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Guía completa de la metodología Phase Gate para proyectos de I+D

Los proyectos de I+D tienen cada vez más importancia para las empresas, sin importar el sector al que pertenecen. Y es que la era digital ha supuesto una necesidad para las empresas de explorar oportunidades de mercado. Éstas deben lanzar productos y servicios cada vez más innovadores que supongan una ventaja competitiva respecto a sus competidores en el menor tiempo posible y que, además, se ajusten a las necesidades de unos consumidores cada vez más exigentes que reclaman productos hechos a su medida.

Son proyectos que, al mismo tiempo que suponen una gran oportunidad de crecimiento para las empresas, conllevan también muchos riesgos. Por ello, la gestión de proyectos de I+D tiene un papel crítico en las organizaciones. Y es que una toma de decisiones ineficiente en cuestiones como la viabilidad del proyecto, la gestión de riesgos, la planificación de la capacidad, la asignación de recursos o la eliminación de los cuellos de botella a lo largo de todas las fases del proyecto puede conducir al fracaso de éste.

Y es aquí donde la metodología Phase Gate entra en juego, ya que será tú mejor aliado para lidiar con las dificultades que te encontrarás durante la gestión de los proyectos de I+D. En este post aprenderás los principios básicos sobre los que se sustenta la metodología Phase Gate y cómo la gestión de proyectos de I+D se beneficiará con la misma.

Introducción: ¿Qué es la metodología Phase Gate?

Seguramente te estés preguntando, ¿cómo puede la metodología Phase Gate en la gestión de los proyectos de I+D o de desarrollo de producto de mi organización? Sólo con conocer a grandes rasgos las características generales de esta metodología llegarás a la conclusión de que puede aplicarse a cualquier clase de proyecto.

La metodología Phase Gate, también denominada Phase Gate, es aplicable al proyecto en su totalidad, desde su ideación hasta el cierre del mismo. Consiste en revisar y validar los avances realizados en cada fase del proyecto antes de que se pueda avanzar a la siguiente. En esos procesos de revisión, los gestores del proyecto deben revisar los avances habidos y confirmar que éstos están alineados con los requerimientos establecidos en esa fase en concreto. En función de ese análisis el equipo del proyecto puede decidir:

  • Dar luz verde al proyecto que para que avance a la siguiente fase.
  • Poner el proyecto en espera para o bien priorizar otros proyectos o corregir los errores que se hayan podido detectar en el proceso de revisión de esa fase.
  • Dar el proyecto por inviable y cancelarlo.

Cómo puedes ver, es una metodología que se ajusta como anillo al dedo a los retos que muchos de los equipos de desarrollo de producto o de software tienen que afrontar en su entorno de trabajo. Un entorno caracterizado por la evolución constante de los mercados y de las necesidades de los usuarios, el cual obliga a las empresas a responder de manera ágil y flexible a las nuevas tendencias y oportunidades de mercado que puedan surgir.

Este proceso de revisión por fases ayuda por tanto a las organizaciones a ajustar mejor los requerimientos de sus proyectos de I+D en función de éstas necesidades cambiantes del mercado y los usuarios.

¿Quiénes son los pioneros de la metodología Phase Gate?

La metodología Phase Gate dio sus primeros pasos en Estados Unidos a mediados de la década de los 80. DuPont y Exxon Chemical fueron las primeras grandes compañías que adoptaron este proceso de revisión de cada una de las fases de sus proyectos.

Ambas empresas pertenecen al sector energético. Pero con el paso de los años, cada vez más compañías de todo tipo de industrias (ingeniería, software, automóvil, salud, etc.) adoptaron la metodología Phase Gate a medida que se fue popularizando. Y es que puede adaptarse a proyectos de muy diversa naturaleza: desde proyectos para el desarrollo de nuevos productos, el lanzamiento de un nuevo software, o para Programas de Transformación de las empresas

Fases de la metodología Phase Gate

Sea el tipo de proyecto que sea, la metodología Phase Gate consta de 5 fases distintas (que pueden ser 6 incluso si incluimos la fase preliminar de ideación). Serían las siguientes:

