La gestión de proyectos de I+D: elementos clave y mejores prácticas

La gestión de proyectos de I+D es una de las tareas más complejas que te puedes encontrar como Gestor de Proyectos. Mientras que en los proyectos más ‘tradicionales’, por así decir, se tienen claros desde las fases iniciales del mismo los objetivos a conseguir y unos calendarios, presupuestos y recursos bien definidos, esto rara vez ocurre con esta tipología de proyectos.

Los proyectos de I+D rara vez tienen esta estructura tan rígida, sino que durante todo el ciclo de vida del proyecto viven en la incertidumbre. Necesidades del mercado cambiantes, nuevas oportunidades por explotar, ajustes constantes en el desarrollo del producto y en los recursos asignados. Hay tantas circunstancias proclives a cambiar en este tipo de proyectos y tantos intereses de por medio que al final muchos de ellos fracasan porque se acaba perdiendo el foco en lo más primordial en este tipo de iniciativas:

• La alineación con los objetivos estratégicos de la organización.
• Resolver las necesidades de usuarios y clientes.

¿Gestionas en la actualidad proyectos de I+D? ¿Quieres saber cuáles son los elementos clave y las mejores prácticas para llevar la gestión de este tipo de proyectos al más alto nivel? Si es así, continúa leyendo.

¿Qué es la gestión de proyectos de I+D?

La gestión de proyectos consiste en un conjunto de frameworks y procesos para planificar y gestionar las diferentes fases de un proyecto. Esta es, en líneas generales, una definición clásica de lo que a día de hoy se entiende como Gestión de Proyectos en la que tú, como Gestor de Proyectos, planificas, priorizas y supervisas las distintas operaciones y tareas que se han de llevar a cabo para completar el proyecto en los plazos y presupuestos acordados, optimizando al máximo cuestiones como la gestión de recursos o los costes del proyecto.

Ahora bien, esta visión tradicional de la gestión de proyectos, ¿puede aplicarse, por ejemplo, para la investigación y desarrollo de nuevos productos o servicios? ¿Es posible en este tipo de proyectos trabajar con objetivos, requerimientos, plazos y presupuestos bien definidos desde el principio, tal y como ocurre con los proyectos que normalmente gestionas en tu organización?

La respuesta es NO. Si algo define a los proyectos de I+D es su alto grado de incertidumbre. Piénsalo por un momento. La mayoría de estos proyectos consiste en investigar y desarrollar productos totalmente nuevos, que tratan de resolver una necesidad en concreto de los usuarios para la cual no hay nada disponible en el mercado.

Son proyectos que, de ejecutarse bien, pueden otorgar una gran ventaja competitiva a las empresas. Pero su gestión es compleja, ya que la definición de los siguientes aspectos puede cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto:

• Necesidades: en los proyectos de I+D la fase de investigación juega un papel fundamental para identificar posibles oportunidades de mercado y necesidades de los clientes aún no satisfechas. Sin embargo, ¿qué ocurre si a lo largo del desarrollo del proyecto estas necesidades cambian? ¿Cómo se puede gestionar de manera eficaz proyectos de desarrollo de nuevos productos en un entorno en el que las demandas de los clientes cambian con tanta volatilidad?
• Requerimientos: mientras que en los proyectos más tradicionales los requerimientos quedan ya totalmente definidos en la fase de planificación, esto rara vez sucede con los proyectos de I+D. Son muchos los factores, tanto internos como externos, que pueden obligar a revisar y modificar éstos requerimientos: necesidades cambiantes de los clientes, carencia de recursos o fondos, desconocimiento de ciertas tecnologías, etc.
• Objetivos: los proyectos de I+D son los que más importancia tienen para las empresas, de ahí que la priorización de los mismos sea la máxima posible. Sin embargo, ¿qué ocurre si los objetivos estratégicos cambian? ¿Y si la oportunidad de mercado desaparece y la compañía se centra en nuevas metas? Este aspecto juega un papel fundamental en la gestión de proyectos de I+D.
• Fechas de entrega: dar fechas realistas para completar un proyecto de desarrollo de nuevo producto es prácticamente una quimera. Y lo es básicamente los resultados de un proyecto de I+D suelen ser inciertos, de ahí la dificultad de establecer fechas de entrega para este tipo de iniciativas. Por otra parte, la evolución de las necesidades y los requerimientos a lo largo del ciclo de vida del proyecto puede causar también cambios en las fechas de fin de proyecto acordadas.

Elementos clave en la gestión de proyectos de I+D

Debido a todos estos condicionantes, la investigación y desarrollo de un nuevo producto traen consigo retos de gobernanza y gestión que, pese a que puedan tener similitudes con los que tienes que lidiar en tu día a día en la gestión de proyectos, tienen sus peculiaridades.

