Le capacity planning, essentiel aux performances de votre société
Quel est le lien entre le capacity planning et les performances de votre société ? Toutes les organisations recherchent l’efficacité. Et cette efficacité se mesure par l’augmentation :
- du taux de réussite de leurs projets et programmes
- du ROI de leurs portefeuilles de projets ou de produits
- de la productivité de leurs équipes et de leur personnel
Le capacity planning améliore l’efficacité des organisations de deux façons. D’une part, il leur permet de déterminer si elles disposent des ressources nécessaires pour répondre à la demande entrante. D’autre part, il les aide à allouer des capacités à différentes initiatives en accord avec les priorités organisationnelles. Elles sont ainsi mieux équipées pour mener à bien leurs initiatives stratégiques. Pour bénéficier de tous ces avantages, vous devez toutefois soigner sa conception, son exécution et son suivi.
Bien que le terme anglais soit très utilisé, la gestion du plan capacitaire est sa traduction la plus juste. Toutefois, on parle plus couramment de planification de la capacité ou de gestion de la capacité.
Dans cet article, nous vous expliquerons en quoi consiste le capacity planning. Vous découvrirez notamment comment il s’intègre à la gestion des ressources et à la gestion de portefeuilles de projets. Nous vous expliquerons ensuite comment le mettre en œuvre dans votre organisation et présenterons les bonnes pratiques en la matière. Nous terminerons par les principaux avantages de la planification de la capacité et les conséquences d’une mise en œuvre incorrecte.
TABLE DES MATIÈRES
- Qu’est-ce que le capacity planning ? Définition et objectifs.
- Types de gestion de la capacité.
- Quel est le rôle du capacity planning dans la gestion de portefeuilles de projets et la gestion des ressources ?
- Concepts clés de la planification de la capacité.
- Comment mettre en œuvre un processus de gestion de la capacité ?
- Défis du capacity planning.
- Avantages de la planification de la capacité.
- Bonnes pratiques en matière de gestion de la capacité.
- Exemples de capacity planning dans un logiciel PPM.
- Conclusion.
Qu’est-ce que le capacity planning ? Définition et objectifs
Le capacity planning est un processus qui permet aux organisations de déterminer si elles disposent des ressources nécessaires pour :
- répondre à toutes les demandes entrantes sur une période donnée et.
- allouer des capacités à différentes initiatives selon les priorités organisationnelles.
En cette époque de changements, les organisations doivent faire face à une augmentation du volume de la demande entrante. Lorsqu’elles parviennent à y répondre, il est fréquent que leur budget et leurs performances en pâtissent. Il leur arrive aussi de mal anticiper leur besoin en capacité, car elles le planifient un an à l’avance. Dans un environnement en constante évolution, un horizon de trois à six mois est plus pertinent.
Objectifs de la planification de la capacité
C’est là que la gestion de la capacité entre en jeu. Ce processus joue un rôle essentiel pour optimiser la gestion des demandes et la gestion des ressources. Avec une mise en œuvre réussie, il peut aider votre organisation à :
- déterminer si vous disposez des ressources et des compétences requises pour traiter la charge de travail des mois à venir.
- prioriser ou reporter les projets et initiatives, selon que votre société dispose ou non des compétences nécessaires pour les mener à bien.
Pour faire simple, les objectifs du capacity planning sont les suivants :
- éviter les problèmes liés au manque de ressources lorsque vous entreprenez des projets et des programmes stratégiques pour votre société.
- garantir que votre organisation dispose de toutes les compétences nécessaires pour gérer ses portefeuilles de produits et de projets.
- prévenir la surcapacité et la présence de ressources et compétences en double dans vos environnements de travail.
La planification de la capacité permet d’éviter les problèmes d’insuffisance ou de surplus de ressources et de compétences
Pour une gestion efficace, vous devez donc estimer en détail votre capacité actuelle et future (selon la demande à venir). Ces prévisions doivent être mises à jour tous les trois à six mois. Vous devez ensuite définir des processus de capacity planning pour garantir la disponibilité des ressources nécessaires lorsque vous en aurez besoin.
