiar ¿Cuál sería la solución? Ya ves que hacer planes a un año vista en este contexto es tarea imposible, así que deberás reducir el horizonte de tu planificación.

¿Seguís usando sólo Gantt y Timesheets para la gestión de vuestros recursos?

Las herramientas tradicionales para llevar a cabo la gestión de recursos, como Gantt o los Timesheets, ya no son eficientes para este propósito. Y es que, para tener una visión completa de los recursos y capacidades de tu organización, es necesario renovar el suite de aplicaciones con las que normalmente lleváis a cabo esta tarea.

En el caso del diagrama de Gantt, desde que irrumpieron las metodologías Agile, es una herramienta que por sí sola no es eficiente para la gestión de recursos y la planificación de la capacidad. El motivo es que, debido a lo rápido que cambian las estructuras de los equipos y las prioridades de las empresas en este nuevo entorno ágil, es necesario integrar el diagrama de Gantt en el proceso de gestión de recursos en su conjunto.

De esta forma, conseguirás vincular la gestión de recursos con la planificación de la capacidad. Y usarás el diagrama de Gantt no sólo para tener una visión general de cómo están siendo utilizados los recursos de tu organización, sino también para planificar la capacidad a medio y largo plazo.

Con los Timesheets ocurre algo parecido. Para que, por ejemplo, una PMO pueda tener una visión completa de la gestión de recursos a lo largo del portfolio de proyectos, es necesario que todas las personas rellenen, además del número de horas, detalles adicionales como:

• El nombre del proyecto en el que están trabajando.
• La lista de tareas del proyecto.
• El porcentaje de tareas que ya se han completado.
• Etc.

Mucha información a rellenar y que, para conseguir tener el cuadro completo de los recursos de la organización, todos los empleados deben rellenar al detalle. Y, dado que también es una tarea que conlleva su tiempo, no todas las personas lo van a hacer.

Prácticas a seguir para una exitosa planificación de recursos y capacidades

Seguramente ya habrás identificado los puntos en los que está fallando a día de hoy la gestión de recursos de tu organización. También pensarás que, dado el contexto actual, llevar a cabo una planificación eficiente de esta materia es imposible. Y, créeme, no lo es.

No vamos a negar que la gestión de recursos y capacidades es una de las tareas más complejas a las que se enfrenta cualquier organización. Pero desde Triskell Software queremos facilitarte la tarea. Y, por ello, os facilitamos las 7 mejores prácticas que todo responsable de la PMO y gestor de recursos debe tener en cuenta para optimizar el uso que se lleva a cabo de los recursos en la organización.

• Planifica a 3 – 6 meses vista.
• Prioriza proyectos y recursos en función de los objetivos estratégicos.
• Estudia a fondo la gestión de la demanda y las capacidades de la organización.
• Haz una matriz de competencias de todos los equipos de la organización.
• Predice los cambios.
• Facilitar el proceso de asignación de recursos.
• Actualiza la gestión de recursos en tu organización con un software PPM.

1. Planifica a 3 – 6 meses vista

Planificar los recursos y capacidades de vuestra organización a 3 o 6 meses vista es una opción más que razonable. Aunque ello dependerá de diversos factores como:

• Los objetivos estratégicos de la organización. Si, por ejemplo, en vuestra empresa trabajáis con OKRs, lo recomendable sería alinear la planificación de recursos con la revisión de los objetivos estratégicos, que suele ocurrir cada 3 meses.
• Las metodologías y enfoques de trabajo que se usen en vuestra organización (Agile vs enfoques más tradicionales). Cuanto más equipos Agile haya en vuestra organización, el horizonte para planificar deberá ser menor.
• La agilidad de la organización a la hora de captar nuevo personal o de suplir a aquél que se mueva internamente dentro de la empresa.

Esta planificación más a corto plazo os permitirá ser más reactivos, por un lado ante los cambios en la configuración de los equipos en las ozganizaciones y, por otro, ante posibles cambios de estrategia y de objetivos que puedan surgir.

2. Prioriza proyectos y recursos en función de los objetivos estratégicos

Para tener éxito, las organizaciones deben definir sus objetivos estratégicos. Después, deben diseñar repositorios de información y conocimiento a través de los cuáles todos los departamentos y equipos de trabajo alineen sus proyectos e iniciativas hacia la consecución de esos objetivos.

