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Why your IT department needs an integrated PPM and SPM solution

Pourquoi votre DSI a-t-elle besoin d’un logiciel intégrant pilotage opérationnel et pilotage stratégique ?

Les performances du département IT jouent un rôle prépondérant dans la réussite – ou l’échec – des objectifs stratégiques des moyennes et grandes entreprises. Cette montée en puissance des équipes IT s’accompagne de nouveaux défis et de nouvelles responsabilités, nécessitant process et outils supplémentaires. Pour contribuer au succès de l’organisation.
Au quotidien, la DSI est confrontée à l’accroissement du nombre de demandes d’activités, malgré des ressources limitées et des délais s’exécution toujours plus courts. Il est donc primordial de bien hiérarchiser ces initiatives en fonction de la valeur qu’elles génèrent pour l’entreprise.

Si la majorité des outils de PPM adresse actuellement ces besoins, sont-ils toujours efficaces lorsqu’il s’agit de faire face aux changements des objectifs stratégiques de l’entreprise ?
Disposent-ils des process et des fonctionnalités indispensables pour ajuster de manière agile, évolutive et en temps réel, l’allocation des ressources, la gestion du budget ou de la demande, et les réaligner avec les nouveaux objectifs stratégiques ? Enfin, intègrent-ils des fonctionnalités pour communiquer efficacement ces évolutions à toutes les équipes du département IT ?

Le département IT doit donc relever un défi de taille : aligner son portefeuille d’activités sur les objectifs stratégiques. Opter pour un logiciel intégré de de PPM & d’exécution de la stratégie est devenu indispensable à la réussite de l’entreprise.

Les nouveaux enjeux de la gestion de portefeuille

Peu de logiciels de PPM offrent une vision stratégique de l’exécution du portefeuille. Si, au cours de la dernière décennie, la gestion de portefeuille de projets a grandement évolué, la plupart des fournisseurs de logiciels de PPM n’a pas réussi (ou n’a pas souhaité) développer les fonctionnalités dont les responsables IT ont besoin pour s’adapter et gérer les problématiques stratégiques et de gouvernance.
Trois défis majeurs ont révolutionné la discipline :

  • L’essor de la digitalisation dans tous les secteurs.
  • Un monde désormais Agile.
  • L’importance de l’alignement stratégique.

1. L’essor de la digitalisation dans tous les secteurs

La transformation digitale a changé l’organisation des entreprises et bouleversé la gestion et la planification de leurs portefeuilles de projets. Dans un monde où la compétitivité a force de loi, proposer des produits et des services toujours plus performants est devenu vital pour :

  • Rester compétitif face aux concurrents directs.
  • Répondre aux besoins des consommateurs, mieux informés et plus exigeants.

Elle a imposé de nouvelles règles dans le libre jeu de la concurrence. De nouvelles opportunités commerciales émergent avec l’accroissement de la compétitivité de chaque secteu. Grâce à l’essor des connaissances en matière de big data, de business intelligence (BI), d’Internet des objets (IoT) ou encore d’expérience-utilisateur (UX) et d’expérience-client (CX), identifier les solutions qui répondent aux besoins des utilisateurs devient un jeu d’enfant et une source de profit considérable pour les entreprises qui les développent.

La digitalisation a également modifié notre façon de travailler et de communiquer au quotidien. Les applications de messagerie instantanée ou de vidéoconférence prennent le pas sur les outils de communication plus traditionnels comme l’email ou les réunions physiques ; sans oublier le développement du télétravail qui bénéficie du déploiement de l’Internet et de la fibre optique.

2. Un monde désormais Agile

Le besoin des entreprises de proposer des nouveaux produits et services sur un cycle réduit a également contribué à l’émergence de méthodes de travail. L’agilité repose sur la succession de cycles de travail courts (sprints, itérations, etc.), ayant pour objectif de répondre à la demande dans les délais et les budgets impartis de plus en plus rapidement.
C’est pourquoi deux approches du travail peuvent (parfois doivent) coexister au sein du département IT :

  • Les méthodes Agile, adaptées aux activités opérationnelles des équipes de développement et d’exploitatio.n
  • Les méthodes en cascade, plus traditionnelles, qui conviennent davantage aux activités de planification, de gestion et d’exécution de la stratégie.

Pour rester dans la course, une entreprise n’a guère le choix. Il lui faut adopter une approche agile de la gestion de portefeuille de projets et faire coexister ces deux méthodes de travail ; la clé du succès réside dans cette hybridation des méthodes de travail pour gagner en flexibilité et s’adapter aux changements stratégiques que le marché impose.

3. L’importance de l’alignement stratégique

Dans ce contexte, tous les niveaux d’une entreprise doivent s’aligner sur la planification et les objectifs stratégiques. Plus que jamais, les entreprises sont amenées à modifier leur feuille de route et redéfinir leurs objectifs dans des délais de plus en plus courts : la flexibilité est devenue indispensable pour saisir les opportunités de croissance qu’elles ont pu identifier sur leur marché.