Types de gestion de la capacité
Cet article se concentre sur un type de capacity planning précis. Celui-ci permet aux organisations de déterminer si elles disposent des effectifs et des compétences nécessaires pour répondre à la demande. Toutefois, il en existe d’autres.
On dénombre en fait trois types de planification de la capacité :
- La gestion de la capacité des ressources humaines est le sujet principal de cet article. Elle vous assure de disposer des effectifs nécessaires pour répondre à la demande de façon satisfaisante pendant une certaine période. Pour ce faire, elle peut vous amener à recruter du personnel ou à réduire votre main-d’œuvre. Elle peut aussi vous aider à allouer des ressources humaines à des rôles auxquels elles seront plus productives.
- La planification de la capacité des équipements s’intéresse au matériel et aux outils nécessaires à une tâche. Selon votre secteur, il peut s’agir de matériel informatique, de machines, de moyens de transport, de logiciels, etc.
- La planification des capacités de produit se concentre sur les produits et les ressources indispensables. Dans le commerce de détail, il s’agit des stocks de produits en magasin, du personnel de caisse, des systèmes de points de vente, etc.
Dans cet article, nous abordons uniquement la gestion de la capacité des ressources humaines. Voyons à présent comment elle s’intègre à la gestion de portefeuilles de projets et à la gestion des ressources.
Quel est le rôle du capacity planning dans la gestion de portefeuilles de projets et la gestion des ressources ?
Le capacity planning est essentiel à une gestion efficace des portefeuilles de projets. C’est toutefois le domaine qui présente les plus grands défis. Plus vous avez de projets et de programmes à gérer, plus l’allocation des ressources est complexe.
Plus les projets à gérer sont nombreux, plus l’allocation des ressources est complexe
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De plus, il arrive qu’une organisation ne dispose pas des ressources et des compétences nécessaires aux initiatives les plus stratégiques. Comme vous devez vous en douter, les conséquences peuvent être désastreuses.
Mettez-vous un instant à la place d’un PMO. Pour un chef de projet, le processus d’allocation des ressources à un projet précis peut être une source de conflit. Il doit négocier avec les responsables de différents départements pour obtenir les ressources nécessaires. C’est encore pire pour un PMO, qui doit gérer des initiatives plus nombreuses.
Qu’apporte la planification de la capacité à la gestion de portefeuilles de projets et à la gestion des ressources ? Imaginons que vous avez mis en place des processus pour estimer votre capacité au regard de la demande entrante. Vous avez aussi analysé différents scénarios possibles au sein de votre organisation. La gestion de la capacité peut alors vous aider à :
- allouer les compétences et les ressources adéquates aux projets et aux programmes pertinents afin d’en améliorer les performances.
- garantir que les initiatives stratégiques de votre organisation disposeront des ressources les plus adaptées et les plus précieuses.
- recruter du personnel ou former vos effectifs actuels si vous avez besoin de compétences précises pour mener à bien certaines initiatives.
- prioriser vos projets ou les mettre en attente si vous détectez un manque de ressources ou de compétences indispensables.
- réallouer vos ressources avec agilité pour faire face aux changements imprévus de la demande ou des objectifs stratégiques.
Concepts clés de la planification de la capacité
Comme vous pouvez le voir, la gestion de la capacité est essentielle à l’optimisation des performances de votre société. Mais avant d’entrer dans les détails, nous devons clarifier certains concepts et processus souvent mal compris et pourtant interconnectés.
Différence entre la gestion des ressources et la gestion de la capacité
- La gestion des ressources se situe au niveau des projets ou des programmes. Ce processus assure la sélection des ressources adéquates et leur allocation aux projets et aux programmes pertinents.
- La gestion de la capacité se situe à un niveau plus stratégique. Elle garantit qu’une société dispose des ressources et des compétences nécessaires pour répondre à la demande pendant une certaine période.