    1. Desarrollo de la idea: tanto si es un proyecto de I+D o cualquier otro, siempre empezará con una fase de ideación. Aquí el brainstorming y la investigación de mercado juegan un papel fundamental para que vuestro equipo dé con ideas que, una vez adquieran forma, puedan convertirse en un proyecto. Para listar los requerimientos del proyecto es necesario contar ya con el feedback de clientes y usuarios en esta fase inicial.
    2. Determinar el alcance: Una vez definida la idea, es momento de evaluar la viabilidad de la misma, su alcance y determinar sí puede ser una interesante oportunidad de mercado. Los análisis DAFO y PESTEL serán vuestro mejor aliado para acabar de dar forma a la idea de producto que tengáis en mente y visualizar la viabilidad del mismo en vuestro mercado objetivo.
    3. Construir un caso de negocio: Cuando tengáis claros el alcance, la visión y la viabilidad de la idea, es el momento de elaborar un caso de negocio con los requerimientos del proyecto, que incluya los objetivos a conseguir, las fases y los requerimientos de cada una de ellas, y un informe detallado de la viabilidad del mismo.
    4. Desarrollo: Aquí se pondrá en marcha lo redactado en el caso de negocio y se empezará la fase de desarrollo del prototipo del producto. Es importante tener claros los hitos a conseguir durante esta fase y los KPIs a monitorizar durante cada una de las distintas etapas de desarrollo del producto.
    5. Testeo y validación: Una vez terminado el prototipo, es en esta fase cuando se hacen los test y validaciones pertinentes para detectar posibles mejoras del prototipo original. Esta fase incluye también las pruebas de usabilidad por parte de los clientes de una fase beta del producto.
    6. Lanzamiento: el producto ya ha superado todas las fases anteriores y se lanza al mercado. El departamento de Marketing juega aquí un rol esencial, ya que debe diseñar una estrategia para que el producto consiga entrar en el mercado y captar la atención de los potenciales consumidores.

Entre fase y fase es cuando tiene lugar el proceso de revisión, en el cuál se decide si el proyecto pasa o no a la siguiente fase. La metodología tendría, a modo de esquema, la siguiente forma:

Diagrama proceso Stage Gate

¿Qué es la Triple A del proceso Phase Gate?

Como te hemos comentado antes, la metodología Phase Gate lleva en vigor cerca de 35 años. Mucho ha evolucionado la gestión de proyectos en todo ese tiempo, especialmente gracias a la irrupción y consolidación de las metodologías Agile. Éstas han tenido una gran influencia en el proceso Phase Gate, especialmente Scrum.

Y ésta influencia se ha traducido en la introducción de nuevos elementos en esta metodología. Es lo que se conoce como la Triple A, que está compuesta por:

  • Agilidad: consiste en secuencias las distintas tareas de desarrollo en iteraciones o sprints de 2 o 4 semanas.
  • Aceleración: tras hacer un exhaustivo análisis de las cadenas de valor, se eliminan aquellos elementos que no aportan valor alguno, así como tareas y roles recurrentes, cuellos de botella, etc.
  • Adaptativo: gracias al desarrollo en espiral, es decir, mediante el testeo y la comprobación de cada una de las hipótesis a través de una serie de validaciones iterativas, el cliente puede sugerir mejoras en el producto que se está desarrollando.

Mediante la inclusión de estos tres elementos en los proyectos I+D en los que estés trabajando ganaréis no sólo velocidad en los plazos de entrega a lo largo de cada una de las fases del proyecto, sino también eficiencia y calidad tanto con el desarrollo como con el resultado del mismo.

El proceso de revisión de cada fase en los proyectos de I+D

La principal seña de identidad de la metodología Phase Gate es sin lugar a dudas el proceso de revisión de cada fase. En cada uno de ellos se evalúa si el proyecto debe seguir o no hacia adelante en función de una serie de criterios que deben acordarse antes del proceso de revisión en sí, y que son los siguientes:

  • La calidad de la ejecución: se ha de revisar si el trabajo realizado en la fase actual está acorde a los requerimientos acordados en el proyecto.
  • La lógica empresarial, es decir, en cada fase del proyecto se revisará si éste sigue suponiendo una oportunidad de negocio.
  • Plan de acción: Se determinarán los próximos pasos a dar para poder seguir adelante con el proyecto, poniendo especial énfasis en sí hay o no en la organización recursos disponibles para completarlo.

Durante cada proceso de revisión, el equipo de proyecto analizará el progreso realizado hasta el momento y lo comparará con las especificaciones detalladas en los documentos del proyecto (Caso de Negocio, Plan de Proyecto, desglose de especificaciones del producto, etc.). Y también evaluará la viabilidad o no del mismo en función de si ha habido o no cambios en los requerimientos del cliente, en la situación de los mercados o cambios a escala política, económica o social que puedan afectar a la rentabilidad del mismo.

Una vez revisados estos criterios, se debe tomar una decisión definitiva para que el proyecto avance a la siguiente fase. Aquí hay 4 posibles opciones:

  • Go: el equipo del proyecto da luz verde a que avance a la siguiente fase.
  • Terminar: es justo lo contrario que el caso anterior. Aquí se da por cancelado el proyecto, ya sea porque ya no supone una oportunidad de negocio, o por falta de disponibilidad de recursos o fondos financieros.
  • En espera: el proyecto no se cancela, sino que se pausa para dar prioridad a otros proyectos o iniciativas que pueda haber en la organización.
  • Reciclar: en este caso se decide que hay ciertas mejoras a realizar en el trabajo realizado hasta ahora en el proyecto antes de que pueda pasar a la siguiente fase.

Estos procesos de revisión deben llevarse a cabo de manera independiente a la gestión del día a día del proyecto. En ellos deben participar perfiles multidisciplinares para que así el equipo de proyecto obtenga distintos puntos de vista y pueda tomar una decisión basada en diversos criterios. Es recomendable que participen:

  • Cargos ejecutivos de la organización.
  • Responsables de proyectos.
  • El Product Owner.
  • El responsable de la PMO.
  • Profesionales de los distintos departamentos implicados en la ejecución del proyecto.
  • Socios externos a la organización implicados de manera directa en el proyecto.

Creatures that slow down Portfolio delivery and how to kill them

Este proceso de revisión adquiere especial importancia en los proyectos de I+D dada la complejidad de los mismos y lo rápido que pueden cambiar las necesidades del cliente y los mercados en los tiempos que corren. Gracias a estos exhaustivos procesos de revisión, la metodología Phase – Gate proporciona a los equipos de proyectos de I+D los mecanismos necesarios para entregar tanto resultados de alta calidad como revisar o cancelar los proyectos si éstos ya no siguen la hoja de ruta acordada.

Beneficios de la metodología Phase Gate para los proyectos de I+D

Ahora que ya tienes una idea general de la metodología Phase – Gate, sus distintas fases, y cómo funciona el proceso de revisión de cada fase, seguramente te estés haciendo la siguiente pregunta: ¿cómo puede esta metodología a gestionar de manera eficiente los proyectos de I+D que estoy gestionando?

En los proyectos de I+D no hay margen de error. Son los proyectos más importantes para las organizaciones y a los que se dota de prioridad máxima en su ejecución. Es por ello que una metodología como Phase Gate, que permite hacer retrospectiva y evaluar los avances realizados en cada fase antes de pasar a la siguiente, es la que mejor se ajusta a esta tipología de proyectos.

Éstas son las 7 ventajas que, como responsable de los proyectos de I+D de tu organización, obtendrás si utilizas esta metodología:

  1. Mayor porcentaje de éxito de los proyectos.
  2. Mejora en la gestión de recursos.
  3. Mitigación de riesgos.
  4. Alineación con los objetivos estratégicos del negocio a lo largo del proyecto.
  5. Agilidad y flexibilidad a la hora de entregar resultados.
  6. Implicación del cliente en el desarrollo del proyecto.
  7. Fomentación de la colaboración interna y externa.

1. Mayor porcentaje de éxito de los proyectos

La ejecución de los proyectos I+D es realmente compleja. El hecho de poder trabajar con una metodología que habilite el poder revisar cada cierto tiempo los progresos realizados e identificar posibles puntos de mejora y errores a corregir es una garantía de éxito.

Y lo es no sólo para el proyecto actual y poder hacer modificaciones sobre la marcha para corregir esos errores. Poder disponer también de procesos con los que identificar errores y cuellos de botella te servirá también para futuros proyectos I+D que vayas a gestionar.

2. Mejora en la gestión de recursos

Este proceso de revisión para evaluar el progreso de cada una de las fases del proyecto es también una excelente oportunidad para realizar una gestión más eficiente de los recursos que trabajarán en vuestros proyectos I+D. Por ejemplo, los Phase Gates pueden servir para:

  • Hacer una planificación de la capacidad e identificar aquellos roles o habilidades que son necesarios de adquirir para llevar a cabo el proyecto I+D.
  • Reasignar o reforzar los recursos en ciertas áreas del proyecto en función de si se están cumpliendo o no los requisitos acordados para cada fase del proyecto.

En definitiva, con la metodología Phase Gate maximizarás la productividad de cada uno de los recursos de la organización, asignándoles aquellas tareas del proyecto que mejor se ajusten a sus habilidades, y reubicándoles a otras iniciativas una vez que hayan cumplido su cometido en el proyecto.

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3. Mitigación de riesgos

Los proyectos de I+D son de vital importancia para las empresas. La razón por la que muchos de ellos fracasan es porque pueden producirse, por petición o iniciativa de alguno de los stakeholders, modificaciones no planificadas en los requerimientos iniciales del proyecto o del producto final que hagan que éste descarrile.

Con los procesos de revisión de la metodología Phase Gate conseguirás que todas las personas, equipos y stakeholders estén en la misma onda acerca de los objetivos y requerimientos del producto final. Evitarás por tanto que se produzcan este tipo de desviaciones no planificadas, y por lo tanto mitigarás los riesgos que conllevan este tipo de decisiones.

4. Alineación con los objetivos estratégicos del negocio a lo largo del proyecto

Alinear los proyectos con los objetivos estratégicos es uno de los grandes retos de las organizaciones. Esto es especialmente importante en los proyectos de I+D. En la era digital la tecnología avanza a pasos agigantados. Y esto puede hacer que los objetivos estratégicos de las empresas cambien y, por lo tanto, las prioridades y los requerimientos de los proyectos de I+D también tengan que hacerlo.

Los proceso de revisión de la metodología Phase Gate son la oportunidad perfecta para revisar cuestiones como los requerimientos del proyecto, la prioridad, el presupuesto, los recursos o las fechas de entrega, y alinearlas con los objetivos estratégicos de la organización.

5. Agilidad y flexibilidad a la hora de entregar resultados

La metodología Phase Gate es flexible, pudiendo ajustarse a cualquier circunstancia o tipología de organizaciones y proyectos, y adaptarse así a vuestros procesos de negocio ya existentes. La inclusión con el tiempo de elementos ágiles como el Proceso Triple A (Agilidad, Aceleración y Adaptativo) garantizan la entrega de resultados en plazos de tiempo más cortos.

6. Implicación del cliente en el desarrollo del proyecto

La participación del cliente, consumidor o usuario en las distintas etapas del proyecto de I+D es clave. Su feedback no sólo permitirá definir los requerimientos iniciales del proyecto (por ejemplo, la usabilidad y la operatividad del producto a diseñar), sino también mejorar la calidad del producto y ajustarlo a las necesidades del mercado a medida que el proyecto vaya avanzando.

Su papel es por tanto crítico para que los proyectos de I+D den como resultado productos y/o servicios que sean fáciles de usar y mantener, además de tener una mayor aceptación en el mercado una vez que se llegue a la fase de lanzamiento del proyecto.

7. Fomento de la colaboración interna y externa

Los proyectos de I+D suelen ser grandes en los que suelen estar implicados equipos multidisciplinares, gestores de proyectos, Product Owners, partners externos, etc. Si a eso le sumamos el hecho de que pueden encontrarse geográficamente dispersos en varias ubicaciones y teletrabajando, la gestión de este tipo de proyectos puede ser algo realmente complejo.

Sin embargo, la metodología Phase Gate está diseñada no sólo para que funcione en este tipo de situaciones, sino que fomenta la colaboración activa entre todas las partes implicadas en el proyecto a través de los procesos de revisión de cada una de las fases. El hecho de disponer a personas de un perfil disciplinar tan variado que puedan revisar de manera objetiva cada cierto tiempo el estado y el progreso del proyecto es garantía de calidad.

Conclusión

La gestión de los proyectos de I+D es uno de los pilares de muchas organizaciones de hoy en día. Y precisamente por ese papel tan importante que tienen es fundamental gestionar este tipo de proyectos de manera eficiente. Gestión de recursos, gestión financiera, gestión de riesgos… Son muchos aspectos a tener en cuenta que, de no gestionarse correctamente, harán que tus proyectos de I+D desencallen y no lleguen a buen puerto.

La metodología Phase – Gate será tu mejor aliado para que los proyectos de tu organización tengan el éxito esperado y consigan penetración en el mercado. Y, para ayudaros con su gestión, es fundamental contar también con una herramienta PPM como Triskell Software que os permita manejar todos los aspectos relacionados con la gestión de proyectos de I+D (prioridad de proyectos, planificación de la capacidad, asignación de recursos, alineación con objetivos estratégicos, etc.) de manera eficiente y en tiempo real.

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