Pour y parvenir, le département IT doit disposer de process et d’outils permettant d’aligner ses prises de décision en temps réel, tant au niveau des opérations que des projets et des programmes, sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
À défaut de disposer de ces outils pour aligner la planification stratégique avec l’exécution des projets, une entreprise s’expose à des risques significatifs :

  • Hiérarchisation des projets sans prise en compte de leur valeur réelle générée pour l’entreprise.
  • Gestion des ressources et du plan capacitaire inadaptée.
  • Productivité moindre, perte de compétitivité sur les marchés.
  • Flexibilité insuffisante en cas de changements de stratégie inattendus.
  • Travail en silos des équipes.

Qu’est-ce que la gestion de l’exécution de la stratégie (SEM) ?

Pour une gestion efficace des portefeuilles, une vision stratégique est nécessaire et seul un logiciel de PPM intégrant le pilotage stratégique peut vous l’offrir.

Voici les 5 principaux avantages d’un outil SEM

1. Planification stratégique et opérationnelle

N’importe quelle solution de PPM permet de noter les projets en fonction de leur valeur et de leur importance. Toutefois, peu associent les livrables du portefeuille aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Plus performant, un logiciel de PPM intégré au pilotage stratégique permet d’une part de créer et définir des objectifs stratégiques, et d’autre part de noter les projets en fonction des objectifs qui leur sont associés.

Par exemple, si un objectif devient moins prioritaire pour l’entreprise, les objets qui lui sont associés seront notés en fonction du nouveau niveau de priorité, et inversement. Ainsi, la gestion du portefeuille sera alignée sur la stratégie, une fonctionnalité clé, notamment pour l’allocation budgétaire ou la gestion des ressources.

2. Allocation des ressources et des fonds en fonction des objectifs stratégiques

Un volume croissant de la demande, mais des ressources et un budget limités : voilà l’équation à résoudre pour tout DSI. En ce sens, un outil qui offre une réelle vision de la gestion stratégique du portefeuille facilite et sécurise la prise de décision.
Les ressources (en jour/homme et/ou en euros) seront allouées aux projets, aux produits et aux initiatives en fonction des objectifs de l’entreprise, et seront (re)hiérarchisés en fonction des éventuels changements de stratégie.

3. Prise de décision basée sur l’analyse des données en temps réel

Une solution de PPM intégrée à l’exécution stratégique permet d’inclure des variables basées sur les objectifs stratégiques : vous aurez une analyse beaucoup plus détaillée des données du portefeuille et par conséquent, une prise de décision mieux alignée sur la stratégie de l’entreprise.

D’autres fonctionnalités sont également utiles, comme l’analyse prédictive des données et les simulations de scénarii. Grâce à la base des données fournies par l’outil, elles permettent d’anticiper les éventuels changements de stratégie de l’entreprise et l’ajustement corollaire de la gestion des ressources aux budgets, à la hiérarchisation et aux coûts.

4. Performance et rentabilité accrues

Les coûts du département IT sont au centre du débat entre tout responsable IT et l’équipe de direction. Dans la plupart des cas, une solution de PPM intégrant le pilotage stratégique permet de réduire ces coûts, toutes les initiatives étant axées sur la création continue de valeur et alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Grâce à ce type de solution de PPM, un département IT et ses équipes pourront recentrer leurs efforts sur les projets et initiatives qui génèrent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise, pour la plus grande satisfaction de toute équipe dirigeante.

5. Éliminer les silos de l’entreprise

Un autre défi majeur pour les départements IT consiste à éliminer le travail en silo : pour atteindre les objectifs stratégiques de la gestion du portefeuille de projets, toutes les équipes doivent les connaître et s’impliquer ensemble dans leur réalisation.

Grâce à un logiciel de PPM intégrant le pilotage stratégique, une entreprise peut concréter la fin des silos. Vous serez en capacité d’extrapoler les objectifs à tous les niveaux de l’entreprise et de placer la stratégie au centre de toutes les actions entreprises par les équipes IT.

Triskell : un seul outil pour une solution de PPM intégrée au pilotage stratégique

Sur le marché des logiciels de PPM, Triskell Software apporte une solution unique qui permet aux services IT de résoudre efficacement les problématiques de gestion et de gouvernance rencontrées lors de la planification, de la gestion et de l’exécution de leur portefeuille de projets et/ou de produits.

Notre outil de PPM vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’alignement de la stratégie avec l’exécution des projets, pour une gestion efficace de votre portefeuille IT. Avec Triskell Software, vos équipes seront au service de la planification et des objectifs stratégiques. N’hésitez plus : demandez la démonstration disponible ci-dessous et jugez par vous-même.