- Quel est le lien entre ces processus ? La capacité d’une organisation désigne l’ensemble de ses ressources et compétences. Par conséquent, la gestion de la capacité se situe un niveau au-dessus de la gestion des ressources. Mieux vous définissez la capacité de votre organisation, plus il est facile de planifier l’allocation et l’utilisation des ressources.
Différence entre la planification des ressources et le capacity planning
- La planification des ressources est un processus de prise de décision. Elle consiste à planifier les ressources qu’une organisation allouera à certains projets ou programmes à court et moyen termes.
- Le capacity planning vise à préserver les performances d’une organisation. Pour cela, il cherche à équilibrer la demande entrante avec les ressources et les compétences disponibles.
- Quel est le lien entre ces processus ? Là aussi, le capacity planning se trouve un niveau au-dessus de la planification des ressources. Sans une planification efficace de la capacité, une organisation s’expose à des erreurs lors de la planification des ressources. Elle risque notamment d’affecter un personnel surchargé ou non qualifié à un projet ou à un programme.
Différence entre la planification de la demande et la planification de la capacité
- La planification de la demande permet de prévoir la demande entrante. Elle anticipe les nouveaux projets, produits ou services que vous demanderont vos clients et utilisateurs.
- La planification de la capacité vous aide à répondre à la demande. Ce processus estime les ressources et les compétences nécessaires pour y répondre sur une période définie.
- Quel est le lien entre ces processus ? Pour être efficaces, ces deux processus ont besoin l’un de l’autre. Sans une planification adéquate de la demande, il est impossible d’estimer les ressources et compétences nécessaires pour y répondre.
Comment mettre en œuvre un processus de gestion de la capacité ?
Le capacity planning améliorera donc les performances de votre gestion de portefeuilles de projets ou de votre gestion des ressources. Mais avant de pouvoir en tirer parti, vous devez concevoir un processus. Celui-ci devrait avoir pour finalité l’amélioration continue des mécanismes d’évaluation de la capacité existante et d’estimation de la demande future. Vous devriez aussi mettre en place des indicateurs clés de succès (KPI) pour suivre ses performances.
Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre un processus de planification de la capacité :
- Calculez la capacité actuelle
- Analysez la demande actuelle et future
- Examinez les flux de valeur de vos portefeuilles de projets et de produits
- Utilisez des outils dotés de fonctionnalités d’analyse de scénario
- Planifiez l’allocation des ressources
- Définissez des KPI pour mesurer l’efficacité de votre processus de gestion de la capacité
Chacune des étapes de la mise en œuvre d’un processus de gestion de la capacité est décrite ci-dessous :
1. Calculez la capacité actuelle
Vous devez effectuer cette étape avec minutie pour que la suite du processus se déroule sans accroc. Ici, il ne s’agit pas seulement de dresser un inventaire complet des ressources humaines disponibles dans chaque département. Si possible, votre rapport devrait également inclure les informations suivantes :
- l’utilisation actuelle des ressources. En plus d’accomplir leurs tâches quotidiennes, vos ressources travaillent-elles sur d’autres projets ? Combien de temps consacrent-elles à chaque tâche ?
- la relation contractuelle qui unit les ressources à votre organisation
- un résumé du parcours professionnel et des compétences de chaque ressource et de chaque département
2. Analysez la demande actuelle et future
Vous devriez ensuite analyser la demande actuelle. Pour cela, prenez en compte :
- la priorité et la pertinence stratégique de chaque initiative ou projet sur lequel travaille votre société
- le nombre de ressources allouées à chaque initiative et le nombre d’heures total que chaque ressource y consacre
Pour chaque programme et chaque portefeuille, intégrez également à votre analyse :
- son budget et ses coûts
- les compétences nécessaires pour le mener à bien
- ses dates de début et de fin estimées
Après cet inventaire de la demande actuelle, vous devriez estimer la demande future à horizon de trois à six mois. Pour arriver à l’estimation la plus précise possible, vous ne pourrez pas vous contenter du rapport sur la demande actuelle. Vous aurez également besoin d’autres données importantes, à savoir :
- L’historique des données : en comparant différentes périodes, vous obtiendrez des données quantitatives sur l’évolution de la demande entrante et pourrez repérer des tendances.
