Warum braucht Ihre IT-Abteilung eine integrierte PPM & SPM Lösung?

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Warum braucht Ihre IT-Abteilung eine integrierte PPM & SPM Lösung?

Die Leistungsfähigkeit der IT-Abteilung hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob die strategischen Ziele eines jeden mittleren und großen Unternehmens erreicht werden oder nicht. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung der IT-Teams entstehen neue Herausforderungen und Verantwortlichkeiten, die neue Prozesse und Tools erfordern, um sie erfolgreich zu bewältigen und zum Unternehmenserfolg beizutragen, dem sie dienen.

Ein größeres Auftragsvolumen, das es zu bewältigen gilt, begrenzte Ressourcen, immer kürzere Fristen, Festlegung von Prioritäten für Initiativen entsprechend dem Wert, den sie für das Unternehmen liefern... Das sind einige der Probleme, die Sie als IT-Abteilungsleiter des Unternehmens bei der Verwaltung Ihres Projektportfolios täglich zu koordinieren haben. Glücklicherweise lösen die meisten der auf dem Markt erhältlichen PPM-Programme diese Probleme erfolgreich.

Aber was, wenn Ihr Unternehmen seine strategischen Ziele ändert? Verfügen Sie über Prozesse und Tools, mit denen Sie Themen wie Ressourcenzuteilung, Budget- oder Nachfragesteuerung agil, skalierbar und in Echtzeit anpassen und auf die strategischen Ziele des Unternehmens abstimmen können? Verfügen Sie über Mechanismen, mit denen Sie diese Änderungen effizient an alle Teams der IT-Abteilung kommunizieren können?

 

Die wichtigste Herausforderung für IT-Abteilungen ist es heutzutage, das Portfolio mit den strategischen Zielen in Einklang zu bringen. Und eine Software mit integrierten Funktionen für das Projektportfoliomanagement (PPM) und das Strategieportfoliomanagement (SPM) ist unerlässlich für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Die neuen Herausforderungen im Projektportfolio-Management

Leider gibt es nur sehr wenige PPM-Software, mit der Sie auch einen strategischen Blick auf das Portfoliomanagement werfen können. Im Projektportfoliomanagement hat es in den letzten 10 Jahren viele Veränderungen gegeben. Und die meisten Anbieter von PPM-Software auf dem Markt waren nicht in der Lage oder zögerten, Funktionen zu entwickeln, um ihre Lösungen an die neuen strategischen und Governance-Herausforderungen anzupassen, mit denen IT-Teamleiter konfrontiert sind.

Drei neue Herausforderungen haben zu bedeutenden Veränderungen in der Verwaltung des Projektportfolios geführt:

  • Die zunehmende Digitalisierung in allen Branchen.
  • Die Welt ist jetzt agil.
  • Bedeutung von strategischer Ausrichtung.

1. Zunehmende Digitalisierung in allen Branchen

Die Digitalisierung hat das Gesicht von Unternehmen und die Art und Weise, wie Projektportfolios geplant und verwaltet werden, völlig verändert. Alle Branchen sind wettbewerbsfähiger geworden, und Unternehmen müssen technologisch fortschrittlichere Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen, um:

  • die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber ihren unmittelbaren Konkurrenten nicht zu verlieren.
  • die Anforderungen der immer besser informierten Verbraucher zu erfüllen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Produkte und Dienstleistungen wünschen.
 

Die Digitalisierung hat außerdem die Spielregeln für den Wettbewerb auf dem Markt verändert. In dem Maße, in dem der Wettbewerb innerhalb der einzelnen Branchen zunimmt, steigen auch die unternehmerischen Möglichkeiten. Dank der Digitalisierung und dem Aufkommen von Wissensgebieten wie Big Data, Business Intelligence, IoT oder UX/CX ist es einfacher, Lösungen zu finden, die die Bedürfnisse der Nutzer erfüllen und den Unternehmen, die sie entwickeln, enorme Vorteile bringen.

Andererseits können wir die Veränderungen nicht ignorieren, die die Digitalisierung für die Art und Weise mit sich gebracht hat, wie wir täglich arbeiten und kommunizieren. Instant Messaging oder Videokonferenzanwendungen ersetzen traditionellere Kommunikationsformen wie E-Mail oder persönliche Treffen. Und die allgemeine Verbreitung des Internets und der Glasfaserkabel hat dazu geführt, dass sich die Telearbeit konsolidiert hat.

2. Die Welt ist jetzt agil

Auch die Notwendigkeit für Unternehmen, neue Produkte und Dienstleistungen in immer kürzeren Zeitabständen auf den Markt zu bringen, hat zur Entstehung von agilen Arbeitsmethoden beigetragen. Agilität basiert auf der Abfolge mehrerer kurzer Arbeitsphasen (Sprints, Iterationen usw.), die so gestaltet sind, dass Teams so lange iterieren können, bis sie die richtige Lösung gefunden haben.

