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Vorteile des Phase-Gate-Prozesses für die Ressourcenverwaltung

Die Vorteile des Phase-Gate-Prozesses für das Projektmanagement sind vielfältig: Risikominimierung, höhere Erfolgsquote bei Projekten, größere Agilität und Flexibilität bei der Bereitstellung von Ergebnissen, Einbeziehung des Kunden in die Projektentwicklung…

Unter dem Titel „Ein umfassender Leitfaden zum Phase-Gate-Prozess für F&E-Projekte“ erläutern wir in allgemeiner Hinsicht, warum die Phase-Gate-Methode unser bester Verbündeter für F&E-Projekte ist und welche Vorteile die Einführung dieser Methode für Ihre Projekte mit sich bringt.

Zu diesen Vorteilen gehört auch ein effizienteres Ressourcenmanagement. Sie möchten wissen, wie der Phase-Gate-Prozess Ihr bester Verbündeter für das Ressourcenmanagement Ihres Projektportfolios werden kann? Dieser Artikel erläutert, warum Sie die Phase-Gate-Methode für die Verwaltung der Projekte, Programme und Portfolios Ihres Unternehmens einsetzen sollten. Außerdem erfahren Sie, wie dieser Prozess Ihnen helfen wird, die Ressourcen und die Kapazitätsplanung Ihres Unternehmens effizienter zu verwalten.

Warum sollten Sie Phase-Gate im Projektportfolio-Management einsetzen?

Das Projektportfolio-Management hat sich in den letzten 15 Jahren dramatisch verändert. Durch das digitale Zeitalter und neue Technologien entwickelt sich unser Umfeld immer schneller. Das zwingt Unternehmen dazu, risikoreiche Projekte in Angriff zu nehmen, z. B. im Zusammenhang mit F&E und der Entwicklung neuer Produkte, um ihre Wettbewerbsfähigkeit und Marktanteile nicht zu verlieren. Und all dies, um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen, die zunehmend technologisch anspruchsvolle Produkte verlangen, die mehr und mehr auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Dies sind Projekte mit einem hohen Maß an Ungewissheit, die in vielen Fällen die Entwicklung von Technologien beinhalten, über die wenig oder gar kein Wissen vorhanden ist. Außerdem besteht in den frühen Projektphasen eine gewisse Ungewissheit über die Anforderungen des Projekts und darüber, ob das Produkt auf den Märkten angenommen wird. Die Bedürfnisse der Verbraucher ändern sich heutzutage so schnell, dass schlechte Voraussicht und eine falsche Umsetzung des Produkts auf den Märkten die Lebensfähigkeit und Glaubwürdigkeit des Unternehmens kurz-, mittel- und langfristig gefährden können.

Die Phase-Gate-Methodik bietet genau die Mechanismen, um dieses hohe Maß an Unsicherheit in allen Phasen des Projektlebenszyklus besser zu bewältigen. Die ausführlichen Überprüfungsprozesse in allen Phasen des Projekts, ob in der Forschung und Entwicklung oder in einem anderen Bereich, sind die beste Garantie dafür, dass das Projekt nicht vorzeitig entgleist und dass es jederzeit mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang steht.

Das sind die wichtigsten Gründe, warum Sie den Phase-Gate-Prozess für die Verwaltung der Projekte, Programme und Portfolios Ihres Unternehmens einsetzen sollten:

  1. Phase-Gates bietet einen klaren und strukturierten Prozess.
  2. Agilität, um auf strategische Veränderungen zu reagieren.
  3. Anpassungsfähig an Agile und nicht-Agile Projekte.
  4. Einfach zu übernehmende Methodik.
  5. Risikominimierung.

1. Phase-Gates bietet einen klaren und strukturierten Prozess

Wenn es eines gibt, was die Phase-Gate-Methodik auszeichnet, dann ist es, dass sie über ein vollständig definiertes und strukturiertes Framework verfügt. In allen Phasen des Projektlebenszyklus (Ideenfindung, Scoping, Business Case, Entwicklung, Testen und Start) finden Überprüfungsprozesse statt, die auch Phasen oder Stages genannt werden. In diesen Phasen werden die erzielten Fortschritte analysiert und mit dem Projektplan und der Projektplanung verglichen.

  • Um grünes Licht zu geben, damit das Projekt in die nächste Phase gehen kann.
  • Um das Projekt abzubrechen.
  • Um das Projekt zu unterbrechen, falls Sie anderen Maßnahmen, die für das Unternehmen wichtiger sind, Priorität einräumen möchten.
  • Um das Projekt zu rezyklieren, d.h. das Projekt in der aktuellen Phase zu belassen, um die notwendigen Verbesserungen und Optimierungen vorzunehmen, damit es in die nächste Phase übergehen kann.