- Les facteurs internes à votre organisation : le contexte interne peut vous aider à anticiper une éventuelle augmentation de la demande entrante. Par exemple, si votre société décide de développer une nouvelle gamme de produits ou d’accélérer sa transformation, la demande augmentera.
- Les facteurs externes : plusieurs facteurs externes peuvent affecter l’évolution de la demande entrante et les performances de votre société. Une récession économique, l’émergence de nouveaux concurrents ou une pandémie peut affecter l’évolution de la demande entrante. Nous l’avons d’ailleurs constaté récemment.
3. Examinez les flux de valeur de vos portefeuilles de projets et de produits
L’analyse de la capacité et de la demande actuelle et future est importante ; l’étape suivante l’est tout autant. Celle-ci consiste à examiner les flux de valeur de chacun des portefeuilles de projets et de produits de votre organisation.
Un flux de valeur est une succession d’étapes par lesquelles passe la demande avant de se transformer en valeur. Cette valeur profite à la fois à votre clientèle et à votre société.
Lors du processus de capacity planning, l’analyse des flux de valeur sert plusieurs objectifs :
- dresser l’inventaire complet des départements et domaines d’activité qui interviennent dans le flux de valeur de chaque portefeuille
- identifier le type de ressources et de compétences nécessaires pour générer de la valeur à chaque étape du flux
- détecter les axes d’amélioration et les compétences dont vous avez besoin pour optimiser la génération continue de valeur
4. Utilisez des outils dotés de fonctionnalités d’analyse de scénario
Avant de planifier l’allocation des ressources, vous devez analyser les différents scénarios dans lesquels votre organisation pourrait se trouver. Ces scénarios s’appuient sur l’analyse des données historiques et des facteurs internes et externes effectuée lors de la deuxième étape.
L’analyse de scénario est une fonctionnalité présente dans la plupart des logiciels de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Elle vous permet de recueillir de précieuses informations pour une planification de la capacité plus efficace. Par exemple, elle vous aide à déterminer quels portefeuilles de projets (et, ainsi, quel type de ressources) prioriser selon la situation.
5. Planifiez l’allocation des ressources
Une fois que vous aurez analysé différents scénarios, vous pourrez planifier l’allocation des ressources avec plus d’agilité et d’efficacité. Dans chaque scénario, vous aurez clairement défini les priorités de votre organisation pour chacun de ses portefeuilles de projets. L’allocation des ressources sera donc mieux alignée sur la réalité.
Si vous suivez correctement les étapes précédentes, vous pourrez planifier l’allocation des ressources bien plus en amont. Votre organisation gagnera aussi en adaptabilité aux changements. De plus, l’allocation des ressources et la planification de la capacité seront alignées sur vos objectifs stratégiques du moment. Et ce, quel que soit le scénario.
6. Définissez des KPI pour mesurer l’efficacité de votre processus de gestion de la capacité
Après avoir défini votre processus de capacity planning, vous avez tout intérêt à en mesurer et en suivre les performances. Vous devez donc choisir des indicateurs clés de succès (KPI) pour évaluer l’efficacité du processus et identifier les axes d’amélioration.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser de nombreux indicateurs. Voici quelques exemples de KPI pour évaluer la planification de la capacité :
- Les incidents causés par le manque de capacité : votre organisation est parfois contrainte de mettre certains projets ou programmes en attente. Cela peut s’expliquer par un manque de ressources ou de compétences nécessaires à leur exécution. Cet indicateur tient le compte de ces incidents.
- Les ajustements imprévus de la capacité : ce KPI dénombre les allocations de ressources imprévues qui résultent d’une estimation inexacte de la capacité de votre organisation.
- Le temps de résolution du manque de capacité : il s’agit du temps passé à résoudre des problèmes liés à la gestion de la capacité. Par exemple, la durée moyenne nécessaire au recrutement de personnel pour pallier un manque de compétences.