Para una eficiente gestión de los proyectos de I+D es necesario conocer cuáles son sus elementos clave. Conocer estos elementos diferenciadores hará que sepas administrar mejor todas las problemáticas que te encontrarás durante todo el ciclo de vida del proyecto, y aumentará el porcentaje de éxito de los proyectos de investigación y desarrollo que gestiones. Éstos aspectos clave son los siguientes:

1. 1. Entender el entorno de los proyectos de I+D.
   2. Implicación del cliente.
   3. Gestión de los requerimientos del proyecto.
   4. Gestión de recursos a través de múltiples iniciativas.
   5. Gestión de las comunicaciones.

Vamos a analizar ahora cada uno de ellos.

1. Entender el entorno de los proyectos de I+D

Es importante conocer al detalle el entorno en el que se planifican y desarrollan los proyectos de I+D, ya que es uno de los más turbulentos y volátiles que, como gestor de proyectos, te vas a encontrar. Tendrás que afrontar retos de gobernanza y gestión a los que será difícil dar respuesta de manera inmediata debido a la complejidad e incertidumbre que rodea a estos proyectos de desarrollo de nuevo producto. Algunos ejemplos destacados:

• Establecer objetivos en iniciativas de desarrollo de nuevos productos que requieren de una tecnología que, en la mayoría de los casos, aún no ha sido descubierta.
• Elaborar un calendario detallado del proyecto, con hitos y fechas clave, cuando muchos de los requerimientos del proyecto de I+D están aún pendientes de verificarse una vez que empiece a desarrollarse el producto.
• No disponer de ciertos skills o roles en la organización para llevar a cabo el proyecto mientras que los ejecutivos de la organización te exigen completar el proyecto en unos plazos determinados.
• Coordinarse con el departamento de Marketing para introducir el producto en el mercado en el momento justo antes de que éste deje de ser una oportunidad para el negocio.

Saber gestionar un entorno en el que ejecutivos, equipos y socios externos pueden influir en el desarrollo del proyecto será el mayor reto que afrontarás como responsable de proyectos de I+D.

2. Implicación del cliente

La implicación del cliente en el desarrollo de nuevos productos es clave. Su feedback no sólo permitirá desarrollar productos fáciles de usar y mantener, sino también identificar mejoras en aspectos como la usabilidad, el funcionamiento del producto y la satisfacción de las necesidades del consumidor. Un feedback que, utilizado de manera sabia, ayudará a conseguir una mayor penetración de los productos en el mercado y, por tanto, más beneficios para la compañía.

Es recomendable la participación del cliente en varias de las fases del ciclo de vida de los proyectos de I+D, como por ejemplo:

• El listado de los requerimientos del proyecto. Un feedback con el cliente en este punto ayudará a identificar puntos de dolor y problemas que el cliente quiere solventar, y a partir de ahí poder hacer las investigaciones de mercado pertinentes previas al inicio del proyecto.
• Pruebas y validaciones del prototipo del producto, para a partir de ellas identificar posibles mejoras y errores a corregir de cara al producto final.
• Evaluaciones del producto final para establecer si el producto ha conseguido satisfacer las necesidades del cliente y posibles mejoras de cara a futuras versiones del producto.

3. Gestión de los requerimientos del proyecto

La implicación activa del cliente en el desarrollo de los proyectos de I+D hace que la gestión de los requerimientos de este tipo de iniciativas tenga algunas peculiaridades respecto a otro tipo de proyectos. Mientras que lo normal es tener claros los requerimientos del proyectos en las fases iniciales del mismo, esto no sucede así cuando hablamos del desarrollo de nuevos productos.

Los requerimientos de este tipo de proyectos suelen evolucionar a lo largo del tiempo. Y la falta de agilidad y flexibilidad de las organizaciones para adaptarse a este tipo de circunstancias, muy comunes en los proyectos de I+D, hace que muchos de ellos fracasen. Una eficiente gestión de éstos requerimientos y una clara comunicación de los cambios que haya en los mismos serán claves para gestionar aspectos clave de estos proyectos como la gestión de recursos, la planificación de la capacidad o los presupuestos del proyecto.

Por tanto, a la hora de gestionar los requerimientos del proyecto es fundamental que todos los stakeholders del proyecto (project managers, equipos de desarrollo, socios externos, ejecutivos, etc) no pierdan nunca el foco en los objetivos estratégicos y en el propósito general del proyecto de I+D.

4. Gestión de recursos a través de múltiples iniciativas

La mayor parte de los proyectos de I+D son a gran escala, lo que implica la asignación de múltiples recursos de la organización para la realización de las distintas tareas del mismo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Si a esto le sumamos lo ya comentado en el punto anterior respecto a cuán complejo es la gestión de requerimientos de un proyecto de I+D, entenderás ahora la importancia que tienen la gestión de recursos y la planificación de la capacidad para este tipo de iniciativas.

