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Intégrer Triskell et Jira ou comment (ré)concilier stratégie et exécution

De nombreuses équipes Agile utilisent Jira d’Atlassian au quotidien. Cet outil, simple et intuitif, leur permet de rendre compte de leur activité et de configurer facilement des tableaux Kanban, des feuilles de route, des listes de tâches ou encore des rapports sur l’évolution des backlogs, dans le cadre de sprints ou d’itérations.

Il convient toutefois de constater que Jira n'est pas adapté pour prendre en charge certaines tâches requises pour aligner la planification stratégique avec l’exécution des projets ; la priorisation des projets ou encore la gestion des budgets et des ressources lui faisant par exemple défaut. Pour combler ces lacunes, certains ont recours à Excel, mais son usage n’en reste pas moins fastidieux et chronophage. C'est alors qu'une solution de PPM comme Triskell s'impose.

L’importance d'aligner stratégie et exécution

Une mauvaise planification ne suffit pas à expliquer à elle-seule la non-réalisation des objectifs de l'entreprise. C’est bien souvent le manque d’alignement du travail des équipes terrains sur les objectifs à atteindre qui fait défaut. Résultat : tout le monde perd son temps et son énergie sur des projets qui n’apportent peu voire pas valeur ajoutée à l’organisation ou aux clients.

 

Mais pourquoi un tel décalage ? Comme souvent, c’est la communication qui fait défaut. Des canaux d'information efficaces sont indispensables pour rester concentré sur les objectifs. Les décideurs doivent partager leur vision, leur stratégie et les objectifs business à atteindre, les manager doivent les diffuser auprès des équipes terrain, qui elles doivent remonter les informations liées à la planification et à la gestion de l’entreprise en temps réel.

Cette capacité à ne pas perdre de vue les objectifs est capitale dans un environnement bouleversé par la transformation numérique où rester compétitif est devenu le nerf de la guerre. Pour répondre de manière Agile aux évolutions constantes et volatiles de leurs marchés, les entreprises ont l’absolue nécessité d'aligner en temps réel leurs objectifs stratégiques sur l’exécution des projets.

2. Équipes Agile et Jira : un duo « presque » parfait

Les entreprises doivent disposer d’un outil capable de piloter et de rendre compte des événements et des initiatives de leurs portefeuilles de projets.

À ce jour, Jira s’est imposé comme l’outil de prédilection des équipes Agile. Ce logiciel a la capacité de s’intégrer dans les processus de l'entreprise, quelle que soit la méthode Agile en place. Il permet de configurer des tableaux Kanban ou Scrum, des feuilles de route, mais aussi de gérer les demandes des clients par le biais de « user stories » ou de tickets qui garantissent un suivi efficace de la liste des tâches dans le backlog.

Indéniablement, Jira est un très bon outil pour exécuter le portefeuille de projets. Ses fonctionnalités sont en revanche insuffisantes pour planifier le portefeuille efficacement. Certaines actions, comme la planification des ressources (humaines et matérielles) ou la hiérarchisation des tâches (selon la méthode OKR notamment) ne sont pas proposées par l’outil.

 

3. Un logiciel PPM pour obtenir une vision stratégique

À moyen et à long terme, le manque de visibilité stratégique dont pâtit Jira peut avoir des répercussions sur la planification et l'exécution du portefeuille de projets.

Pour s'assurer une vision complète, Jira doit être combiné à d'autres outils. Rappelons d’emblée que Microsoft Excel n’est pas la panacée ! Sans entrer dans les détails, nous vous renvoyons vers un article sur les avantages et les inconvénients d’Excel en tant qu’outil de gestion de PPM. Précisons simplement que ses fonctionnalités ne soutiennent pas la comparaison avec celles d'un logiciel de PPM. Seul ce dernier est en effet capable de gérer un nombre conséquent de portefeuilles puis de les aligner, depuis la même interface, sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, par un affichage en temps réel des informations via des tableaux de bord ou des rapports entièrement personnalisables.


 
Excel or PPM Software - Triskell Software

Solution Excel ou PPM ? Quel est l’outil le mieux adapté aux besoins de votre organisation ?

4. Les avantages de l’intégration de Jira avec un outil PPM comme Triskell

Parmi les nombreux outils de PPM du marché, la solution Triskell Software est entièrement configurable et peut facilement s’interfacer avec Jira. Le premier avantage de cette intégration est d’être bidirectionnelle, les objets de Jira pouvant être répliqués dans Triskell et inversement.

Parmi les autres avantages, nous pouvons mentionner :

  • La possibilité de connecter Triskell à plusieurs interfaces Jira de façon simultanée, ce qui offre la possibilité de démultiplier la synchronisation des informations entre les deux systèmes. Cela s’avère précieux pour les services qui utilisent différentes instances de Jira.
  • La configuration est automatisable. Ainsi, certaines actions effectuées dans Triskell peuvent être paramétrées afin que les informations soient automatiquement synchronisées dans Jira et vice versa.

Cette bidirectionnalité et cette paramétrabilité sont garantes d'une vision complète des objectifs stratégiques et de leur alignement avec le portefeuille de projets, mais aussi de l'activité des services et des équipes qui en ont la charge. C’est la solution idéale pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde, travaillent de concert et partagent des objectifs communs.

