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Top Down y Bottom up: ¿cómo gestionar la estrategia empresarial?

La estrategia, pese a que es la palabra de moda de muchos CEOs y ejecutivos, sigue siendo un quebradero de cabeza para la mayoría de medianas y grandes corporaciones. Todas ellas tienen grandes planes, detallados con OKRs, KPIs y objetivos SMART que ilustran la misión y la visión de la corporación y hacia dónde quiere dirigirse.

Todas las corporaciones dedican una ingente cantidad de tiempo en detallar su estrategia. Pero, ¿cuánto dedican en diseñar la forma correcta de gestionar la ejecución de la misma? Muchos ejecutivos siguen confiando en los enfoques de gestión Top-Down para trasladar esa estrategia a los distintos niveles de la organización. Mas, ¿es la única fórmula válida? ¿Qué ocurre con los responsables de los departamentos y el personal de las áreas encargados de la ejecución de esa estrategia? ¿No habría que darles voz y voto también?

Top Down vs Bottom-up. Éste es el gran dilema de muchas corporaciones: elegir el enfoque correcto para planificar y gestionar la estrategia empresarial. En este post explicamos las características de cada uno de ellos, sus ventajas e inconvenientes, y las distintas fórmulas que hay para combinarlos en una misma corporación.

Eligiendo el mejor enfoque para la gestión de la estrategia empresarial

Decantarse por un enfoque de gestión Top-Down o Bottom-up (o por una combinación de ambos) depende de muchos factores. El sector de la empresa, el tamaño, su cultura organizativa o su modelo de ‘management’ influyen a la hora de optar por un enfoque u otro.

Es cierto que el enfoque de gestión Top-Down aplica más en organizaciones en las que la toma de decisiones ocurre al más alto nivel y son comunicadas después al resto de áreas y departamentos de la empresa.

Y también lo es que, en un enfoque de gestión bottom-up, los líderes y ejecutivos de la organización delegan en los empleados el proceso de toma de decisiones para que todos los integrantes de la organización maximicen, de una forma u otra, el valor que aportan a la organización.

Por tanto, al hablar de los enfoques Top-down y Bottom-up, no hay que considerarlos necesariamente antagónicos, sino que pueden aplicarse de muy diversas formas e, incluso, pueden convivir en la misma organización.

Entonces, para saber cuál es el enfoque de gestión que mejor se ajusta a vuestras necesidades, vamos a explicar a continuación las características, beneficios y retos de los enfoques Top-Down y Bottom-up.

¿Qué es el enfoque Top Down?

El enfoque de gestión Top-Down es el predominante en las grandes corporaciones, especialmente las de aquellos sectores que requieran un control estricto de sus cadenas de producción de valor para garantizar así la calidad y la seguridad de sus productos y servicios.

Aquí las decisiones estratégicas se ‘cocinan’ al más alto nivel. Después, los objetivos se comunican a las distintas áreas y departamentos de la organización, los cuáles tendrán que informar a su vez a los ejecutivos de la organización qué planes de acción llevarán a cabo para contribuir a la consecución de las metas establecidas por la Alta Dirección.

También denominado sistema de ‘Control y Mando’, es un enfoque de gestión muy jerarquizado y sin margen para la improvisación. Esto, en función del contexto, tiene sus inconvenientes pero también sus ventajas, como explicamos a continuación.

Beneficios de una estrategia de gestión Top-Down

Las ventajas del estilo de gestión Top-Down son especialmente relevantes en aquellas organizaciones compuestas por varios equipos y que funcionan juntos como una jerarquía organizativa más amplia. Los objetivos estratégicos son establecidos por la máxima autoridad de la organización, y después son comunicados de manera jerárquica a todos los miembros de la organización.

Éstas son las ventajas del sistema de gestión Top-Down:

  • Sistema de gestión ampliamente extendido.
  • Sistema rígido y estructurado.
  • Los empleados tienen claras las tareas en las que deben centrarse.
  • Disminución de riesgos.
  • Un ‘management’ con autoridad.
  • Facilidad a la hora de localizar problemas.