• La planificación de la capacidad te ayudará a estimar los recursos que necesitarás asignar a cada una de las áreas y tareas del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, teniendo en cuenta la evolución de los requerimientos del proyecto y la prioridad del mismo para la organización.
• Por otra parte, con una eficiente gestión de recursos sabrás en todo momento cuántos recursos hay que asignar al proyecto y los esfuerzos que deben dedicarse al mismo. Aquí será importante tener listados los skills y habilidades de cada uno de los miembros de la empresa para detectar fortalezas y carencias y, en función de los requerimientos del proyecto, buscar o no esos recursos fuera de la organización.

5. Gestión de las comunicaciones

A la hora de gestionar proyectos de I+D es fundamental disponer de un plan de comunicaciones en el que se establezca:

• La frecuencia con la que informaremos a los diferentes stakeholders del proyecto sobre la evolución del mismo.
• Principales canales de comunicación (reportes, alertas, email, foros de discusión, etc.).
• Dónde y cómo se documentará toda la información relativa a todas esas comunicaciones.

Teniendo en cuenta lo rápido que pueden cambiar los requerimientos y, sobre todo, la incertidumbre que siempre rodea a los proyectos de I+D, tener bien sentadas las bases de cómo se comunicarán todos los cambios del proyecto es fundamental para una eficiente gestión del mismo.

Mejores prácticas para la gestión de proyectos de I+D

Ahora que ya conoces los elementos diferenciadores de la gestión de proyectos de I+D, es importante que pongas en marcha una serie de buenas prácticas para aumentar las probabilidades de éxito en el desarrollo de nuevos productos. Algunas de ellas te serán familiares porque seguramente ya las estás poniendo en práctica en otro tipo de proyectos, pero en I+D y el desarrollo de nuevos productos adquieren especial relevancia. Son las siguientes:

1. Trabaja con los objetivos del negocio en mente.
2. Gestión de recursos de manera fundamentada.
3. Use la metodología Phase-Gate.
4. Documenta todas las bases de conocimiento del proyecto.
5. Mantén informados a los stakeholders.
6. Utilice un PPM software.

1. Trabaja con los objetivos del negocio siempre en mente

A la hora de gestionar proyectos de I+D es fundamental que todas las partes implicadas no pierdan nunca el foco en los objetivos estratégicos de la organización. De ahí que si hay cambios en factores como la prioridad, requerimientos, el presupuesto o los plazos de entrega del proyecto puedas tomar decisiones alineadas con la visión y la misión de la organización.

Disponer de procesos y herramientas que te permitan planificar simulaciones de escenarios será fundamental para gestionar presupuestos, costes y otros factores será clave para una eficiente gestión de vuestros proyectos de desarrollo de nuevos productos.

2. Gestión de recursos de manera fundamentada

Hacer frente a toda la carga de trabajo que conlleva el desarrollo de nuevos productos es uno de los mayores quebraderos de cabeza que todo gestor de proyectos debe asumir, especialmente en lo que se refiere a la gestión de recursos. Si ya de por sí es complejo planificar la asignación y gestión de recursos en cualquier tipo de proyecto, programa o portfolio, esto se complica aún más cuando te adentras en el terreno del I+D.

Nuevamente, la incertidumbre que rodea a éstas iniciativas es la causa de ello. Dependiendo del tipo de proyecto de I+D puede que tengas unos calendarios más apretados, mientras que en otros no tengas ninguna fecha marcada para cada uno de los hitos del proyecto.

La simulación de escenarios es fundamental para mantener en todo momento alineados los objetivos y requerimientos del proyecto. Pero además, con la visión estratégica de la organización, adquieren aún más relevancia para la gestión de recursos. Es clave para el proceso poder planificar con anticipación los recursos que necesitarás para el proyecto en función de cómo evolucione la prioridad, los requerimientos y los plazos de entrega exigidos para el mismo.

3. Use la metodología Phase-Gate

La gestión de proyectos de I+D requiere de la existencia de rigurosos procesos de control en el que se revisen los avances habidos en el proyecto y hacer los ajustes correspondientes cuando sea necesario. Y es que de nada sirve dedicar recursos, dinero y tiempo en un nuevo producto que, una vez terminado, no se ajuste a las necesidades de clientes y mercados por no haber sido exhaustivo a la hora de revisar periódicamente lo realizado.

Por ello, Phase-Gate es la metodología que mejor se ajusta al entorno de los proyectos I+D. Esta metodología consiste básicamente en poner en marcha un proceso de revisión de cada una de las fases del proyecto (ideación, alcance, caso de negocio, desarrollo, tests y lanzamiento), en los cuales, una vez analizados los avances realizados e identificados las posibles mejoras a realizar, se toma una de las siguientes decisiones:

• Mover el proyecto a la siguiente fase.
• Pararlo para llevar a cabo las mejoras pertinentes.
• Cancelarlo por no ser ya rentable para la organización.