 

Par ailleurs, cette intégration présente d’autres avantages que nous allons approfondir :

  1. Amélioration de l'agilité
  2. Gestion du portefeuille au plus haut niveau
  3. Initiatives alignées sur les OKRs
  4. Allocation des ressources conforme aux besoins
  5. Possibilité de combiner les pratiques, qu’elles soient Agile ou pas
  6. Élimination des silos
  7. Configuration aisée de l’interface

4.1. Amélioration de l'agilité

Jira n’a pas vocation à allouer des ressources ou préparer des budgets. Il n’est pas non plus conçu pour opérer selon des méthodes SAFe. Lui font également défaut certaines fonctionnalités permettant d’associer les user stories aux plans stratégiques, aux flux de valeur ou aux ART (Agile Released Train).

Nul besoin pour autant de changer de méthode Agile ! En combinant Triskell à Jira, il devient possible de relier les ART et les flux de valeur aux IP ou aux itérations en cours de développement. La gestion et l’exécution du portefeuille Lean en sont dès lors facilitées.

4.2. Gestion du portefeuille au plus haut niveau

TLe binôme Triskell/Jira est une passerelle vers un niveau supérieur de gestion de projets. Depuis Triskell, les PMO peuvent gérer les projets, les budgets, les dates de livraison, etc. tandis que depuis Jira, les équipes de développement et d’exploitation peuvent exécuter le projet de manière Agile.

Les objets créés dans Triskell et les tâches gérées dans Jira (itérations, sprints, user stories, etc.) sont répliqués d’un système à l’autre. Ainsi le PMO peut suivre l’avancement des équipes de développement en temps réel, qui quant à elle peuvent hiérarchiser leur backlog en fonction de la priorité des projets, de leurs ressources et de leur date de livraison.

4.3. Initiatives alignées sur les OKRs

Les équipes œuvrant selon une méthode OKR sont en mesure de suivre en temps réel dans Triskell la progression des initiatives dont dépendent la réalisation des objectifs et les résultats clés de l’entreprise.

A titre d’exemple, Triskell crée des objectifs et attribue trois résultats clés à chacun. En parallèle, Jira génère les objets correspondants et les rattache aux résultats clés créés dans Triskell. Grâce à l’intégration de ces deux systèmes, il devient possible de créer depuis Triskell dans Jira des projets et des tickets liés aux OKRs.
L’entreprise bénéficie alors d’une vision globale et en temps réel de la réalisation (ou non) de ses objectifs stratégiques.

 
How to implement OKR with a PPM software

Comment mettre en place la méthode OKR avec l’outil PPM Triskell Software ?

4.4 Allocation des ressources conforme aux besoins

Triskell Software permet de réaliser des analyses de type « what-if » au niveau du portefeuille : les décisions prises (comme l'allocation des ressources humaines et financières) sont documentées et factualisées. Cela permet de sécuriser les prochaines versions à exécuter dans Jira et de s’assurer que le PMO alloue les ressources nécessaires aux différentes équipes de développement et d’exploitation pour mener à bien les projets.

Pour plus d’informations sur Triskell Software et la simulation de scénarii d’allocation des ressources, RDV sur le webinaire : Gestion Agile du portefeuille et des ressources avec intégration dans Jira.

4.5 Combiner les pratiques, qu’elles soient Agile ou pas

Rappelons que Jira est conçu pour être utilisé par des équipes de développement et d’exploitation Agile. Son interface est en effet adaptée à la mise en œuvre de nombreuses pratiques issues des méthodes Agile telles que les tableaux Kanban ou Scrum, les sprints, les versions, etc. De son côté, Triskell Software permet de gérer le portefeuille de projets avec énormément de flexibilité.

Dans ce type d’environnement, où les interfaces de Jira et de Triskell sont parfaitement intégrées, les pratiques Agile et non Agile peuvent coexister.

4.6 Élimination des silos

L’intégration Triskell Software / Jira, en procurant une vision complète et en temps réel à la fois de l’avancement de chacun des projets du portefeuille et de l'activité de chaque service impliqué, permet aux équipes de partager leurs objectifs ; ceci a pour bénéfice d’identifier et d'éliminer les silos et de les fédérer autour des intérêts de l’entreprise !

 
7 ways to break down enterprise silos with Triskell Software

7 façons d’éliminer les silos d’entreprise avec une solution de PPM

4.7 Configuration aisée de l’interface

L’intégration de Triskell avec Jira est simple à implémenter, sa configuration ne nécessitant aucun développement spécifique avancé. Il suffit de suivre les étapes prévues par le configurateur Triskell pour connecter son interface à celle de Jira.

 

Conclusion : Gardez le contrôle et renforcez la cohésion d’équipe avec Triskell et Jira

Rien ne sert d’aligner la planification stratégique et exécution des projets sans la coopération de toutes les parties prenantes. Une pleine adhésion aux objectifs communs est un prérequis essential à une organisation du travail cohérente et dépourvue de silos.

Ce postulat posé, il suffirait à lui seul à pleinement justifier l’intégration de Jira à un outil de PPM comme Triskell puisque le duo permet justement aux entreprises de relever simultanément deux défis majeurs : d'une part, lier, monitorer et mesurer les objectifs stratégiques du portefeuille de projets, et d'autre part, faciliter la collaboration et la cohésion des équipes, en favorisant leur adhésion aux objectifs communs.