1. Sistema de gestión ampliamente extendido

Todos, a lo largo de nuestra vida profesional, hemos trabajado en empresas con este enfoque de gestión. Por lo tanto, la curva de aprendizaje para managers y responsables de equipos es mínima, salvo la formación necesaria para que conozcan la misión y visión de la organzación o para la incorporación de ciertas técnicas de gestión que quizá desconozcan.

2. Sistema rígido y estructurado

Para organizaciones complejas que requieren de procesos claros y bien estructurados para su correcto funcionamiento, el sistema de gestión Top-Down ayudará a poner orden en el caos. Lo mismo ocurrirá en organizaciones compuestas por varios departamentos que a su vez también se componen de varios equipos más pequeños.

3. Los empleados tienen claras las tareas en las que deben centrarse

Los sistemas de gestión Top-Down, bien implementados, afectarán positivamente en la organización de las tareas de cada uno de los equipos. Todos los empleados tendrán bien delimitadas sus responsabilidades dentro de la organización, lo que les ayudará a centrarse únicamente en ejecutar correctamente su trabajo.

4. Disminución de riesgos

Relacionado con el punto anterior, con un sistema de gestión Top-Down se elimina el riesgo de que los empleados con un perfil más díscolo o anárquico asuman responsabilidades de índole estratégico que, por su rol y funciones, no le corresponden.

5. Un ‘management’ con autoridad

La toma de decisiones en organizaciones que adoptan un enfoque de gestión Top-Down se encuentra muy localizada en sus autoridades superiores, quienes deciden tanto la planificación estratégica cómo la forma en que se ejecutará esta estrategia.

6. Facilidad a la hora de localizar problemas

Al tener todos los equipos bien delimitadas sus tareas, es más fácil identificar la raíz de los problemas y cuellos de botella que pueda haber en los procesos de negocio que tenga en marcha la organización. La resolución de éstos problemas es también, por tanto, más rápida y eficiente.

Los retos del enfoque Top-Down

Sin embargo, este enfoque de gestión Top-Down puede no resultar del agrado de todo el mundo, y más en una nueva era en la que nuevas formas de liderazgo más ágiles se están poniendo de moda, las cuáles prefieren empoderar a los equipos y personas y dejar de lado la clásica visión de ‘mando y Control’.

Éstas son los desventajas del enfoque Top-Down:

  • Desconexión de los empleados con la misión y visión de la compañía.
  • No fomenta la creatividad y la proactividad.
  • Escasa capacidad de respuesta a nuevos retos.
  • La línea que separa ‘autoridad’ y ‘dictatorial’ es muy fina.

1. Desconexión de los empleados con la misión y visión de la compañía

Este enfoque de gestión es muy propenso a causar que los empleados no sean capaces de ver el valor que su trabajo aporta a la organización. A la larga, muchos empleados pueden acabar desconectando de la misión y la misión de la compañía para la que trabajan.

2. No fomenta la creatividad y la proactividad

Dado que los equipos tienen muy definidas sus responsabilidades, no se mostrarán proactivos a la hora de resolver problemas de gestión o que no les atañen directamente a ellos. Tampoco propondrán soluciones que se salgan de los estándares y procesos establecidos a nivel interno.

3. Escasa capacidad de respuesta a nuevos retos

Las organizaciones con un enfoque de gestión Top-Down son más rígidas a la hora de reaccionar ante posibles cambios de estrategia o a la hora de resolver internamente retos de gestión y gobernanza complejos.

4. La línea que separa ‘autoridad’ y ‘dictatorial’ es muy fina

El enfoque de gestión Top-Down va a desagradar a aquellos trabajadores que quieran gozar cierta autonomía o que sean excluidos de los procesos de toma de decisiones. Es un sistema de gestión que, mal ejecutado y sin una comunicación correcta, puede llevar a un alto índice de rotación en las empresas.

¿Qué es el enfoque bottom-up?

El enfoque de gestión Bottom-up supone una democratización de la toma de decisiones de una organización. Y es que, al contrario que con el enfoque Top-Down, los altos mandos dan paso a la figura del ‘líder’ y empoderan a los empleados de todos los niveles de la organización para tener voz y voto en la estrategia.

Es una forma de gestión más propia de organizaciones ágiles en la que los líderes de los distintos equipos gozan de gran autonomía tanto para desarrollar su trabajo como para determinar sus propias prioridades y resultados del trabajo a entregar. El fin último de este enfoque tan democrático de gestión es el de maximizar el valor que cada empleado aporta a la organización.