Dieser Prozess ist fest etabliert, seit diese Methodik Mitte der 1980er Jahre ihre ersten Schritte unternahm. Tatsache ist jedoch, dass nach dem Aufkommen der Agile-Methoden bestimmte Elemente von Scrum in den Prozess aufgenommen wurden (z.B. die Einbeziehung von 2- oder 4-wöchigen Iterationen). Dank dieser Änderungen konnten die Projekte in ihren verschiedenen Phasen an Tempo gewinnen. Ansonsten ist es jedoch ein Framework, das seit seiner Einführung kaum Veränderungen erfahren hat.

2. Agilität, um auf strategische Veränderungen zu reagieren

Für ein effizientes Projektportfolio-Management ist es notwendig, dass das Portfolio auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist. Diese Strategieänderungen führen häufig zu Anpassungen bei der Priorisierung von Projekten, der Ressourcenzuweisung oder der Budgetierung. Viele Organisationen sind nicht in der Lage, effektiv auf diese Änderungen zu reagieren, weil sie nicht über Mechanismen und Prozesse verfügen, mit denen sie die Ausrichtung von Strategie und Ausführung regelmäßig überprüfen können.

Phase-Gate und seine Überprüfungsprozesse von Phase zu Phase sind die perfekten Mechanismen, um die Projektziele und -anforderungen mit der Mission und Vision des Unternehmens abzustimmen. Mit diesen Überprüfungsprozessen können Sie zum Beispiel:

  • Die Anforderungen und Ziele eines Projekts überprüfen, um sie mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen.
  • Die Ressourcen und Budgets für ein Projekt oder ein Programm erhöhen, wenn diese geschäftskritisch sind.
  • Ein Projekt oder Programm abbrechen, wenn seine Ziele nicht mehr mit denen des Unternehmens übereinstimmen.
  • Ein Projekt pausieren, um anderen Projekten oder Programmen, die besser zu den neuen strategischen Zielen passen, Priorität einzuräumen.

3. Anpassbar an Agile und nicht-Agile Projekte

Obwohl der Phase-Gate-Prozess wegen der Ungewissheit, die diese Art von Initiativen umgibt, am besten für F&E- und neue Produktentwicklungsprojekte geeignet ist, lässt er sich eigentlich an jede Art von Projekt oder Programm anpassen.

Die Überprüfungsprozesse, die für diese Methode so charakteristisch sind, ermöglichen auch die Entscheidungsfindung in einigen der wichtigsten Aspekte des Projektportfoliomanagements. Phase-Gate ist daher auf jede Art von Projekt anwendbar. Hier einige Beispiele für Entscheidungen, die durch den Phase-Gate-Prozess erleichtert werden:

  • Stimmen Sie jedes Projekt und Programm auf die strategischen Ziele des Unternehmens ab, wie im vorherigen Punkt erwähnt.
  • Priorisieren Sie jedes Projekt nach seinen Anforderungen und der Mission und Vision des Unternehmens.
  • Managen Sie die Ressourcen und die Kapazitätsplanung der Organisation in Übereinstimmung mit der Priorität und den Anforderungen jedes Projekts.
  • Weisen Sie den Projekten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, mehr Budget und Ressourcen zu.
  • Erhöhen oder reduzieren Sie die Kosten je nach Projektanforderungen und Priorität.

4. Einfach zu übernehmende Methodik

Der Widerstand gegen Veränderungen ist der Hauptgrund, warum Unternehmen die Einführung neuer Frameworks hinauszögern. Dieser Widerstand ist nun schwieriger zu überwinden, wenn Sie sich entscheiden, die Phase-Gate-Methodik in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Diese Methode ist sehr einfach zu verstehen und zu verinnerlichen, da sie kein komplexes Vokabular erfordert. Im Grunde handelt es sich um eine Methodik, die die tägliche Arbeit vieler PMO-Leiter oder Projektmanager widerspiegelt: alle Arbeiten werden überprüft, um die Qualität der Projekte zu bewerten und festzustellen, wie sie verbessert werden können.

Phase-Gate kann an eine Vielzahl von Situationen angepasst werden, von großen Forschungs- und Entwicklungsprojekten bis hin zu kleinen Projekten. Dabei spielt es auch keine Rolle, welchem Sektor das Unternehmen angehört, denn obwohl die Phase-Gate-Methode in ihren Anfängen eher mit Unternehmen aus dem Energiesektor verbunden war, kann dieses Verfahren an jedes Projekt in jedem Sektor angepasst werden (Maschinenbau, Automobilindustrie, Elektronik, Software, Bankwesen usw.)