Alinear el portfolio de proyectos con los objetivos de la organización es sólo el primer paso. Deberás también revisar periódicamente el portfolio de proyectos con las partes interesadas tanto para ajustar las prioridades de los portfolios, programas y proyectos que haya en marcha, como para hacer ajustes en los recursos asignados a cada uno de ellos.

Para ello, un buen método es, por un lado, puntuar los proyectos en función de cuán relevantes sean para la consecución de esos objetivos. Y, por otro, identificar dentro de la organización a los recursos más valiosos (ya sean personas o equipos) y asignarlos a las iniciativasque vayan a suponer un mayor valor de cara al cumplimento de esos objetivos.

De esta forma podrás nivelar la asignación de recursos a lo largo del portfolio de la organización. También te permitirá ajustar las fechas de entrega y el nivel de prioridad de los proyectos en función de:

• La disponibilidad de esos recursos.
• La importancia que las iniciativas que estén en marcha tengan para la organización.

3. Estudia a fondo la demanda y las capacidades de la organización

Es necesario que a nivel de portafolio hagas un análisis en profundidad de la demanda que debe ser gestionada por la organización en su conjunto. Hay que entender bien, por un lado, la tipología de proyectos, productos y servicios suministrados por la organización. Y, por otro, has de saber qué tipologías de demanda son las más importante de cara a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Listada toda la demanda, es momento de compararla con la capacidad actual de la organización para hacer frente a todo ese trabajo. Este análisis, en vez de usarlo como pretexto para lamentarte por la posible falta de recursos que pueda haber, ha de enfocarse como una oportunidad de maximizar los recursos de los que dispone la organización. Te ayudará a identificar debilidades y oportunidades de mejora para optimizar la satisfacción de esa demanda.

Estas debilidades y oportunidades de mejora pueden tener diversas formas:

• Detectar especialidades y roles no bien cubiertos en la organización, y los cuales serían necesarios para satisfacer la demanda.
• Identificar recursos duplicados o improductivos.
• Listar los recursos más valioso de cara a la entrega de valor en el seno de la organización.

4. Haz una matriz de competencias de todos los equipos de la organización

Como te acabo de comentar en el punto anterior, es también necesario que la gestión de recursos de la organización esté alineada hacia la entrega de valor. Para ello, es recomendable hacer una matriz de competencias de todos y cada uno de los recursos que haya en la organización. Esta matriz debe contener tanto el rol y el área al que pertenece ese recurso, como las habilidades y competencias de cada uno de ellos.

Esta cuestión, aunque te pueda parecer baladí en un primer momento, es de vital importancia que lo hagas si no se ha hecho ya en vuestra organización, ya que os permitirá:

• Asignar a los diferentes proyectos e iniciativas gestionadas en la organización a aquellos recursos que, por sus capacidades y la experiencia, mejor encajarían.
• Identificar la ausencia de ciertos tipos de skills que podrían ser de ayuda para que la organización entregue más valor a través de su portfolio.
• Planificar de antemano nuevos proyectos, sobre todo aquellos que podrían requerir de recursos con unas capacidades y un nivel de preparación escasos en el mercado.

Todo esto permitirá que los recursos de la organización sean más productivos y adquieran un mayor sentimiento de pertenencia hacia la misma al estar enfocados en las funciones que les motivan y en las que mejor encajan.

5. Predice y planifica los cambios

En el entorno actual, los objetivos de una organización pueden variar tanto y más como la gama de productos y servicios que sacan al mercado. Esto obliga a los gestores del portfolio a realizar continuamente ajustes y cambios a la hora de ejecutar la estrategia del negocio.

Ya seas responsable de la PMO, o tengas el rol de gestionar los recursos de tu organización, debes planificar con antelación los posibles cambios de estrategia que pueda haber en la organización. Has de visualizar posibles escenarios y ver cómo deben quedar los recursos en cada supuesto.

El análisis de hipótesis “What-if” y la planificación de escenarios es una funcionalidad que ya incorporan muchas herramientas PPM como Triskell Software. Permite planificar con antelación la gestión y la asignación de recursos en función de cada escenario analizado. Esto te permitirá entender con antelación el impacto que estos cambios tendrían para tu organización y diseñar un plan de contingencia para asignar los recursos de manera eficiente en caso de que esos cambios ocurran.