Beneficios de una estrategia de gestión Bottom-up

Las ventajas del enfoque de gestión Bottom-up se observan mejor en entornos de trabajo muy cambiantes y dinámicos, como pueden ser las start-ups o los equipos de Desarrollo de Nuevos Productos, en los que se requieren de departamentos ágiles y multidisciplinares para responder de manera eficiente a los retos de gestión y gobernanza que se les presentan.

Éstos son algunas de las ventajas del enfoque de gestión Bottom-up:

  • Mayor colaboración y comunicación.
  • Mejor toma de decisiones.
  • Mayor satisfacción de los empleados.
  • La creatividad al poder.

1. Mayor colaboración y comunicación

Es la principal seña de identidad de los entornos de gestión Bottom-up: todos los empleados colaboran activamente en la entrega de valor. De ahí que se fomente el debate de igual a igual entre todos los empleados de la organización para poner en marcha nuevas ideas o para solucionar problemas.

2. Mejor toma de decisiones

Mientras que en los métodos de gestión Top-Down la resolución de los problemas más complejos de gestión y gobernanza quedaban en manos de la Alta Dirección, aquí sucede todo lo contrario. Al ‘democratizarse’ la toma de decisiones, un mayor número de personas delibera y participa en la resolución de estos retos. Y, en la mayoría de los casos, esto supone una solución más eficiente de los mismos.

3. Mayor satisfacción de los empleados

Los empleados que trabajan con este enfoque pueden ver cómo sus opiniones son tenidas en cuenta y el valor que su trabajo aporta para la consecución de la misión y la visión de la organización. Esto mejora la moral de los equipos y, por tanto, también la posibilidad de que el ratio de rotación del personal sea menor.

La creatividad al poder

Las oportunidades de proporcionar feedback y sugerencias de mejora son el pan de cada día de los entornos colaborativos que se fomentan en los entornos de gestión Bottom-up. Ya sea en reuniones One-to-One con los líderes de los equipos, en sesiones de brainstorming o en la dinámica del día a día de los equipos Agile que haya en la organización, los empleados no tienen restricción alguna a la hora de aportar nuevas ideas.

Los retos del enfoque Bottom-up

Sin embargo, la gestión Bottom-up lleva consigo retos y dificultades que pueden aparecer incluso en los entornos de trabajo más propicios para este tipo de enfoque. Y es que la descentralización de la gestión y la toma de decisiones, tanto para planificar la estrategia como para ejecutar la misma, no siempre funcionará bien si no se hace de manera correcta.

Éstas son las principales desventajas del enfoque de gestión Bottom-up:

  • Sensación de desorganización.
  • Ralentización en la toma de decisiones.
  • No priorización del feedback de los empleados.
  • Pérdida del foco en la misión y visión de la organización.

1. Sensación de desorganización

Al estar la toma de decisiones descentralizada, puede haber una cierta sensación de descontrol e inseguridad. Y es que ante ciertas decisiones que pueden ser relevantes para la compañía, el hecho de que esté vigente un enfoque de gestión Bottom-up hace que a veces no sea claro si es necesario o no la aprobación de un superior.

2. Ralentización en la toma de decisiones

A la hora de afrontar ciertas decisiones, y al haber tantos stakeholders con voz y voto, puede ser complicado poner a todo el mundo de acuerdo. Y, en consecuencia, eso puede ralentizar los procesos de toma de decisiones.

3. No priorización del feedback de los empleados

No todo el feedback que den los empleados va a tener la misma relevancia a nivel estratégico. Es importante que, si se apuesta por un enfoque de gestión Bottom-up, se disponga de artefactos para canalizar esos insights proporcionados por los empleados para determinar cuáles son realmente valiosos y cuáles no.

Pérdida del foco en la misión y visión de la organización

Un enfoque de gestión Bottom-up mal ejecutado puede llevar a una organización a emprender proyectos e iniciativas que estén alejados de sus objetivos estratégicos.

¿Qué enfoque de la gestión de la estrategia empresarial se adapta mejor a mis necesidades?

¿Top Down o Bottom-Up? No hay por escrito ningún manifiesto en el que se detalle la fórmula para elegir un enfoque de gestión u otro. Los factores de éxito de un modelo de gestión u otro depende de múltiples factores, entre los que pueden enumerarse los siguientes:

  • Sector de la Empresa.
  • Tamaño de la Empresa.
  • Complejidad de los procesos internos.
  • Evolución del mercado.
  • Metodologías de trabajo implementadas.
  • La gestión del día a día.

Antes de decantarte por un modelo de gestión u otro, debes realizar un análisis interno de vuestra organización. Entendiendo vuestra misión, visión, fortalezas y debilidades podrás elegir el enfoque de gestión que mejor se ajuste a vuestras necesidades.

Ejemplo de enfoque Top-Down

Son muchos los sectores en los que este enfoque de gestión es el más extendido debido sobre todo a los controles de calidad que deben pasar sus sistemas de producción. Sectores como el Comercio Minorista, Sanidad, Industria o Ingeniería Industrial suelen utilizar este enfoque de gestión.

Hay otros, como el sector Financiero, el de Banca o el de Seguros, que están sujetos a tantas regulaciones y políticas en multitud de ámbitos: regulaciones a nivel internacional, Ciberseguridad, Compliance, etc.. En estos casos, es necesario adoptar este enfoque Top-Down para reducir al mínimo cualquier margen de error.

Ejemplo de enfoque bottom-up

Por el contrario, un enfoque de gestión Bottom-up difícilmente puede aplicarse en su totalidad en corporaciones grandes. Cuántas más voces haya con voz y voto, más complejo será el proceso de toma de decisiones. Por ello, este enfoque de gestión no es recomendado para las grandes corporaciones salvo para algunos equipos de TI y de desarrollo que tengan trabajando en ellas, a los que se les puede dotar de cierta autonomía para tomar ciertas decisiones.

Dicho lo cual, las start-ups y, en menor medida, las medianas empresas, son el entorno donde mejor puede funcionar este enfoque de gestión Bottom-Up. Son organizaciones con un grupo reducido de personas, lo que hace más fácil canalizar el feedback y el pensamiento crítico de todos los empleados.

Debido a que las startups suelen operar en mercados muy cambiantes, éstas necesitan profesionales multidisciplinares que sean capaces de trabajar con autonomía y sin supervisión. Esto da a sus empleados la posibilidad de estar en constante evolución y de convertirse así con el tiempo en una voz autorizada para dar su opinión sobre hacia dónde debe avanzar la empresa.

Cómo combinar los enfoques Top-Down y Bottom-up de manera eficiente

Los enfoques Top-Down y Bottom-up, pese a que puedan parecer contrapuestos, pueden convivir en el seno de una misma organización. Piénsalo por un momento. Si en tu empresa trabajáis con OKRs, se puede adoptar un modelo híbrido de esta metodología, por el cual:

  • Los objetivos son determinados por los altos cargos de la compañía, para a continuación ser comunicados a las distintas áreas y equipos.
  • Los resultados clave asociados a esos objetivos son decididos a nivel de equipo. Cada equipo puede decir la forma en qué va a contribuir a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Básicamente, es posible implantar un modelo de gestión que combine ambos enfoques, Top-Down y Bottom-up, que se apliquen a distintos niveles en la corporación. Es decir, mientras que las decisiones estratégicas se toman al más alto nivel por los CEOs y ejecutivos del negocio (como desarrollar un nuevo producto o expandir la empresa internacionalmente), las decisiones relativas a la ejecución de esa estrategia pueden ser tomadas por los equipos o trabajadores más capacitados.

Conclusión

Ya sea sí tienes un modelo de gestión Top-Down, Bottom-up o un híbrido de ambos, disponer de un software PPM en tu organización es clave tanto para mejorar la comunicación de la estrategia a todos los niveles cómo para asegurar que la planificación estratégica y la ejecución de la misma vayan siempre unidas de la mano.

Las soluciones de la plataforma Triskell para la Gestión Estratégica del Portfolio como para la Gestión del Portfolio de Proyectos permite, desde una sola interfaz, capturar y comunicar los objetivos estratégicos de la organización, y planificar y monitorizar la ejecución de la estrategia. Es un software PPM con total flexibilidad para adaptarse al enfoque de gestión que tengáis implementado en vuestra organización.

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