Beide Arbeitsansätze können innerhalb derselben IT-Abteilung nebeneinander bestehen:

  • Agile Methoden können besser zur Dynamik der Entwicklungs- und Betriebsteams eines Unternehmens passen.
  • Der Wasserfall-Ansatz hingegen eignet sich am besten für die Ebenen des Unternehmens, die mit der Planung, dem Management und der Ausführung der Strategie befasst sind.

Das Miteinander beider Arbeitsweisen und die Übernahme dieses neuen agilen Ansatzes im Portfoliomanagement ist der Schlüssel zum Erfolg von Organisationen, da sie dadurch viel flexibler auf unvorhergesehene Änderungen in der Strategie reagieren können.


 
Embracing Agile Leadership

Embracing Agile Leadership

3. Bedeutung von strategischer Ausrichtung

Daher ist es in diesem neuen Kontext wichtiger denn je, dass alle Ebenen der Organisation an der strategischen Planung und den Zielen ausgerichtet sind. Die Unternehmen sind gezwungen, ihren Fahrplan zu ändern und ihre Ziele in immer kürzeren Zeiträumen neu zu definieren, entweder um Marktchancen nicht zu verpassen oder um Wachstumschancen, die sie erkannt haben, zu nutzen.

 

Um dies zu erreichen, muss die IT-Abteilung über Prozesse und Tools verfügen, mit denen sie ihre Entscheidungsprozesse auf der Ebene des Betriebs, der Projekte und der Programme in Echtzeit auf die strategischen Ziele des Unternehmens abstimmen kann.

Wenn diese Mechanismen nicht vorhanden sind, um die strategische Planung mit der Ausführung in Einklang zu bringen, kann dies für Unternehmen negative Folgen haben:

  • Priorisierung von Projekten, die nicht auf dem Wert basieren, den sie der Organisation wirklich bringen.
  • Ineffiziente Ressourcenverwaltung und Kapazitätsplanung.
  • Geringere Produktivität, was zu einem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten führen kann.
  • Mangelnde Flexibilität bei der Anpassung an unerwartete Änderungen der Strategie.
  • Teams, die in einem Silo arbeiten.

Was ist SPM (Strategisches Portfolio Management)?

Die meisten der heute auf dem Markt erhältlichen PPM-Software verfügen nicht über spezifische Funktionen, mit denen sich neben dem Projektportfolio der Organisation auch die Umsetzung der Unternehmensstrategie verwalten lässt.

Sicherlich verwenden Sie in Ihrer IT-Abteilung eine PPM-Lösung, um relevante Aspekte Ihres Projektportfolios zu verwalten, wie z.B.:

  • Priorisierung von Projekten, Produkten, Programmen und Portfolios.
  • Ressourcen (und wie sie über das Portfolio verteilt werden).
  • Budgets.
  • Kosten.
  • Berichterstellung für die verschiedenen Interessengruppen.
  • Etc.

Wenn Sie jedoch bei der Ausführung des Portfolios keine strategische Vision haben, wird dessen Verwaltung ineffizient und führt zu niedrigeren Gewinnen und geringerer Produktivität. Daher ist es wichtig, dass Ihre PPM-Software über SPM-Funktionen verfügt, die in ihre Schnittstelle integriert sind, um eine strategische Vision des Portfoliomanagements zu haben.

 

Wahrscheinlich fragen Sie sich jetzt, was SPM ist? Strategie-Portfolio-Management ist die Kombination von Prozessen und Tools, die die strategischen Ziele des Unternehmens mit der Umsetzung dieser Strategie verbinden.

 
Triskell Sofware listed as solution provider in Forrester’s Now Tech Strategic Portfolio Management Tools, Q3 2021

Auszeichnung für die Triskell Software als "Strategic Portfolio Management Provider" im Forrester Report für SPM Tools Q3/2021

Im heutigen digitalen Zeitalter müssen Unternehmen nicht nur über Mechanismen verfügen, um mittel- und langfristige Pläne zu entwickeln, die zu strategischen Zielen und Fahrplänen führen, sondern auch, um die Ausführung ihrer Strategie als Reaktion auf mögliche Änderungen der Geschäftsstrategie anzupassen.

Um die strategischen und Governance-Herausforderungen zu bewältigen, mit denen IT-Abteilungen konfrontiert sind, sollte PPM-Software daher über spezifische Funktionen verfügen, die es ermöglichen, auf agile und flexible Weise zu definieren und zu verwalten:

  • Strategische Ziele und Vorgaben.
  • Priorisierung von Projekten, Programmen und Portfolios auf der Grundlage des Wertes, den sie für das Unternehmen liefern.
  • Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung.
  • Kosten, Risiken und Budgets.

Vorteile des strategischen Portfolio-Managements für Ihre PPM-Lösung

Ein effizientes Portfoliomanagement erfordert eine strategische Vision des Portfolios. Daher ist es für die IT-Abteilung unerlässlich, über eine Software mit integrierten PPM- und SPM-Funktionen zu verfügen. Es gibt viele Vorteile, die Ihnen diese Art von Tools bringen kann, die sich in 5 Punkten zusammenfassen lassen.

1. Strategische und operative Planung

Jede PPM-Lösung ermöglicht es Ihnen, Projekte nach ihrem Wert und ihrer Bedeutung für das Unternehmen zu bewerten. Aber nur wenige von ihnen ermöglichen es, alle Portfoliodaten mit den strategischen Zielen des Unternehmens zu verknüpfen.

 

Nun, wenn Ihre PPM-Software über integrierte SPM-Funktionen verfügt, können Sie die Umsetzung Ihrer Strategie effizienter verwalten. Sie werden nicht nur in der Lage sein, strategische Ziele im Tool selbst zu erstellen und zu definieren, sondern auch Projekte nach den Zielen, mit denen sie verknüpft sind, zu bewerten.

Wenn beispielsweise ein Ziel für die Organisation eine niedrigere Priorität erhält, werden die mit diesem Ziel verknüpften Objekte entsprechend der neuen Prioritätsstufe bewertet. Das Gleiche gilt für den umgekehrten Fall, so dass Sie Ihr Portfolio im Einklang mit Ihrer Strategie in wichtigen Fragen wie der Budgetzuweisung und dem Ressourcenmanagement verwalten können.

2. Zuweisung von Ressourcen und Mitteln auf der Grundlage Ihrer strategischen Ziele

Eine der größten Herausforderungen für jede IT-Abteilung ist die Bewältigung der steigenden Nachfrage mit einer begrenzten Anzahl von Ressourcen und Budgets. In diesem Sinne wird ein Tool, das eine Vision für die strategische Verwaltung des Portfolios bietet, Ihre Entscheidungsfindung erheblich erleichtern.

Sie werden in der Lage sein, den Projekten, Produkten und Initiativen des Unternehmens entsprechend den Zielen Ressourcen oder Gelder zuzuweisen und diese entsprechend den möglichen Änderungen der Strategie zu nutzen.

3. Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen

Wenn Sie SPM- und PPM-Funktionen in einer einzigen Lösung haben, können Sie bei der Verwaltung Ihres Portfolios viel leichter Entscheidungen treffen. Die Aufnahme von Variablen in Ihre Lösung, die auf Ihren strategischen Zielen basieren, wird die Analyse aller Daten in Ihrem Portfolio wesentlich detaillierter machen, so dass Ihre Entscheidungsfindung besser auf Ihre Strategie abgestimmt ist.

Wenn Ihre PPM-Lösung auch über Funktionen wie prädiktive Datenanalyse und Simulationen von Was-wäre-wenn-Szenarien verfügt, kann Ihre Abteilung mögliche Veränderungen in der Organisation vorhersehen. Und folglich Anpassungen in Bereichen wie Ressourcenmanagement, Budgets, Prioritäten und Kosten auf der Grundlage der vom Tool selbst bereitgestellten Daten vornehmen.

4. Gesteigerte Leistung und Rentabilität

Eine der größten Diskussionen, die Sie als Leiter der IT-Abteilung mit den Führungskräften des Unternehmens führen, bezieht sich wahrscheinlich auf die Kosten, die Ihr Bereich für das Unternehmen verursacht. Kosten, die in den meisten Fällen besser optimiert werden könnten, wenn alle Ihre Initiativen auf eine kontinuierliche Wertschöpfung ausgerichtet wären und sich an den strategischen Zielen des Unternehmens orientieren würden.

 

Mit einer PPM-Software mit SPM-Funktionen stellen Sie sicher, dass sich die IT-Abteilung und alle Teams, aus denen sie besteht, auf die Projekte und Initiativen konzentrieren, die wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Ihre Aktivitäten werden für das Unternehmen profitabler und produktiver sein, und die Führungskräfte werden Sie als einen Bereich sehen, der wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

5. Abschaffung organisatorischer Silos

Nichts ist wichtiger für das Erreichen strategischer Ziele, als dass alle Teams informiert und engagiert sind, um diese Ziele zu erreichen. Eine der größten Herausforderungen, denen sich IT-Abteilungen bei der Verwaltung des Portfolios stellen müssen, ist die Beseitigung von Silos zwischen Teams oder Einzelpersonen.

Eine PPM-Software mit integrierten SEM-Funktionen wird das Ende der Silos in Ihrem Unternehmen greifbar machen. Sie werden in der Lage sein, Ziele zu erstellen, die auf alle Ebenen der Organisation übertragen werden können, und so die Strategie in den Mittelpunkt aller Aktionen Ihrer IT-Teams zu stellen.

Triskell Software, die Lösung, die SPM- & PPM-Funktionalitäten an einem einzigen Ort integriert

Unter allen Lösungen auf dem Markt ist Triskell Software diejenige, die am besten alle Management- und Governance-Probleme löst, mit denen IT-Abteilungen bei der Planung, Verwaltung und Ausführung ihres Projekt- und/oder Produktportfolios konfrontiert sind.

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