5. Risikominimierung

Mit dem Phase-Gate-Prozess können Sie die Risiken eines jeden Projekts oder Programms auf natürliche Weise mindern. Das liegt daran, dass Sie durch den Überprüfungsprozess zwischen den Phasen Folgendes erreichen:

  • Alle Projekt- oder Programmbeteiligten bleiben über die Projektanforderungen und die zu erreichenden Ziele auf dem Laufenden.
  • Es wird kein Projektschritt übersprungen. Durch die Überprüfung des Fortschritts in jeder Phase stellen Sie sicher, dass alle Leistungen zufriedenstellend erbracht wurden, ehe Sie zur nächsten Phase des Projekts übergehen können.
  • Das Projekt ist während seines gesamten Lebenszyklus an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet, und es werden die notwendigen Anpassungen vorgenommen, damit das Projekt nicht von der Unternehmensstrategie abweicht.

Das Projektportfoliomanagement ist heutzutage von ständiger Unsicherheit geprägt, insbesondere wenn es darum geht, die Projektdurchführung mit den strategischen Zielen in Einklang zu bringen. Daher wird ein Framework, das es Ihnen ermöglicht, den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen, und das leicht zu verstehen und zu implementieren ist, sicherstellen, dass Phase-Gate in Ihrem Unternehmen ein hohes Maß an Akzeptanz gewinnt.

Vorteile des Phase-Gate-Prozesses für das Ressourcenmanagement

Budgetmanagement, Finanzmanagement, Risikomanagement, Stakeholder-Management… Wenn Sie die Phase-Gate-Methode in die Prozesse integrieren, die Sie in Ihrem Unternehmen bereits für das Projektportfoliomanagement einsetzen, werden Sie fast sofort Ergebnisse erzielen.

Wenn es jedoch einen Aspekt des Portfoliomanagements gibt, der sich verbessern lässt, dann ist es zweifellos das Ressourcenmanagement. Sie können die Ressourcen entsprechend den Ergebnissen der einzelnen Überprüfungsprozesse, die das Projekt durchläuft, anpassen und planen. Ihre Teams werden zufriedener und produktiver sein und sich auf die Schaffung von Mehrwert konzentrieren.

Dies sind die wichtigsten Vorteile, die Sie erzielen, wenn Sie diese Methodik in Ihre derzeitigen Ressourcenmanagementprozesse einbeziehen:

  • Was-wäre-wenn-Szenario-Analyse.
  • Fokus auf kontinuierliche Wertschöpfung.
  • Ressourcenzuweisung entsprechend den Anforderungen des Portfolios.
  • Verbesserte Produktivität.
  • Mehr Zufriedenheit bei den Projektteams.

1. Was-wäre-wenn-Szenario-Analyse

Die Analyse und Planung von Was-wäre-wenn-Szenarien ist der Schlüssel zum Projektportfoliomanagement in jedem Unternehmen. Es ermöglicht die Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung des Unternehmens auf der Grundlage des kurz-, mittel- und langfristigen Bedarfs.

Phase-Gate-Review-Prozesse dienen natürlich der Planung und Analyse von Zukunftsszenarien, die ein Projekt durchlaufen kann. Da es ein Prozess ist, in dem entschieden wird, ob ein in der Entwicklung befindliches Projekt oder Produkt in die nächste Phase übergeht oder nicht, werden dadurch indirekt Prozesse für die Zuteilung von Ressourcen in Abhängigkeit von dem Szenario, in dem das Projekt sich befindet, ermöglicht. Zum Beispiel:

  • Wenn das Projekt von Phase zu Phase weitergeht, kann der Überprüfungsprozess genutzt werden, um die Ressourcen aufzulisten, die für die nächste Phase benötigt werden.
  • Wenn sich die Projektanforderungen ändern, erfordert dies möglicherweise den Erwerb bestimmter Profile, über die das Unternehmen nicht verfügt.
  • Wird das Projekt hingegen recycelt, kann dies eine Gelegenheit sein, dem Projekt mehr Ressourcen zuzuweisen, um die Fehler zu korrigieren und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
  • Wenn das Projekt abgebrochen oder ausgesetzt wird, können all diese Ressourcen anderen Projekten im Portfolio neu zugewiesen werden.

2. Fokus auf kontinuierliche Wertschöpfung

Mit der Phase-Gate-Methode wird das Ressourcenmanagement auf eine kontinuierliche Wertschöpfung während des gesamten Projektlebenszyklus ausgerichtet… Stakeholder, Projektmanager, Teams… alle müssen sich an den Anforderungen und Zwischenzielen orientieren, die in jeder Phase des Projekts erreicht werden sollen und die in jeder der Projektbesprechungen vereinbart werden.

Zugleich sollten diese Anforderungen und Zwischenziele auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sein. Daher weiß jeder Projektbeteiligte in jeder Phase, was von ihm erwartet wird, und seine Arbeit wird nicht nur für das Projekt, sondern auch für das Unternehmen einen Mehrwert darstellen.

3. Ressourcenzuweisung entsprechend den Anforderungen des Portfolios

Phasenweise Überprüfungen gestatten eine Kapazitätsplanung der Organisation auf der Grundlage des Status der Projekte. Wenn ein Projekt abgebrochen oder ausgesetzt wird, können alle Ressourcen, die an diesem Projekt gearbeitet haben, anderen Projekten zugewiesen werden, die vielleicht noch nicht abgeschlossen sind. Andererseits können je nach den Projektanforderungen mehr Ressourcen zugewiesen oder bezogen werden.

So können Sie das Ressourcenmanagement an der Priorität der verschiedenen Ergebnisse ausrichten. Sie werden Probleme wie die übermäßige Zuweisung von Ressourcen für Projekte mit geringem Geschäftswert vermeiden und außerdem sicherstellen, dass jeder Initiative die richtige Anzahl von Ressourcen zugewiesen wird.

4. Verbesserte Produktivität

Wenn Sie Prozesse entwickeln und realisieren, die sich auf die Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der Bedürfnisse Ihres Projektportfolios konzentrieren, wird sich die Produktivität Ihrer Teams exponentiell erhöhen.

Projektmanager, Produktmanager, Abteilungen, Entwicklungsteams… Mithilfe der Überprüfungsprozesse der Phase-Gate-Methodik werden Ihre Entscheidungen bei der Verwaltung von Ressourcen auf die Produktivität Ihrer Teams ausgerichtet sein:

  • Sie können die für jede Phase des Projekts benötigten Ressourcen im Voraus planen.
  • So können Sie die Gesamtstundenzahl, die jede Ressource für das Projekt aufwenden muss, besser einschätzen.
  • Sie können jedem Team, das an dem Projekt beteiligt ist, Ziele und KPIs zuweisen, die auf Fakten basieren.
  • Sie können den Wert, den jede Ressource zum Endergebnis des Projekts beiträgt, für jeden von ihnen ermessen.

5. Mehr Zufriedenheit bei den Projektteams

Und schließlich, und damit knüpfen wir an den vorherigen Punkt an, werden sich die Teams des Wertes bewusst, den sie während des gesamten Lebenszyklus zum Projekt beitragen, was zu einer höheren Motivation der Mitarbeiter und Teams führt. Und Sie wissen, was das bedeutet:

  • Gutes Arbeitsumfeld.
  • Teamarbeit hat Vorrang vor Silos.
  • Motivierte Mitarbeiter=höherer Projekterfolg.
  • Geringere Mitarbeiterfluktuation und weniger Abgänge aus dem Unternehmen.

Wenn Sie ein großer Befürworter der Agilen Führung sind, wird Ihnen die Phase-Gate-Methode dabei helfen, diese Denkweise in Ihrem Unternehmen zu fördern.

Fazit

Das Ressourcenmanagement ist einer der kompliziertesten Aspekte, mit dem Sie sich bei der Verwaltung des Projektportfolios Ihres Unternehmens auseinandersetzen müssen. Viele Unternehmen scheitern daran, die Ressourcenzuweisung und die Kapazitätsplanung aufeinander abzustimmen, da sie nicht über die richtigen Prozesse und die richtige Methodik dafür verfügen.

Die Phase-Gate-Methode ermöglicht es jedoch, diesen Prozess auf natürliche Art und Weise zu gestalten. Während der gesamten Überprüfung sind Sie in der Lage, Kapazitäten zu planen und Ressourcen auf der Grundlage der Ziele und Anforderungen jeder Projektphase zuzuweisen, ohne dabei die strategischen Ziele des Unternehmens aus den Augen zu verlieren.

Zur Unterstützung des Managements ist ein PPM-Tool wie Triskell Software unerlässlich, mit dem Sie alle Aspekte des Ressourcenmanagements (Kapazitätsplanung, Ressourcenzuweisung, Zeiterfassung, Was-wäre-wenn-Szenarien usw.) effizient und in Echtzeit bearbeiten können.

Förderung der internen und externen Zusammenarbeit

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