Así que, si aún no lo haces, te recomiendo generar tus propios análisis y simulaciones de posibles escenarios. Esto supondrá enormes beneficios para tu organización, como:

• Diseñar de manera automática y predictiva un portfolio de proyectos y productos enfocado a la entrega de valor teniendo en cuenta las limitaciones de recursos de tu organización.
• Replanificar el portfolio cuando haya cambios en la disponibilidad y en las necesidades de los recursos.
• Crear predicciones y escenarios teniendo en cuenta las variables que realmente importan en tu organización.

6. Facilitar el proceso de asignación de recursos

De nada sirve llevar a cabo todas las prácticas anteriores si en la organización no se activan mecanismos que permitan una gestión eficiente de los recursos en su día a día. En un entorno tan volátil como el que vivimos, es necesario disponer de procesos de asignación de recursos ágiles y enfocados a la entrega de valor en el menor tiempo posible.

Seguramente en tu empresa has vivido o presenciado situaciones de este tipo:

• Recursos que, por sus capacidades y experiencia, son designados para llevar a cabo tareas para un proyecto determinado, pero que son bloqueados por el responsable del área al que pertenece.
• Procesos de selección eternos a la hora de buscar personal fuera de la organización, lo que puede originar retrasos en las fechas de entrega de proyectos clave.
• Recursos duplicados dentro de la organización, o roles sin ninguna relevancia de cara a la entrega de valor.

Diseñar una matriz de competencias y llevar a cabo análisis de hipótesis y planificación de escenarios ayudará a evitar que este tipo de situaciones ocurran. Pero también es necesaria la implicación de los responsables de la organización para agilizar y optimizar la gestión de recursos.

La planificación de recursos debe permitir la negociación directa entre los gestores de proyectos que requieren recursos para sus proyectos, y el responsable directo o el gestor de recursos, quienes son al fin y al cabo los que controlan sus recursos.Debes promover un estilo de liderazgo ágil que fomente la colaboración y la comunicación entre las distintas áreas a la hora de adquirir, solicitar o compartir recursos.

7. Actualiza la gestión de recursos en tu organización con un software PPM

Existen muchas herramientas PPM en el mercado que, además de tener los clásicos Gantt y Timesheets, incluyen funcionalidades que permiten a los responsables de la PMO y los gestores de recursos disponer de una visión completa y en tiempo real de los recursos disponibles en la organización.

Para una gestión eficiente de los recursos, a la hora de decantaros por una u otra solución, debéis cercioraros de que contenga todas estas funcionalidades:

• Planificador de simulaciones y escenarios What-If, y así poder comparar diferentes escenarios y hacer qué las decisiones en torno a los distintos procesos de gestión de recursos de la organización se tomen en base a decisiones argumentadas.
• Scorecards, que te ayudarán a determinar la importancia de cada iniciativa de cara a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Esto facilitará la asignación de recursos y capacidades a aquellos proyectos que realmente entreguen valor.
• Espacios de trabajo configurables: en tu organización pueden estar conviviendo equipos que trabajan siguiendo enfoques ágiles con otros que usan metodologías de trabajo más tradicionales o híbridas. Por ello, es muy recomendable que la interfaz de vuestra solución sea flexible y disponga de vistas Kanban o Masterplan. Así, cada equipo pueda configurar el workspace de la herramienta en función de sus necesidades.
• Timesheets: la gestión de recursos y los timesheets son inseparables, por lo que que debes cerciorarte que la solución que elijáis incorpore esta funcionalidad. De esta forma, tendrás toda la información referente a la productividad y al tiempo dedicado a los proyectos de la organización en una sola interfaz.

Lleva la gestión de recursos al máximo nivel con Triskell Software

Triskell Software es la herramienta, con la que, desde una sola interfaz, podrás gestionar la planificación estratégica y su ejecución. Dispone de las más avanzadas funcionalidades para la gestión eficiente de recursos.

Algunas de estas funcionalidades que merece la pena destacar son las siguientes.

Visión detallada de la carga de trabajo de los recursos y la demanda:

Escenarios y simulaciones a nivel de proyecto, programa o portfolio:

Vistas interactivas de Gantt para gestionar escenarios relacionados con recursos:

Partes de horas para llevar a cabo un seguimiento detallado de los proyectos y portfolios de la organización:

Seguimiento de presupuesto y costes: