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35 ejemplos de métricas y KPIs de Gestión de Proyectos que toda PMO debe tener en cuenta

¿Cuáles son las métricas y KPIs que debe tener en cuenta una PMO para medir y evaluar el desempeño de sus carteras de proyectos? Como responsable de la PMO, ya conoces la importancia de monitorizar el rendimiento de cada proyecto para así obtener una visión cuantitativa y objetiva del progreso, la calidad, y el valor entregado por los proyectos.

Pero no se limita sólo a eso. Los KPIs y métricas que establezcas deben estar conectados con los objetivos generales del negocio. Esto es imprescindible para que nuestros procesos de analítica de datos sean relevantes y te ayuden a mejorar tu toma decisiones y a adoptar una cultura basada en la mejora continua.

¿Qué es lo que vas a aprender en este post?

Factores que debes tener en cuenta antes de seleccionar las métricas que vas a medir.
Un listado detallado y pormenorizado de 35 métricas y KPIs que toda PMO debe tener en tu radar.
Cómo tus procesos de medición y evaluación de resultados pueden impulsar el rendimiento de vuestros portfolios de proyectos.
La importancia de disponer un software PPM como Triskell para vincular los objetivos estratégicos con los KPI de vuestra PMO.

The importance of having a PPM software like Triskell to link the strategic objectives with the KPIs of your PMO.

TABLE OF CONTENTS

Factores a tener en cuenta a la hora de decidir los KPIs más relevantes para la PMO
35 Métricas y KPIs de Gestión de Proyectos que toda PMO debe prestar atención.
Cómo utilizar los KPI para impulsar la toma de decisiones basada en datos y la mejora continua.
Triskell, la solución PPM con la que monitorizar los KPIs de la PMO.
Conclusión

Factores a tener en cuenta a la hora de decidir los KPIs más relevantes para la PMO

¿Cuáles son los KPIs que debo monitorizar a diario para evaluar el éxito de la PMO? ¿Serán relevantes también para los responsables y ejecutivos de la organización? ¿Deben ser métricas únicamente cuantitativas, o también cualitativas? Y, ¿cómo hacer que esta tarea sea mucho más productiva y que no se reduzca a rellenar hojas de cálculo a las cuales no tienen acceso la mayoría de los stakeholders de la PMO?

Como responsable de la PMO, debes considerar varios factores clave al decidir vuestros KPIs y métricas más relevantes para demostrar el valor que aportáis a la organización. No basta con que la PMO sea una oficina administrativa desde la que supervisar que los diferentes proyectos se completan en los presupuestos y plazos acordados. Esa visión ya ha quedado obsoleta. Ahora, la PMO debe ser un departamento relevante para impulsar el éxito de la organización.

Y, para probar el valor que la PMO aporta a la organización, debes ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar los indicadores con los que monitorizar el rendimiento de vuestras carteras de proyectos.

La PMO no puede ser vista como una oficina administrativa que únicamente supervisa el progreso de los proyectos

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Éstos son los aspectos fundamentales que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar los KPIs más relevantes para la PMO:

Identifica los objetivos de tu organización.
Sé SMART.
Centralizar los KPI en una única fuente de información.

1. Identifica los objetivos de tu organización

Antes de seleccionar los KPIs adecuados, es crucial tener claridad sobre los objetivos estratégicos de tu organización. Esto implica comprender la visión, la misión y los valores fundamentales de la empresa.

Alinear los KPIs de la PMO con los objetivos globales de la organización te permitirá:

Establecer una conexión directa entre las actividades de la PMO y los resultados deseados.
Enfocarte en medir y mejorar los aspectos más importantes de la gestión del portfolio de proyectos en pos de la consecución de los objetivos de la organización.

Por ejemplo, imagina que el objetivo general de tu empresa es ganar una cuota de mercado del 10 por ciento en los próximos 2 años. Vuestra PMO, a raíz de este objetivo, puede priorizar aquellas métricas que estén relacionadas con la satisfacción de los clientes con las carteras de proyectos y productos del negocio. Y, por consiguiente, establecer la métrica CSAT como indicador clave de rendimiento.

Como ves, si tienes una visión de los objetivos globales de tu organización, podrás enfocarte en medir y en optimizar aquellos aspectos que sean claves para su éxito.

2. Sé SMART

La gestión de proyectos eficaz se basa en establecer objetivos SMART. Es decir, los objetivos deben ser:

Específicos
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Temporales

Al aplicar este enfoque a los objetivos de cada proyecto y programa gestionado por la PMO, podrás garantizar que los KPIs sean claros, cuantificables y orientados hacia la consecución de los objetivos globales de la organización.

Algunos ejemplos de Objetivos SMART que pueden aplicarse en cualquier Oficina de Gestión de Proyectos serían los siguientes:

Aumentar la satisfacción del cliente, evaluada mediante encuestas, en un 15% para el final del año.
Reducir el tiempo de entrega de los proyectos en un 10% para el próximo trimestre.
Aumentar la madurez en la gestión de riesgos de los proyectos mediante la implementación de un proceso formal de gestión de riesgos en un plazo de seis meses.
Mejorar la calidad de los proyectos mediante la reducción de defectos en un 20% en comparación con el año anterior.

Con un enfoque SMART los KPI serán claros, cuantificables y enfocados en los objetivos del negocio

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Como puedes ver, establecer metas SMART te proporcionará una base sólida para la medición precisa del rendimiento y el seguimiento efectivo del progreso hacia los objetivos establecidos.

3. Centraliza todos los KPI de la PMO en una única fuente de información

Para una gestión eficiente de los KPIs, es fundamental disponer de una única fuente de información que reúna y visualice todos los datos relevantes de vuestras carteras de proyectos y productos. Aquí es donde una solución PPM puede marcar la diferencia.

Este tipo de herramienta permite centralizar y consolidar los datos de proyectos, programas y portfolios gestionados por la PMO en una plataforma integrada. Al contar con una visión completa y actualizada de todos los KPIs, podrás tomar decisiones informadas y en base a datos precisos en tiempo real.

Además, un software PPM también te facilitará la generación de informes y la comunicación efectiva de los resultados a los stakeholders relevantes, ya que tú mismo podrás controlar quién tiene acceso a toda esa información.

35 Métricas y KPIs de Gestión de Proyectos que toda PMO debe prestar atención

Y ahora sí, vamos al meollo de la cuestión. Seguramente cuando hayas visto el número 35 te habrás preguntado, ¿de verdad es necesario que monitorice todas estas métricas? La respuesta es bien sencilla: NO.

Y la siguiente pregunta que te vendrá a la cabeza, ¿y cuántos KPIs debo monitorizar? En realidad, no hay una respuesta clara a este respecto. El número de KPIs a los que debes hacer seguimiento dependerá de numerosos factores, tales como:

El tamaño de la organización.
La complejidad de los portfolios de proyectos.
Los objetivos y necesidades específicas del negocio.

No obstante, ya sabes lo que dicen de que “lo bueno, si es breve, dos veces bueno”. Es importante encontrar un equilibrio entre el número de KPIs de los que dispones para obtener una visión completa del rendimiento de las carteras de proyectos sin tener que abrumar a los stakeholders con un número excesivo de métricas.

Así que el número de KPIs que vayas a monitorizar está en tu mano: 5, 8, 10, 12. No hay una directriz exacta a la que debas ceñirte. En cambio, sí que hay una serie de buenas prácticas que son recomendables que sigas:

Comienza con lo básico: tanto si vas a poner en marcha nuevos procesos de analítica y medición de datos en tu PMO como si quieres refinar los existentes, empieza monitorizando un grupo reducido de KPIs. Y, a medida que vayas ganando experiencia, puedes gradualmente ampliar o refinar esos KPIs en función de vuestras necesidades cambiantes.
Evita la sobrecarga de información: tener que estar pendiente de muchos KPIs puede hacerte perder el foco de los datos que son realmente importantes, y los stakeholders no tendrán una visibilidad clara de las métricas que consideren más críticas.
Pon el foco en las áreas más críticas: identifica aquellas áreas y carteras de proyectos que tengan un impacto más significativo para el negocio y monitoriza los KPIs más relevantes que te dan una mejor visibilidad sobre esas áreas.

Así que, a continuación, te dejamos listados 35 métricas que debes tener en cuenta para tu PMO. Y, en función del tamaño, la complejidad y las necesidades de tu organización, debes elegir un grupo más reducido de indicadores clave de rendimiento. ¡Vamos allá!

1. KPIs de la PMO para medir el rendimiento en plazos y costes

ROI (retorno de inversión): otro medidor clave, calcula el rendimiento financiero generado por los proyectos, programas y portfolios en comparación con la inversión realizada, lo que te permitirá conocer la rentabilidad de cada uno de ellos.

Fórmula: ROI = (Beneficio neto / Inversión total) * 100

Valor Ganado: integra elementos como el alcance, los plazos y los costes de los proyectos para medir el valor del trabajo realizado, lo que ayuda a evaluar y predecir el rendimiento de los proyectos.

Fórmula: Valor ganado = % del proyecto completado * presupuesto previsto

Ahorros de costos: es una métrica muy valiosa para poner en valor vuestros procesos de gestión presupuestaria. Representa las reducciones costes logradas en los proyectos en comparación con los presupuestos inicialmente establecidos.

Fórmula: Ahorro en costes = Presupuesto estimado – costes actuales

Índice de rendimiento de costes: es un indicador que te ayudará a medir la rentabilidad de los proyectos en términos de cómo es usado su presupuesto. Compara el valor del trabajo realizado con los costes reales en los que se ha incurrido, indicando si el proyecto está por encima o por debajo del presupuesto.

Fórmula: Índice de rendimiento de costes = Valor ganado – costes actuales

Variación del cronograma: ¿cuántos proyectos están transcurriendo en los plazos previstos? ¿Y cuántos no? Esta métrica te ayudará a supervisar no sólo que los proyectos se completan en los plazos previstos, sino a identificar posibles cuellos de botella y riesgos relacionados con el calendario de los proyectos.

Fórmula: Variación del cronograma= Valor ganado – Valor planeado

Variación de costos: ¿cuántos proyectos no han cumplido los costes acordados inicialmente? Esta métrica muestra la diferencia entre el valor ganado y los costes actuales del proyecto, y te ayudará a gestionar la adherencia a los costes del proyecto e identificar problemáticas relacionadas con los mismos.

Fórmula: Variación de costos = Valor ganado – costes actuales

Variación del presupuesto: es otra métrica que te ayudará a medir el rendimiento financiero de tus carteras de proyectos. Compara los costes presupuestados con los costes reales para determinar la variación del presupuesto.

Fórmula: Variación del presupuesto = Presupuesto planificado – costes actuales

Si la variación de costes o la variación de presupuestos dan negativo, significará que los proyectos han excedido los costes o el presupuesto

Relación coste-beneficio: este KPI mide la eficacia financiera y la viabilidad de un proyecto comparando los costes incurridos con los beneficios previstos. Ayuda a determinar si la inversión financiera en un proyecto está justificada y proporciona información sobre la rentabilidad y el valor del proyecto.

Fórmula: Relación coste-beneficio = Beneficios totales previstos / Costes totales del proyecto

Valor monetario estimado: más que una métrica, es una técnica para evaluar el impacto financiero que un riesgo o imprevisto puede tener en los proyectos. Consiste en asignar un valor monetario a cada posible resultado de un evento de riesgo y calcular el valor esperado en función de las probabilidades de que se produzca.

Fórmula: Valor monetario estimado = Probabilidad x Impacto

Para aclarar, esta fórmula comprende un proceso de 3 pasos:

Evaluar la probabilidad de que se produzca un evento.
Calcular el valor monetario o el impacto del mismo.
Y después, multiplica la Probabilidad y el Impacto para calcular el Valor monetario esperado.

Índice de realización de beneficios: este KPI mide hasta qué punto se han materializado realmente los beneficios previstos de un proyecto o iniciativa. Compara los beneficios previstos con los beneficios reales conseguidos y calcula el porcentaje de beneficios que se han realizado.

Fórmula: Índice de realización de beneficios = (Beneficios logrados / Beneficios esperados) * 100

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Top Resource Management best practices for PMOs

2. Ejemplos de KPIs de la PMO para la gestión de recursos

Tasa de utilización de recursos: mide la eficiencia la asignación y utilización de recursos para garantizar un óptimo uso de los mismos e identificar carencias y puntos de mejora.

Fórmula: Tasa de utilización de Recursos = (Horas de trabajo reales / Horas de trabajo disponibles) * 100

Variación del coste de los recursos: a diferencia de la métrica ‘Variación de costes’, ésta se centra únicamente en los costes de los recursos. Mide la desviación entre el coste previsto y el coste real de los recursos utilizados en los proyectos. Por tanto, te ayudará a evaluar si el presupuesto asignado a los recursos de los proyectos se ha excedido o no.

Fórmula: Variación del coste de los recursos = Coste real de los recursos – Coste previsto de los recursos

Variación del esfuerzo de recursos: es una métrica parecida a la anterior, pero en este caso lo que se mide es la diferencia entre el número de horas previstas para cada proyecto y las horas reales que se han dedicado. Te proporcionará información sobre si los proyectos van por buen camino en términos de asignación y uso de recursos.

Fórmula: Variación del Esfuerzo de Recursos (REV) = Esfuerzo de Recursos Real – Esfuerzo de Recursos Previsto

Rentabilidad de los recursos: Evalúa la eficiencia y la eficacia del uso de los recursos para generar ingresos o aportar valor a la organización. Ayuda a evaluar el impacto financiero de las decisiones sobre asignación de recursos y a optimizar su utilización para obtener mejores resultados.

Fórmula: Rentabilidad de los recursos = (Ingresos generados o valor aportado por los recursos – Coste de los recursos) / Coste de los recursos * 100

3. Los KPI de la PMO para medir la satisfacción del cliente y la calidad

Satisfacción del cliente (CSAT): es una métrica imprescindible para evaluar el nivel de satisfacción de clientes y stakeholders con los resultados de vuestras carteras de proyectos. Se obtiene a raíz de encuestas.

Fórmula: CSAT = (Suma total de puntuaciones / Número total de respuestas) x 100

Índice de calidad: evalúa la calidad general de los resultados de los proyectos basándose en criterios de calidad predefinidos. Así podrás garantizar que se cumplen los procesos y las normas de calidad establecidos desde la PMO.

No existe una fórmula global para esta métrica. El resultado de esta métrica dependerá de cómo medís la calidad en tu organización.

Densidad de defectos: analiza el número de defectos o errores encontrados en los entregables del proyecto (por ejemplo, líneas de código defectuosas en un software). Además, te proporciona información sobre la calidad del producto y la eficacia de la gestión de defectos.

Fórmula: Densidad de defectos = Número de defectos / Tamaño del entregable

Establece datos de referencia para cada KPI a fin de disponer de un punto de partida para seguir la evolución

4. KPI de la PMO para monitorizar el estado y el rendimiento de los proyectos

Índice de salud del proyecto: esta métrica te proporcionará una visión holística de la salud de los proyectos en función de múltiples factores. En líneas generales, te ayudará a identificar riesgos, áreas de mejora y el estado general de cada proyecto.

Es un indicador que combina múltiples métricas, como por ejemplo el Valor ganado, la variación del presupuesto o la exposición a riesgos.

Volumen de solicitudes de cambio: realiza un seguimiento del número de solicitudes de cambio presentadas, aprobadas y ejecutadas. Esto te dará información sobre los cambios en el alcance del proyecto y la eficacia de la gestión del cambio.

Fórmula: se calcula sumando el número de solicitudes de cambio recibidas en un periodo determinado de tiempo.

Gestión de solicitudes de cambio: si necesitas medir el nivel de eficiencia de vuestros procesos de gestión del cambio, debes tener este KPI en cuenta. Evalúa factores como el número de solicitudes de cambio, los tiempos de respuesta y la capacidad de evaluar e incorporar cambios minimizando las interrupciones.

Fórmula: Gestión de solicitudes del cambio = número de solicitudes de cambio implementadas satisfactoriamente / número total de solicitudes de cambio * 100

Stakeholder engagement: sirve para medir el grado de compromiso y colaboración con los stakeholders del proyecto, y así garantizar los niveles de comunicación, apoyo y alineamiento que cada proyecto necesite.

Al igual que con la Satisfacción del cliente, esta métrica se mide con encuestas o mediante el feedback directo de las partes interesadas.

Exposición a riesgos: se trata de un indicador cualitativo con el cuál podrás evaluar la exposición a riesgos de cada proyecto. Te ayudará a identificar, cuantificar y mitigar riesgos potenciales.

Suele evaluarse en función de los riesgos identificados y su impacto potencial en el proyecto.

Tiempo de respuesta a riesgos: esta métrica te dará visibilidad sobre el tiempo medio de respuesta y de resolución de los riesgos detectados.

Fórmula: Tiempo de respuesta a riesgos = tiempo de identificación del riesgo – tiempo de inicio de la respuesta al riesgo.

5. Ejemplos de KPIs de la PMO para medir el Proceso y la Eficiencia

Variación de la fecha de inicio: esta métrica te dará visibilidad sobre posibles desviaciones entre las fechas de inicio previstas y las fechas de inicio reales de los proyectos o de sus tareas. Es un dato que te ayudará a evaluar si los proyectos se inician según el calendario previsto e identificar dependencias entre proyectos e incluso cuellos de botella.

Fórmula: Variación de la fecha de inicio = Fecha de inicio real – Fecha de inicio planeada

Índice de estabilidad de los requisitos: este indicador te dará una visión general de la estabilidad o volatilidad de los requisitos de cada proyecto. Es una métrica que te dará insights para la optimización de tus procesos de gestión del cambio y evitará que se produzcan desviaciones en el alcance de los proyectos.

Fórmula: Índice de estabilidad de los requisitos = (Número de requisitos estables – Número de requisitos volátiles) / Número total de requisitos

Índice de productividad: si en tu organización dais importancia a la productividad, esta métrica debes tenerla muy en cuenta. Mide la productividad y la eficiencia de los equipos e individuos involucrados en los proyectos. Un indicador que te ayudará a optimizar a la asignación de recursos y a mejorar el rendimiento.

Fórmula: Índice de productividad = (Valor ganado (VE) / Coste real (CA)) * 100

Tiempo de ciclo: métrica propia de la metodología Lean, es un dato muy útil de cara a mejorar la eficiencia y vuestros procesos de mejora continua. Calcula el tiempo que toma completar un proceso o tarea específico de un proyecto.

Fórmula: Tiempo de ciclo = (Hora de finalización del proceso/tarea – Hora de inicio del proceso/tarea)

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Top 5 objectives of a PMO: towards continuous value delivery

6. KPIs para medir el rendimiento de los proyectos y los portfolios

Porcentaje de proyectos entregados a tiempo: este indicador sigue siendo básico a día de hoy para cualquier PMO, ya que te dará una visión general sobre la eficiencia de sus procesos para la ejecución de proyectos en los plazos establecidos. Básicamente mide el tiempo medio que se tarda en entregar los proyectos desde su inicio hasta su finalización.

Fórmula: porcentaje de proyectos entregados a tiempo = (Número de proyectos terminados a tiempo / Número total de proyectos) * 100

Tasa de éxito de los proyectos: esta métrica te proporcionará un análisis del porcentaje de proyectos que logran cumplir los objetivos establecidos y satisfacen las expectativas de los stakeholders. Toma en cuenta diversos factores como el alcance, calidad, satisfacción del cliente, presupuestos y plazos de los proyectos. Un ratio alto de éxito de los proyectos será un claro indicador de la eficiencia de los procesos de la PMO.

Fórmula: Tasa de éxito de los proyectos = Número de proyectos completados con éxito / número total de proyectos) * 100

Porcentaje de proyectos entregados dentro del presupuesto: evalúa el porcentaje de proyectos que se han completado dentro de los presupuestos acordados. Indica la capacidad de control de costes y de gestión financiera de la PMO a la hora de ejecutar proyectos dentro de los fondos asignados.

Fórmula: Porcentaje de proyectos realizados dentro del presupuesto = (Número de proyectos realizados dentro del presupuesto / Número total de proyectos) * 100

Tasa de finalización de proyectos: en paralelo a las 3 últimas métricas, también te interesará medir este indicador para que puedas evaluar la capacidad de vuestra organización para entregar los proyectos a tiempo y dentro de su alcance. Mide el porcentaje de proyectos que se han completado con éxito en los plazos acordados.

Fórmula: Tasa de finalización de proyectos = (Número de proyectos finalizados / Número total de proyectos) * 100

Establece objetivos realistas para cada KPI en función del histórico, las referencias del sector y las capacidades de la PMO

Número de proyectos cancelados: este KPI te proporcionará información sobre la estabilidad de vuestras carteras de proyectos y la eficacia de vuestros procesos de selección e inicio de proyectos. A raíz del mismo, podrás evaluar la frecuencia y los motivos de las cancelaciones de proyectos, y tomar entonces las medidas adecuadas para mejorar el ratio de éxito de los proyectos.

Porcentaje de proyectos completados frente a proyectos cancelados en un período determinado: una métrica complementaria con la anterior, ya que te proporcionará información sobre la eficiencia de los procesos de la PMO y oportunidades para la mejora continua.

Fórmula: (Número de proyectos finalizados / (Número de proyectos finalizados + Número de proyectos cancelados)) * 100

Brecha de tiempo entre la propuesta del proyecto y su activación: mide el tiempo transcurrido entre la presentación de una idea de proyecto y el inicio efectivo del mismo. Este KPI le proporcionará información sobre la eficiencia de vuestros procesos de gestión de la demanda.

Puede calcularse restando la fecha de activación del proyecto de la fecha de presentación de la propuesta de los proyectos.

Brecha de tiempo entre la concepción del proyecto y su finalización: es una métrica complementaria a la anterior, salvo que en este caso te dará mayor visibilidad sobre la eficiencia de la ejecución y entrega de cada proyecto.

Se calcula de la misma forma que la anterior, restando la fecha de finalización del proyecto de la fecha de concepción del mismo.

Cómo utilizar los KPI para impulsar la toma de decisiones basada en datos y la mejora continua

Ya has decidido qué métricas vas a medir. Dispones también de herramientas que te permiten configurar cuadros de mando e informes con los que informar a ejecutivos y todos los stakeholders de la organización sobre el rendimiento de vuestras carteras de proyectos. ¿Y ahora qué?

Otro de los propósitos de la analítica de datos es mejorar vuestros procesos internos de toma de decisiones e impulsar la mejora continua. Este enfoque te ayudará a mejorar todos los procesos de gestión de la PMO.

Analiza los datos para conocer las tendencias en el rendimiento, vuestros puntos fuertes y débiles y las posibles áreas de mejora

Éstos son algunos ejemplos de cómo la PMO puede beneficiarse de la analítica de datos:

Evaluar la salud de las carteras de proyectos: si mides el ratio de éxito de los proyectos, el uso de los recursos, la adherencia a presupuestos y calendarios o la satisfacción del cliente, podrás identificar áreas de mejora y tomar las acciones correctivas pertinentes para mejorar el rendimiento de tus carteras de proyectos.
Optimizar la Gestión de Recursos: mediante el análisis de los datos de la gestión de recursos, podrás identificar cuellos de botella, carencias en ciertas competencias, o la sobreutilización o infrautilización de los recursos. De este modo, podrás tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, identificar las necesidades de formación y garantizar que se asignan los recursos adecuados a los proyectos pertinentes en el momento oportuno.
Análisis y mitigación de riesgos: Al integrar los KPI relacionados con la gestión de riesgos en tus procesos de analítica, podrás identificar riesgos recurrentes y desarrollar modelos de riesgo para predecir y prevenir problemas potenciales.
Análisis de los beneficios y el ROI: Al definir y medir los KPI relacionados con los objetivos y los beneficios previstos de los proyectos, podrás evaluar el valor real aportado por cada proyecto o programa. Podrás comparar los beneficios proyectados con los realizados, identificar lagunas y tomar medidas correctivas para maximizar el ROI de las carteras de proyectos.

Triskell, la solución PPM con la que monitorizar los KPIs y las métricas de la PMO

Ya hemos comentado que uno de los factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar las métricas que vas a medir y analizar es disponer de un software PPM que te permita conectar la estrategia, ejecución y los KPI con los que vais a medir el rendimiento de vuestras carteras de proyectos.

Triskell Software es una solución PPM de gestión de carteras empresariales que permite a las organizaciones gestionar y optimizar eficazmente sus carteras de proyectos. Triskell permite la supervisión en tiempo real, la toma de decisiones basada en datos y la colaboración, y será tu principal aliado para impulsar el éxito y lograr vuestros objetivos estratégicos.

¿Y por qué Triskell? Aquí te damos 5 razones de peso por las que Triskell es la herramienta PPM que cualquier PMO necesita:

Estrategia y ejecución en un solo lugar: gracias a las capacidades de planificación estratégica de la solución podrás evaluar todas las solicitudes de proyectos, analizar si están alineados o no con los objetivos, y definir sus KPIs en función de si cumplen o no los criterios que tengas predefinidos.

Repositorio centralizado de datos: haz de Triskell la única fuente de datos PMO. Tienes a tu disposición una herramienta PPM desde la que capturar y consolidar toda la información relacionada con los proyectos, incluidos los planes, los datos financieros, la asignación de recursos y las métricas de rendimiento.
Cuadros de mando e informes personalizables: con Triskell podrás personalizar y crear fácilmente tus propios cuadros de control, Scorecards e informes para obtener la visibilidad necesaria sobre el rendimiento de los portfolios de proyectos. Además, podrás exportar y extraer automáticamente los datos a Excel y explotarlos allí mismo en función de vuestras necesidades.
Seguimiento del rendimiento en tiempo real: las soluciones de Triskell Software cubren todos los aspectos de la Planificación y Gestión del Portfolio de Proyectos. Con Triskell tendrás visibilidad sobre la Gestión de Recursos, la Gestión Financiera o la Gestión de la Demanda, lo que te ayudará a identificar problemas, tendencias y áreas de mejora.
Colaboración y comunicación: Triskell dispone de un conjunto de herramientas. colaborativas que facilitan el intercambio de información y de opiniones con equipos y stakeholders. Esto facilitará la transparencia, la alineación y comunicación entre equipos, y el seguimiento y la gestión de los KPIs por parte de los stakeholders.

Conclusión

Y llegamos por fin al final de nuestro viaje por el increíble mundo de las métricas y los KPIs de la PMO. Como ves, comprender y utilizar adecuadamente estos datos es esencial para el éxito de la PMO y de los proyectos en general. Al adoptar una gestión basada en datos, podemos tomar decisiones informadas, mejorar continuamente y alcanzar resultados extraordinarios.

Contar con un software PPM como Triskell Software te permitirá medir y hacer seguimiento de todos los aspectos relacionados con las carteras de proyectos de tu organización. Y es que con Triskell podrás priorizar los proyectos y vincularlos con los objetivos estratégicos, además de gestionar, los recursos, riesgos y presupuestos de cada proyecto y programa de forma eficiente.

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¿Desea obtener más información? Solicita una demo gratuita de Triskell Software y descubrirás el software PPM que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.

FAQs sobre ejemplos de KPIs y métricas para la Gestión de Proyectos

¿Existen KPI estándards para la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) ?

No hay un conjunto de KPI de PMO universalmente aceptado. Las mejores métricas para tu organización dependerán de tus objetivos específicos, tu industria y los tipos de proyectos que manejas. Sin embargo, como menciona el artículo, hay algunos KPI de PMO generales que se utilizan ampliamente y pueden servir como punto de partida. Estos incluyen métricas como el retorno de la inversión (ROI), la tasa de entrega en tiempo y el índice de salud del proyecto.

¿Con qué frecuencia debo hacer seguimiento e informar sobre los KPI de la PMO?

La frecuencia de seguimiento e informe sobre los KPI de la PMO depende de tus necesidades y la dinámica de tus proyectos. Aquí tienes una guía general:

Para obtener información en tiempo real: haz seguimiento a los KPI diaria o semanalmente para proyectos con plazos críticos o alto riesgo.
Para monitoreo continuo: haz seguimiento a los KPI mensualmente para proyectos con plazos estándar.
Para la toma de decisiones estratégicas: Compila e informa sobre los KPI trimestral o semestralmente para evaluar el rendimiento general de la PMO e identificar tendencias.

Recuerda, lo importante es encontrar una cadencia de informes que proporcione información valiosa sin crear una sobrecarga de información.

¿Hay alguna diferencia entre los KPI de la PMO y las métricas del proyecto?

Sí, hay una sutil diferencia entre los KPI de la PMO y las métricas del proyecto.

Las métricas del proyecto son puntos de datos específicos y medibles que rastrean el progreso y el rendimiento de proyectos individuales. Se centran en aspectos como la adherencia al presupuesto, la utilización de recursos y las tasas de finalización de tareas.
Por otro lado, los KPI de la PMO miden la efectividad de la propia PMO. Observan el panorama general, considerando cómo los procesos, herramientas y metodologías de la PMO impactan las tasas de éxito del proyecto, la asignación de recursos y la salud general del portafolio de proyectos. Los KPI de la PMO utilizan las métricas del proyecto como insumos pero se enfocan en la contribución de la PMO a los resultados del proyecto.

¿Dónde puedo encontrar más información sobre los KPI de la PMO y las métricas de gestión de cartera de proyectos?

Hay muchos recursos disponibles para aprender más sobre los KPI de la PMO y las métricas de gestión de cartera de proyectos. Aquí tienes algunas sugerencias:

Project Management Institute (PMI): El PMI ofrece una gran cantidad de recursos sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos, incluida orientación sobre la selección y el uso de KPI.
Publicaciones de la industria: Muchas publicaciones y sitios web de la industria publican artículos e informes sobre las mejores prácticas de la PMO y las métricas relevantes.
Libros y cursos en línea: Varios libros y cursos en línea profundizan en los KPI de la PMO y las métricas de gestión de cartera de proyectos, proporcionando una comprensión más completa.