Le capacity planning, un processus d’amélioration continue
Vous connaissez désormais les étapes à suivre pour concevoir un processus de planification de la capacité. Toutefois, votre travail ne s’arrête pas là : la gestion de la capacité doit être considérée comme un processus d’amélioration continue. En d’autres termes, vous devriez assurer le suivi de ce processus et l’examiner de temps à autre afin de l’optimiser. Cela vous permettra notamment d’éliminer les goulots d’étranglement qui pourraient survenir.
Vous devriez examiner régulièrement votre processus de capacity planning, car il deviendra obsolète
Un examen régulier est également nécessaire pour éviter que ce processus devienne obsolète. En cette époque de changements, les clients et les utilisateurs attendent des produits et services de plus en plus innovants. Les sociétés sont ainsi forcées de se renouveler pour conserver leur part de marché.
Les objectifs stratégiques évoluent donc de plus en plus vite. Parallèlement, les organisations doivent répondre à un volume de demande toujours plus élevé. Dans ce contexte, une planification de la capacité à horizon d’un an n’a plus vraiment de sens. C’est pourquoi nous vous recommandons de planifier votre capacité trois à six mois à l’avance. Vous gagnerez ainsi en efficacité et en agilité.
Défis du capacity planning
Si vous avez suivi les étapes précédentes, vous disposez désormais d’un processus efficace de capacity planning. Nous espérons que vous avez également mis en place des procédures d’amélioration continue. Vous n’aurez alors que des avantages et votre planification de la capacité sera alignée sur les objectifs de votre organisation.
Toutefois, si vous avez fait l’impasse sur certaines étapes, vous risquez de rencontrer des problèmes. Il en sera de même si vous n’avez pas analysé vos ressources ou la demande avec la minutie requise.
Comme nous l’avons vu, ce processus est essentiel à la bonne gestion de vos portefeuilles de projets. Les problèmes potentiels vous seront donc familiers, et ce, que vous soyez PMO, responsable de programmes ou gestionnaire de projets.
Voici les défis de la gestion de la capacité qui pourront survenir en cas de mise en œuvre incorrecte :
- la surestimation de la disponibilité des ressources
- le décalage entre les compétences et les tâches à effectuer
- la surcharge de travail du personnel et des équipes
- l’insatisfaction des clients et des utilisateurs
- l’obsolescence du processus après un court laps de temps
1. Surestimation de la disponibilité des ressources
Description : pour certains programmes et projets, vous ne disposez pas des ressources ou des compétences nécessaires. Vous rencontrez donc des obstacles à leur exécution et des goulots d’étranglement.
Cause profonde : l’analyse du nombre de ressources existantes, effectuée au début du processus de capacity planning, n’était pas assez détaillée.
2. Décalage entre les compétences et les tâches à effectuer
Description : certains programmes et portefeuilles ne disposent pas des compétences nécessaires, ou certaines de ces compétences sont présentes en double. La productivité de certaines équipes en pâtit.
Cause profonde : comme dans le cas précédent, l’analyse des compétences disponibles n’a pas été effectuée correctement.
3. Surcharge de travail du personnel et des équipes
Description : les équipes ne peuvent pas répondre à l’ensemble de la demande entrante. Cela se ressent sur les budgets et les calendriers de livraison des projets et des programmes qu’elles gèrent. Le moral du personnel de la société en pâtit. C’est un défi très courant en l’absence de processus efficaces de gestion des ressources et de planification de la capacité.
Cause profonde : ce problème peut avoir plusieurs causes :
- une analyse incomplète de la demande actuelle et future
- une estimation inexacte du nombre de ressources et de compétences nécessaires pour répondre à cette demande
- l’omission des analyses de scénario, à effectuer avant la planification de l’allocation des ressources aux différents programmes et portefeuilles
- l’absence de processus efficaces de hiérarchisation des tâches au sein de l’organisation
- aucune boucle de retours sur l’exécution
4. Insatisfaction des clients et des utilisateurs
Description : plus les obstacles et goulots d’étranglement sont nombreux dans le processus de gestion de la capacité, plus vos performances en pâtissent. Et plus les clients et les utilisateurs de votre société sont frustrés de ne pas recevoir la valeur attendue.
Cause profonde : le processus de capacity planning mis en place n’est pas efficace. Vous devez l’analyser et l’auditer pour détecter tous les problèmes, puis les résoudre un par un.
5. Obsolescence du processus après un court laps de temps
Description : quelques semaines ou mois après la mise en œuvre du processus, vous rencontrez certains des problèmes précédents. Ceux-ci coïncident avec un changement du positionnement stratégique de votre organisation.
Cause profonde : vous planifiez sans doute la capacité à horizon d’un an. Nous vous recommandons de limiter votre gestion de la capacité à horizon de trois à six mois. Vous gagnerez ainsi en flexibilité dans votre réponse à ces changements.
Avantages de la planification de la capacité
Comme vous pouvez le deviner, intégrer un processus d’amélioration continue à votre capacity planning peut résoudre tous ces problèmes.
Cela ne signifie pas qu’aucun autre problème ne surviendra par la suite ; vous en rencontrerez forcément. Toutefois, ce processus présente un certain nombre d’avantages pour votre organisation. En particulier, il aura un effet positif sur le moral et la motivation de votre personnel. Vous constaterez également une amélioration des performances des différents projets, programmes et portefeuilles que vous gérez.
La gestion de la capacité aura un effet positif sur les performances de votre organisation
Voici les principaux avantages du capacity planning :
- l’amélioration des performances de vos portefeuilles de projets
- l’affectation des ressources les plus compétentes aux initiatives génératrices de valeur
- la gestion avancée des compétences de votre organisation
- l’optimisation de votre processus d’allocation des ressources
- une meilleure rétention de votre personnel
1. Amélioration des performances de vos portefeuilles de projets
Grâce au capacity planning, vous pouvez prédire si vous disposez des ressources et des compétences nécessaires à vos portefeuilles de projets. Mais ce processus vous permet aussi d’anticiper les problèmes. Cela se traduit par :
- la déduplication des ressources
- la disparition des ressources qui n’apportent aucune valeur à un certain projet ou programme
La planification de la capacité réduit également les temps d’indisponibilité et les goulots d’étranglement dus au manque de ressources et de compétences clés. Par conséquent, les performances et le taux de réussite de vos portefeuilles de projets et de programmes s’améliorent.
2. Affectation des ressources les plus compétentes aux initiatives génératrices de valeur
La gestion de la capacité vous évite de surcharger vos équipes avec des initiatives qui ne génèrent aucune valeur. À la place, vous pouvez allouer vos ressources les plus précieuses aux initiatives qui présentent la plus grande valeur stratégique. Cela passe notamment par l’analyse des différents scénarios dans lesquels votre organisation pourrait se trouver.
Un capacity planning à horizon de trois à six mois présente un autre avantage. Les sociétés qui le mettent en place concentrent leurs ressources sur la création de valeur continue avec plus d’agilité. De plus, ce processus vous encourage à consacrer vos ressources aux initiatives qui correspondent le mieux à leurs compétences. Cela se traduit par une augmentation de la productivité de votre personnel.
3. Gestion avancée des compétences de votre organisation
Lorsque vous définissez votre processus de planification de la capacité, vous devez lister deux types de compétences :
- les compétences des équipes de votre organisation
- les compétences nécessaires pour mener à bien les projets et produits de vos portfolios
En comparant ces deux listes, vous pouvez anticiper les obstacles et les goulots d’étranglement de la gestion des ressources, à savoir :
- l’absence de compétences nécessaires pour mener à bien des initiatives stratégiques au sein de votre organisation
- les ressources et compétences en double dans certaines équipes et sur certains projets
- le blocage, par certains responsables, de l’allocation de ressources à certains projets
Vous planifierez l’allocation des ressources bien plus en avance
4. Optimisation de votre processus d’allocation des ressources
Grâce au capacity planning, vous pouvez planifier l’allocation des ressources plusieurs mois à l’avance. Cela permet aux PMO et aux gestionnaires de ressources de :
- négocier à l’avance avec les responsables des différents départements afin d’allouer des ressources aux projets sur lesquels vous travaillez sans compromettre les opérations quotidiennes de leurs équipes
- prévoir le nombre total d’heures que les ressources consacreront aux projets auxquels elles prendront part
- réduire le temps d’indisponibilité de vos ressources les plus précieuses
5. Meilleure rétention de votre personnel
Le processus de gestion de la capacité a un impact très positif sur le moral de vos ressources humaines. Il renforce également leur engagement envers la mission et la vision de votre organisation. Grâce à lui, vous allouez des ressources aux initiatives qui correspondent le mieux à leurs compétences et à leurs connaissances. Tout cela contribue à :
- l’amélioration de la qualité et des performances de vos portefeuilles de projets et de produits
- la baisse du taux de roulement de votre personnel
- une meilleure rétention de vos ressources les plus précieuses
Bonnes pratiques en matière de gestion de la capacité
En résumé, le capacity planning est un processus d’amélioration continue complet. Lorsqu’il est bien conçu et exécuté, il donne une nouvelle dimension à l’allocation des ressources et à la gestion des ressources. Mais pour que ce processus fonctionne, vous devez suivre un ensemble de bonnes pratiques qui faciliteront sa mise en œuvre.
Voici quelques bonnes pratiques en matière de planification de la capacité :
- Hiérarchisez vos projets, programmes et portefeuilles en fonction de votre stratégie
- Visualisez la demande de façon complète et détaillée
- Dressez l’inventaire de votre capacité actuelle
- Considérez le capacity planning comme un processus d’amélioration continue
- Utilisez un logiciel PPM doté de fonctionnalités d’analyse de scénario
Exemples de capacity planning dans un logiciel PPM
Un outil PPM comme Triskell est doté de fonctionnalités de gestion des ressources et de planification de la capacité. Ce logiciel sera votre meilleur allié pour mettre votre processus au point et l’optimiser.
Avec Triskell, vous ne vous contenterez pas d’une gestion des ressources traditionnelle au niveau des projets. Grâce à notre plateforme, vous pourrez :
- gérer la capacité disponible de votre organisation
- aligner la gestion des ressources sur la planification de la demande et sur vos objectifs stratégiques
Voici quelques exemples de fonctionnalités de capacity planning et de gestion des ressources que vous trouverez sur la plateforme de Triskell :
- L’analyse de scénario vous permettra de planifier les portefeuilles de projets et de produits les plus pertinents pour votre organisation. Vous aurez l’assurance de disposer de la capacité nécessaire pour mener à bien ces initiatives.
- Grâce aux diagrammes de Gantt, vous visualisez l’utilisation des ressources au niveau du projet, du programme ou du portefeuille. Ainsi, vous détecterez facilement les problèmes de surallocation ou de manque de ressources.
- Avec les feuilles de temps, votre personnel pourra enregistrer le temps consacré à toutes ses activités, qu’elles soient ou non liées aux projets.
Conclusion : la planification de la capacité aura un impact majeur sur la réussite de votre organisation
Nous espérons que cet article vous a permis de comprendre l’utilité du capacity planning. Avec un processus bien exécuté, votre société peut atteindre ses objectifs stratégiques tout en optimisant les performances de votre portefeuille de projets et de produits.
Toutefois, vous ne pouvez pas vous contenter d’une simple feuille de calcul pour définir et suivre votre processus. Les parties prenantes concernées et les données nécessaires sont bien trop nombreuses. Vous devriez donc mettre en œuvre une solution PPM, comme nous vous l’avons conseillé dans la section précédente. Avec ses fonctionnalités de gestion des ressources, Triskell vous aidera à planifier, gérer et allouer vos ressources plus efficacement.
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