Puedes aprender más sobre la metodología Phase-Gate en el siguiente post.

4. Documenta todas las bases de conocimiento del proyecto

En un proyecto de I+D el proceso de documentación cobra especial relevancia, más que en cualquier otra clase de proyectos. No sólo deben documentarse los avances realizados, sino también todos los cambios que haya podido haber en el proyecto (nuevos requerimientos, ajustes de presupuestos y recursos, plazos de entrega actualizados, etc) y los motivos por los que se han llevado a cabo esas modificaciones.

Toda esta documentación servirá como base de conocimiento no sólo para el proyecto actual, sino que servirá también como repositorio para futuros proyectos de I+D que se vayan a gestionar y como fuente de aprendizaje de aciertos y errores cometidos en el pasado.

Se registrarán también todas las comunicaciones que haya habido con los stakeholders del proyecto (minutas, correos electrónicos, informes, presentaciones, etc).

5. Mantén informados a los stakeholders

Debido a la importancia que los proyectos de I+D y el desarrollo de nuevos productos tienen para las organizaciones, la comunicación con los stakeholders debe ser constante y fluida.

Desde las fases iniciales del proyecto debes establecer una periodicidad con la que comunicarte con ellos. Son comunicaciones que irán más allá de informar sobre los avances del proyecto, ya que debes acordar con ellos cuestiones como:

• Los requerimientos del proyecto.
• Los objetivos del proyecto.
• Presupuestos y costes.
• Asignación y contratación de recursos.
• Colaboraciones con socios externos.
• Tests y validaciones del prototipo.
• Cancelación del proyecto.
• Cambios en los requerimientos o en las fechas de entrega del proyecto.

Como ya se indicó en el punto anterior, todas las comunicaciones con los stakeholders deben quedar registradas para un correcto seguimiento de la evolución del proyecto.

6. Utilice un PPM software

Si crees que a base de rellenar spreadsheets vas a poder gestionar tus proyectos de I+D, vete quitando esa idea de la cabeza ya que este tipo de proyectos es mucho más complejo que cualquier otro que gestionéis en la organización. Con una herramienta tradicional de gestión de proyectos tampoco alcanza para cubrir muchos de los retos de gobernanza y gestión que suponen el desarrollo de nuevos productos, ya que estas herramientas no cubren de manera eficiente cuestiones como la planificación y la alineación estratégica.

Un software PPM es la mejor opción para llevar la gestión de proyectos de I+D al siguiente nivel. Con una herramienta PPM podrás:

• Priorizar tus proyectos alineándolos con los objetivos estratégicos de la organización.
• Planificar la capacidad y la gestión de recursos en función de esos objetivos estratégicos.
• Realizar con antelación simulaciones de escenarios.
• Mantener a todos los stakeholders informados con sistemas de alertas y notificaciones totalmente customizables.
• Realizar reportes y cuadros de mando con los que monitorizar el avance del proyecto e informar a los ejecutivos de la organización sobre su estado en tiempo real.

La gestión de proyectos de I+D con Triskell Software

La plataforma de Triskell es el software PPM con funcionalidades para la gestión de la ejecución de la estrategia que te permitirá abordar con éxito todos los retos y dificultades que te encontrarás al gestionar tus proyectos de I+D. Gracias a su flexibilidad y capacidad de integrarse con diferentes herramientas (como, por ejemplo, Software ERP, Jira o Microsoft Project) podrás planificar, monitorizar y gestionar todos los aspectos relativos a tus proyectos de I+D.

Éstas son algunas de las características de Triskell que te ayudarán a llevar la gestión de tus proyectos de I+D al siguiente nivel:

1. Roadmaps con los que planificar el proyecto y poder visualizar las distintas tareas que se deben completar a lo largo de su ciclo de vida.
2. Workflows para ordenar las actividades del proyecto.
3. Revisión de fases para decidir si se sigue adelante con el proyecto o se hacen las modificaciones pertinentes.
4. Control de gastos para controlar y monitorizar todos los gastos derivados de tus proyectos de I+D.
5. Gestión presupuestaria para tener bajo control el presupuesto destinado a tus proyectos.
6. Gestión de recursos para asignar recursos y monitorizar el uso de los mismos en tu organización en los proyectos de I+D que gestionáis
7. Gestión de ideas para embarcaros en nuevos proyectos de I+D o mejorar los requerimientos de los ya existentes.
8. Análisis de escenarios para planificar con antelación la capacidad de la organización ante posibles cambios de rumbo que pueda haber.
9. Integración con software ERP y otras herramientas de gestión y ejecución de proyectos como Microsoft Project o Jira.